埼玉県新座市様

マイナンバーカードの交付率アップの”秘訣”は「マイナ・アシスト×申請時来庁方式」

現在、「マイナンバーカード(個人番号カード)」(以下マイナンバーカード)は、マイナポイント還元により更なる需要が見込まれています。多くの自治体では無料顔写真撮影をはじめとしたマイナンバーカードの申請補助を実施していますが、新座市では「マイナ・アシスト×申請時来庁方式」で着実に申請者数を伸ばしているといいます。

今回、コロナ禍で増加したマイナンバーカード需要に関するお話や、窓口での申請補助時の新型コロナウイルス感染症対策についても伺いながら、マイナ・アシストの具体的な活用方法について取材しました。

※「マイナ・アシスト」は、新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金等を活用した官民連携事業を推進するための「地域未来構想20 オープンラボ」において、「3密対策」と「行政IT化」のソリューションとして掲載されています。
(2020年9月記載)

導入場所・時期

  • 新座市では、2020(令和2)年1月よりマイナ・アシストを2台導入
  • 新座市の人口:166,279人(2020年8月1日現在)※新座市HPより
  • インターネット回線は、庁舎内の市民向け公衆Wi-Fiを活用
  • ご担当者様:新座市市民生活部市民課 住民記録パスポート係 森 様

埼玉県新座市役所の本庁舎。エントランスの様子。

新座市役所 本庁舎

「マイナ・アシスト×申請時来庁方式」実現のキーワードは、受け身の姿勢からの脱却

2019年度、政府から全国の自治体に対して「マイナンバーカード交付円滑化計画の策定ついて」の通知が出されました(2019年9月)。
この通知には、「マイナンバーカードの普及とマイナンバーの利活用の促進に関する方針」の政府決定 (2019年6月4日デジタル・ガバメント閣僚会議)をもとに定められた”令和4年度中にはほとんどの住民がマイナンバーカードを保有することを想定し普及を進めていく”という目標を達成するための指針が記載されています。

【マイナンバーカード交付円滑化計画について】

内閣官房・内閣府・総務省通知(2019年9月)にて、「マイナンバーカード交付円滑化計画の策定ついて」が発表されました。その中に「デジタル・ガバメント閣僚会議において示される予定の全体スケジュールにおけるマイナンバーカードの交付枚数想定を踏まえ、市区町村において下記事項を含む交付円滑化計画の策定を要請予定。」とあります。
要請の内容としては、1、交付枚数の想定全体スケジュールにおけるマイナンバーカードの年度ごとの交付枚数想定に沿って、各市区町村の交付枚数の想定を記載。2、交付体制の整備(想定枚数の交付に必要となる体制整備の予定を記載。具体的には、本庁・支所・臨時会場ごとの①窓口数、②職員配置数、③統合端末数、④土日・夜間開庁の予定を記載。)3、申請受付等の推進(想定に沿った交付を実現するための、①出張申請受付による申請受付や②申請時来庁方式、③それぞれの受付見込人数及び④申請サポートの予定を記載。また、住民への周知・広報の実施予定を記載。
などであり、自治体様が具体的に作成すべき内容が記載されています。

通知を受けた当時の新座市の交付枚数率は14.2%(2019年9月16日時点)。
同時期の全国平均交付枚数率は14%であったことから考えると新座市の交付枚数率は全国平均と同水準ではありますが、『マイナンバーカード交付円滑化計画の策定ついて』で言及されている目標からは隔たりがある状況でした。

森様:「もともと新座市では、マイナンバーカードの申請補助業務は行っていませんでした。つまり、自分自身で申請した方に対してマイナンバーカードを交付するというスタンダードな業務のみを実施していたのです。正直、マイナンバーカードに対しては”受け身”の姿勢だったと思います。」

もちろん新座市の窓口では、市民の方に対してマイナンバーカードの申請を勧めていました。しかし、自分で申請する必要があることを伝えると、申請に対してハードルを感じる市民も多く、”よくわからないからいいや”と、申請を諦めてしまうケースも多かったといいます。

そういった受け身の姿勢を変えるべく、新座市では、交付円滑化計画をもとに「2~3年以内に8割以上の住民がマイナンバーカードを所持している状態」を目標に掲げました。

「目標の実現のためには、窓口での申請補助を実施すること、それも、申請時来庁方式での申請補助が必須だと、現場では考えたのです。ただ、それをどう効率的に行うか、その課題が残りました。」

新座市では、無料で顔写真を撮影して申請を支援する方法や、一般生活者向けのオンライン申請の方法を利用した申請補助も検討したとのことですが、業務負荷の大幅な増加という懸念が残ったといいます。
より効率的に申請補助することができないか多方面から情報を集めていく中で、自治体窓口でのマイナンバーカードの申請補助業務に特化した「マイナ・アシスト」を知ったと、森様は話します。

新座市では、実際に申請補助業務を担うことになる現場の担当者からの強い要望もあり、検討開始から4カ月という短期間で「マイナ・アシスト」の導入が実現しました。

申請補助の特設ブースで、平日の市役所開庁時間内であれば、いつでもだれでも申請可能に

現在、新座市では、市役所一階のロビーに特設ブースを設け、マイナ・アシストを使った申請補助を行っています。
申請補助を利用する際には予約をする必要はなく、市民であれば誰でも、いつでも、好きな時に来庁してその場で申請ができます。

申請時来庁方式での受付を実施しているため、特設ブースで申請した市民は、約ひと月後に本人限定受取郵便で送付されるマイナンバーカードを自宅で待つだけで受け取りが可能です。
交付時に来庁する必要がある交付時来庁に比べて、マイナンバーカードの受け取りに対するハードルが下がることもあり、”市民の受け取り待ち”のマイナンバーカードを減らすことが期待できます。

もちろん、申請時に本人確認書類などの必要書類がそろっていなかったり、交付時にもう一度来庁したいという希望があったりすれば、交付時来庁にて受付をすることもできます。

埼玉県新座市役所内のマイナンバーカード申請コーナーで、マイナ・アシストを使って、アクリル板設置など、3密対策を行いながら、マイナンバーカードのオンライン申請をする様子。マイナ・アシストのタブレットを職員が持って、顔写真撮影する様子。

新座市役所内マイナンバーカードマイナンバーカード申請コーナー

また、新座市ではコロナウイルスの感染予防対策にも余念がありません。
申請ブースは個人情報等への配慮や撮影が必須であることから、パーティションで半個室の状態にする必要がありますが、現在はパーティションごとの隙間を大きく開けることで空気の循環がうまくできるようにしているといいます。
さらに、透明なパーティションも申請補助担当の職員と市民との間に設置し、感染予防対策に努めています。

ここでポイント!
コロナ禍中のマイナンバーカード申請補助業務は「マイナ・アシスト」で!

マイナ・アシストでは、マイナンバーカードの申請にあたって申請者に確認が必要な項目がわかりやすく画面上に表示されます。そのため、今回取材した新座市のように(顔写真の撮影時を除き)透明パーティション越しでの申請補助が可能です。
さらに、従来の申請に比べて申請フローがシンプルなため、申請にかかる時間の短縮が可能。対面する時間の短縮が期待できます。
※詳しくは製品ページをご覧ください。

マイナ・アシストで申請時間は半分以下に、申請数は2倍に

新座市では、マイナ・アシスト導入以前、マイナンバーカードの申請数は平均して週100件程度にとどまっていたといいます。しかし、マイナ・アシストを導入した後は週200件に増加しました。
その結果について、森様は次のように分析します。

森様:「今まで申請補助自体を実施していなかったので、申請補助を開始したことによる増加も、もちろんあると思います。
しかし、マイナ・アシストはマニュアルも必要がないほど直感的に操作できてしまいますし、顔写真もガイドに合わせて撮るだけなので、本当に簡単に、しかも短時間で申請が完了します。申請自体にかかる時間が短いからこそ、来庁したついでに申請してみようかなという人も多くいたのだと思います。」

新座市ではマイナ・アシストの本格稼働が始まる前の約1週間、一般生活者向けのオンライン申請の方法を利用した申請補助を実施してみたことがあるといいます。その時の様子と現状との違いについても伺いました。

森様:「(一般生活者向けのオンライン申請の方法を利用していた時は)オンライン申請の手順に慣れていなかったこともあるとは思うのですが、申請を行うにあたりあらかじめ顔写真を撮影しておく必要があったり、メールアドレスを入力する必要があったりと、少し手間取ってしまうことも多く、1人当たりにかかるトータルの申請時間は25分ほどでした。しかし、マイナ・アシストを使い始めてからは、1人当たりにかかるトータルの申請時間は10分に。1日に受付できる人数も大幅に増加できました。」

新座市では、マイナ・アシストを利用し、のべ3,000件(取材時2020年7月5日時点)もの申請を実施しています。

給付金によるマイナンバーカード需要の急増

2020年4月20日に政府が発表した特別定額給付金の影響で、全国的にマイナンバーカードの申請数が急増したというニュースが記憶に残っている方も多くいらっしゃるかと思います。
新座市においても、給付金申請開始後の2~3週間は今までにないほどの申請数となったとのことですが、マイナンバーカードの申請者数急増の背景には、「マイナンバーカードがないと給付金の申請ができない」と誤認してしまった人が多くいたことが原因ではないか?と森様は分析します。

森様:「これまで多くても全体で週に200件程度の申請数だったのが、給付金申請開始後の2~3週間に関しては、週に800件超の申請数になりました。マイナ・アシストを使った窓口での申請だけでも、週に200件。特設ブースにも行列ができてしまっていました。今までにないような現象だったこともあり正直驚きましたが、マイナ・アシストを導入していなかったら、全ての窓口申請希望者の対応ができていなかったかもしれません。」

2020年9月からは「マイナポイント」の付与が開始し、さらに2021年3月からはマイナンバーカードの保険証利用も始まります。今後もマイナンバーカードの申請数は増加する見込みです。

森様:「2020年7月1日からマイナポイントの予約も始まっていますが、実際、7月に入ってからの申請数も給付金申請の開始後の2、3週間にせまる勢いで増えています。今後も週に700~800件という数字が続くのではないか、と身構えています。」

出張申請の実施で、さらなる申請率UPを

森様は、今後のマイナンバーカードの申請補助についての展望を下記のように語ります。

「現在は、庁舎内の市民向け公衆Wi-Fi を利用していることもあり、市役所の庁舎内での申請補助をメインで行っています。しかし今後は、ポケットWi-Fi等を準備し、企業訪問や市のイベント、商業施設など、庁舎外での出張申請を実施したいと思っています。」

新座市では「2~3年以内に8割以上の住民がマイナンバーカードを所持している状態」を目標に、今後も申請補助活動を続けていきます。

2020年7月に埼玉県 新座市 市民生活部 市民課住民記録パスポート係 森様をDNPアイディーシステム 第1営業本部 営業部 第1グループ 近藤紗帆がインタビュー。)

(左):新座市市民生活部市民課  住民記録パスポート係 森様
(右):DNPアイディーシステム 第1営業本部 営業部 1グループ 近藤紗帆(記)

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