ニュースリリース

自治体の窓口業務改革を支援するシステムを開発

生活者がライフイベント時に行う届出・申請手続きを簡単・確実に実現

大日本印刷株式会社(本社:東京 社長:北島義俊 資本金:1,144億円 以下:DNP)は、生活者の転入や出生などのライフイベントの際に必要な自治体への煩雑な申請手続きを正確・効率的に行えるよう支援するシステムのプロトタイプを開発しました。今秋に販売を開始する予定です。

【開発の背景】

生活者は、転入や出生などのライフイベントが生じた際、自治体に届出や申請を行う必要があります。しかし、ライフイベントごとに自分に必要な届出や申請書の様式を正しく選び記入するのは、煩雑で手間がかかることが課題となっていました。また自治体職員においても、正しい様式に記入されているか、記入内容に漏れやミスが無いかの確認作業に時間がかかっており、業務効率化が求められています。総務省が昨年度開始した「業務改革モデルプロジェクト」でも、住民サービスに直結する窓口業務について、総合窓口の導入やICTの活用による庶務業務の集約化・窓口業務のアウトソーシングなどでの業務改革が推進されています。

DNPは、2017年3月に、市民・職員双方における手続き負荷を軽減するため、マイナンバーカードを活用し、申請書への一括入力が可能な申請書作成支援システムを開発しました。
今回、新たな取組みとして、立教大学との共同研究で、中核市規模の自治体を例に現状の届出・申請手続きフローの分析や窓口職員への調査を行い、ライフイベントの際に必要な複数の手続きを効率化させるナビゲーションシステムを開発しました。

【本システムの概要と特長】

本システムは、7種のライフイベント(出生・転入・転出・転居・結婚・離婚・死亡)の際、自治体へ手続きが必要となる届出・申請に対応しています。申請者は、設定された質問事項に回答することで自分の属性に合致した複数の届出・申請書様式を入手でき、各々の様式に必要事項を一括入力し、自治体に提出します。また届出・申請書に入力された内容を自治体の基幹システムと連携させることもできます。

以下、本システムの特長です。
・申請者は、質問に回答することで自分に必要な様式が自動で選定されるため、漏れなく効率的に様式の選択が行えます。(左図:手続きナビ)
・複数の様式で重複する記入項目は、一括入力で各様式に反映されるため、記入漏れ・ミスの防止につながるほか、申請者の記入負荷や受付窓口職員の内容確認業務の負荷が軽減されます。(左図:記入ナビ)
・自治体職員や申請者が取り扱いやすいよう、各自治体の申請書様式を再現したPDFフォームで提供します。
・マイナンバーカードを活用した手続きも可能です。申請者のマイナンバーカードをICカードリーダにかざし、カード券面の生年月日・有効期限・セキュリティコードを入力すると、カードのICチップに記録されている基本4情報(氏名・住所・性別・生年月日)が各様式に一括入力されます。
・本システムは、自治体窓口に置かれているパソコンやタブレットでの利用のほか、自治体のホームページからPDFフォームをダウンロードする形態でも導入もできます。 

【今後の目標について】

DNPは、各自治体に本システムのヒアリングを行い、今秋に販売を開始する予定です。
なお5月24日(水)〜26日(金)に東京ビッグサイトで開催される「自治体総合フェア2017」のDNPブースで本システムを紹介します。

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