愛媛県新居浜市様

出張申請受付方式の活用でマイナンバーカードの交付率UP!成功のコツは“人×ツール×営業活動”

今回、マイナ・アシストを5台導入いただいている新居浜市様にご協力いただき、庁舎外での申請サポート(出張申請受付方式)でのマイナ・アシストの活用方法を中心に、着実に申請件数を増やす秘訣を伺いました。 (2021年10月7日取材)

新居浜市庁

新居浜市庁

新居浜市庁の外観

新居浜市庁の外観

新居浜市様の情報とマイナ・アシスト導入に関する情報

  • 人口:116,886人(2021年9月末)
  • マイナ・アシスト導入台数:5台
  • 新居浜市ご担当者様:市民課 酒井課長
              市民課 マイナンバーカード交付係 園部様、越智様

市民課 園部様(左)、越智様(右)

市民課 園部様(左)、越智様(右)

マイナ・アシスト導入の背景

2016年1月に交付が始まったマイナンバーカードですが、最初の数年間は全国的に交付率の伸び悩みが課題となっていました。新居浜市でも当初、マイナンバーカードの交付は伸び悩み、年単位で数パーセントの伸び率でした。
しかし2021年9月末時点の新居浜市の交付率は41.06%。全国平均と比べても高い水準となっています。その背景にはマイナポイントをきっかけとしたマイナンバーカードの急激な需要増加にこたえられる体制をあらかじめ整えていたことが大きく影響しているのだといいます。

参考:新居浜市でのマイナ・アシスト購入履歴

2020年3月 “申請時来庁方式”での受付をスムーズに実施するため、マイナ・アシストを1台導入
(マイナンバーカード事務費補助金のタブレット費用を活用)
2020年9月 出張申請の本格開始に向け、マイナ・アシストを4台追加導入
(新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金を活用)

市民課 園部様

市民課 園部様

園部様
「自治体でマイナンバーカードの申請サポートを実施する場合、大きく分けて2つの方法があります。一つは、デジタルカメラ+手書きの申請書を用いた申請サポートです。新居浜市でも出張申請時に、申請希望者の方が「マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き申請書)(以下:QRコード付き申請書)」をお持ちでない場合にこの方法で受付をしています。もう一つはタブレットなどを用いたオンライン申請サポートです。新居浜市では、市民の方をお待たせすることなくスムーズに申請サポートを実施するためにはオンライン申請での受付が良いと考えており、その中でもQRコード付き申請書さえあればその場で申請まで簡単にできるマイナ・アシストを導入しています。」

新居浜市ではマイナンバーカードの申請サポートを実施する場合、庁舎内の専用窓口での受付であっても庁舎外での申請サポートであっても、基本的にはマイナ・アシストを利用した申請時来庁方式(出張申請の場合は、出張申請受付方式)で受け付けています。

新居浜市で作成したのぼり

新居浜市で作成したのぼり

窓口での申請サポートの様子

窓口での申請サポートの様子

マイナンバーカードの出張申請サポート成功の秘訣は“人×ツール×営業活動”

新居浜市では、マイナンバーカードの交付事務費補助金を活用し、2021年4月より大手飲料メーカーの工場見学を請け負う民間企業からの出向という形で3名受け入れています。

酒井課長
「交付事務費補助金を活用して、業務委託や会計年度任用職員ではなく民間企業から出向社員を受け入れるのは全国でも珍しい形だと思います。3名は窓口での申請サポートはもちろん、出張申請を担当してもらっていますが、豊富な接客経験を生かしたわかりやすく丁寧な申請サポート対応で交付率向上にも大きく貢献しています。マイナ・アシストのような業務を効率化するツールの導入はもちろん、そうしたツールをより活かせる人の存在も、マイナンバーカードの申請サポートサービスには重要だと考えています。」

元々新居浜市は企業城下町として中小企業が多いという地域的な特性があります。そこで新居浜市では中小企業(従業員20名以上)ほとんどに出張申請サポートのチラシをFAXで送付し、その後、接客経験豊富な3名が電話でもアプローチをかける“営業活動”を実施しました。その結果、連日出張申請の申込みがあるほど引っ張りだこになったといいます。

出張申請実施を告知するチラシ

出張申請実施を告知するチラシ

新居浜市に出向中の野口様(左)、越智様(中)、曽我部様(右)

新居浜市に出向中の 野口様(左)、越智様(中)、曽我部様(右)

園部様
「企業に出張申請に行く場合、事前にその日受け付ける人の情報をいただくことで、自治体側でQRコード付き申請書の準備ができるため、当日はマイナ・アシストがあれば一人5分で申請時来庁方式での受付が可能です。また「職場で昼休みを使った申請もできますよ!」というPRもしています。職場で受け付けてもらえば、忙しい平日に市役所にマイナンバーカードを取りにいかなくてもいい、と好評です。」

もちろん新居浜市では企業への訪問だけでなく、自治会と連携し公民館で実施したり、商業施設や、確定申告会場、小・中学校教職員に向けた申請サポートも実施しています。また、長期休暇期間中の親子向けの申請サポートも大きな反響があったといいます。
「新居浜市では最低3人から出張申請依頼を受け付けています。短時間少人数で受付することができるので近所お誘いあわせいただければ、ご自宅まで伺うことも可能です。」

新居浜市では、2020年11月~2021年9月末までに出張申請で延べ200か所、4,500件を受け付けています。

参考:新居浜市の出張申請サポート方法

マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)ありの場合 → マイナ・アシストを活用(パターン1・2)
マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)なしの場合 → デジタルカメラ、手書き申請書を利用(パターン3・4)

パターン1:マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)あり(持参)/本人確認書類あり/申請時来庁

▶所要時間:5~10分

パターン2:マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)あり(持参)/本人確認書類なし/交付時来庁

▶所要時間:5~10分

パターン3:マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)なし(忘れ)/本人確認書類あり/申請時来庁

▶所要時間:10~20分

パターン4:マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)なし(忘れ)/本人確認書類なし/交付時来庁

▶所要時間:10~20分

2021年4月以降の申請件数増加のための2つの施策

マイナポイント付与の対象となるマイナンバーカード申請受付終了の影響は大きく、2021年4月以降、申請件数の伸び悩みを感じていた新居浜市では、現在2つの施策で申請数アップを図っているといいます。

① 6月からスタート!コロナワクチン集団接種会場での出張申請サポート

  • 場所:リーガロイヤルホテル新居浜
  • 時期:令和3年6月~10月末終了(毎週土日、9時~16時半)
  • その他:スタッフ3~4名体制で対応し、1日平均70名の方が利用。

一回目接種時のチラシにマイナンバーカードの申請サポートの案内チラシを同封し、申請サポートを利用する場合の必要物(QRコード付き申請書や本人確認書類)を周知することで、マイナ・アシストを使ったスムーズな申請時来庁方式での受け付けを実現。接種後の帰路にマイナンバーカードの出張申請受付窓口を設置することで、接種の帰りに立ち寄っていただきやすい工夫をした。なお、事前の予約は必要なく、1人5分~10分で受付が完了する。

リーガロイヤルホテル新居浜(コロナワクチン集団接種会場)

リーガロイヤルホテル新居浜
(コロナワクチン集団接種会場)

リーガロイヤルホテル新居浜の内観

リーガロイヤルホテル新居浜
の内観

コロナワクチン集団接種会場での出張申請サポート

コロナワクチン集団接種会場
での出張申請サポート

園部様
「ワクチン接種の場合、必ず2回、接種会場に訪れます。そのため、1回目にしっかりと告知をすることで、2回目の接種の際に“ついでに申請しようかな”と思っていただけます。また、ワクチン会場に足を運んだ人からの口コミ効果も大きく、おばあちゃんから聞いてきた、という利用者の方もいらっしゃいました。土日に実施していることもあり、接種者以外の来訪も多くみられたのも特徴的だったと思います。マイナポイント終了後の申請の落ち込みが顕著であった中、毎週コンスタントに新規申請希望者の対応にあたれるため、着実な申請数UPにつながったと感じています。」

出張申請サポートのご案内

出張申請サポートのご案内

出張申請サポートの様子

出張申請サポートの様子

② 10月からスタート!民間企業とタッグを組み実現したキャンペーン企画

また、新居浜市では10月から民間企業とタッグを組み、新たな申請促進キャンペーンを実施している。

園部様
「コロナ禍の中、来場者数が落ち込んでしまった観光施設と協力し、新規申請をした方に施設の「特別体験無料チケット」引換券をプレゼントする企画を始めました。まだ始めたばかりなので、これからもっと周知活動に力を入れていきたいです」

参考:新居浜市マイマイキャンペーン詳細

新居浜市マイマイキャンペーンのチラシ

新居浜市マイマイキャンペーンのチラシ

窓口での申請サポートや、出張申請サポートを効果的に実施するためには

園部様
「新居浜市では、コロナ禍の窓口の混雑緩和、密回避を図るために2020年11月から出張申請に力を入れてきました。出張申請での受付でも申請時来庁方式(出張申請受付方式)を採用できれば市民の方の来庁を抑えられますし、わざわざカードを取りに来庁する必要もないのでとても利便性が高いと思います。また、出張申請を積極的に円滑にこなすためには、やはりオンライン申請でのスピーディーな受付が有効だと考えています。新居浜市でもオンライン申請の有効性を踏まえ、補助金を活用して人やツールを準備できたことが功を奏しました。一方、出張申請時に申請時来庁方式で受け付ける場合、持参いただく書類がいくつかあるので、“事前の告知”に力を入れることもポイントだと思います。」

新居浜市で作成したのぼり

新居浜市で作成したのぼり

 新居浜市マイマイキャンペーンのご案内

新居浜市マイマイキャンペーンのご案内

新居浜市様からの出張申請をうまく運用するアドバイスまとめ

後継製品「マイナ・アシスト2」のデモンストレーション動画(1分37秒)

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