DNP 大日本印刷

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ニュースリリース

2006年12月13日

 

大日本印刷株式会社
株式会社 京都銀行

情報技術

大日本印刷と京都銀行 業務効率化と情報漏えい防止に役立つ ICタグを使った「書類集中保管システム」を共同開発

 

大日本印刷株式会社(本社:東京 社長:北島義俊 資本金:1,144億円、以下:DNP)と株式会社 京都銀行(本店:京都 取締役頭取:柏原康夫 資本金:335億円、以下:京都銀行)は共同で、ICタグを用いて伝票や帳票などの書類の保管と廃棄を確実に行う「書類集中保管システム」を開発しました。京都銀行の書類保管センターで、12月中旬から当システムの運用を開始します。

【開発の背景】
昨年施行された個人情報保護法や企業情報の漏洩事故の多発などにより、企業内にある重要書類の管理体制の強化がますます求められています。銀行には、顧客が記入した書類をはじめ、社外秘扱いの重要書類が大量に保管されています。これまで各銀行では、これらの書類の収納・棚卸・貸出・返却・廃棄を記帳により管理している場合が多く、その合理化が課題となっていました。
今回、京都銀行は、行内の業務改革の一環として、書類の一元管理ができるシステムの導入を決定し、ICタグを使った数々の重要書類管理システム開発の実績を持つDNPと、書類集中保管システムを共同開発しました。

【書類集中保管システムの運用方法】
書類管理の仕組みは、各営業店舗から日々送付されてくる各種書類を、営業店別・保存年限別に仕分けして収納袋に入れ、それを保管用段ボール箱にまとめて保管棚に収める方式となっています。
当システムでは、営業店舗別・保存年限別に書類を入れる収納袋には汎用性の高いバーコードラベルを、保管用段ボール箱と保管棚にはデータの一斉読み取りが可能なICタグを、それぞれ貼付して管理します。システム構成は、棚卸・貸出・返却・廃棄などの全体を管理する管理者用パソコン端末、バーコード読み取り機、ハンディタイプのICタグ読取機、保管用段ボール箱の入出庫を確認するICタグ読取機が内蔵された専用ゲートとなります。
今回の運用ではまず、従来、各地区センターで分散管理されていた書類を、2006年度中に書類保管センターに集約します。各地区センターに管理されている保管用段ボールにICタグを貼付し、出庫時ICタグを読み取り、そのデータを基に書類保管センターでの受け入れを行ないます。ICタグ読取機が内蔵された専用ゲートを通って入庫確認した後、ICタグのついた指定の棚に格納されます。
また今後発行される書類については、以下のように運用されます。

● 収納
営業店から書類とバーコード印字された送付書が書類保管センターに送付されてきます。書類保管センターでは、送付書のバーコードを読みデータ登録すると同時に、営業店舗・保存年限の情報を記録したバーコードラベルを貼付した収納袋に詰めます。営業店舗名、保存年限、棚番号の情報を記録したICタグを保管用段ボール箱に貼付し、収納袋のバーコードを読み取った後、保存年限ごとに箱に詰めていきます。満杯になった箱は、ICタグ読取機が内蔵された専用ゲートを通って入庫した後、ICタグのついた指定の棚に格納されます。

● 棚卸
棚のICタグをハンディタイプの読取機で読み取ることで、パソコン端末にその棚にある書類の情報が表示されます。その情報を基に棚卸を行います。

● 貸出
支店から貸出依頼のあった書類をパソコン端末で検索すると、保管されている棚番号が表示されます。貸出情報を登録後、該当する棚と段ボール箱のそれぞれのICタグをハンディタイプの読取機で読み取り、段ボールを出庫します。専用ゲートを通って出庫を確認し、箱から該当書類を抜き取ります。箱は一時預り棚に保管します。

● 返却
貸出後返却された書類を、一時預り棚に保管していた段ボール箱に戻し、専用ゲートに通して返却を確認し、棚と箱のそれぞれのICタグをハンディタイプの読取機で読み取り、格納します。

● 廃棄
廃棄する月の初めに、該当する段ボール箱のデータがパソコン端末に表示されます。廃棄日に廃棄データが専用端末に転送されたのを確認し、棚と段ボール箱のそれぞれのICタグをハンディタイプの読取機で読み取ります。該当の保管用段ボール箱は専用ゲートを通った後、廃棄センターに搬出され、ICタグ読取機が内蔵されたローラーコンベヤーを通って廃棄されます。これにより、廃棄処理を行ったことが確認できます。

【書類集中保管システムの特長】
■ 大量の書類の管理業務の大幅な効率化を実現
段ボール箱単位での保管にICタグと専用ゲートを用いることにより、確実な入出庫管理が可能で、記帳方式と比較して業務効率を大幅に改善することができます。

■ 個人情報漏えい防止を前提とした書類管理を実現
従来の方式では、いつ・どの書類を持ち出したかをリアルタイムで把握することが困難ですが、ICタグを利用することにより、それらの確認が可能となります。また、貸出処理をされていない書類を持ち出そうとすると、専用ゲートのアラームが鳴ると同時に部屋の出入口に自動でロックが掛かり、不正持ち出しを防ぎます。


※ プレスリリースに記載された製品の価格、仕様、サービス内容などは発表日現在のものです。その後予告なしに変更されることがありますので、あらかじめご了承下さい。
 
 
 

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