愛媛県新居浜市様
出張申請受付方式の活用でマイナンバーカードの交付率UP!成功のコツは“人×ツール×営業活動”
今回、マイナ・アシストを5台導入いただいている新居浜市様にご協力いただき、庁舎外での申請サポート(出張申請受付方式)でのマイナ・アシストの活用方法を中心に、着実に申請件数を増やす秘訣をうかがいました。 (2021年10月7日取材)
新居浜市庁 |
新居浜市庁の外観 |
新居浜市様の情報とマイナ・アシスト導入に関する情報
- 人口:116,886人(2021年9月末)
- マイナ・アシスト導入台数:5台
- 新居浜市ご担当者様:市民課 酒井課長
市民課 マイナンバーカード交付係 園部様、越智様
市民課 園部様(左)、越智様(右) |
マイナ・アシスト導入の背景
2016年1月に交付が始まったマイナンバーカードですが、最初の数年間は全国的に交付率の伸び悩みが課題となっていました。新居浜市でも当初、マイナンバーカードの交付は伸び悩み、年単位で数パーセントの伸び率でした。
しかし2021年9月末時点の新居浜市の交付率は41.06%。全国平均と比べても高い水準となっています。その背景にはマイナポイントをきっかけとしたマイナンバーカードの急激な需要増加にこたえられる体制をあらかじめ整えていたことが大きく影響しているのだといいます。
参考:新居浜市でのマイナ・アシスト購入履歴
2020年3月 | “申請時来庁方式”での受付をスムーズに実施するため、マイナ・アシストを1台導入 (マイナンバーカード事務費補助金のタブレット費用を活用) |
2020年9月 | 出張申請の本格開始に向け、マイナ・アシストを4台追加導入 (新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金を活用) |
市民課 園部様 |
園部様
「自治体でマイナンバーカードの申請サポートを実施する場合、大きく分けて2つの方法があります。一つは、デジタルカメラ+手書きの申請書を用いた申請サポートです。新居浜市でも出張申請時に、申請希望者の方が「マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き申請書)(以下:QRコード付き申請書)」をお持ちでない場合にこの方法で受付をしています。もう一つはタブレットなどを用いたオンライン申請サポートです。新居浜市では、市民の方をお待たせすることなくスムーズに申請サポートを実施するためにはオンライン申請での受付が良いと考えており、その中でもQRコード付き申請書さえあればその場で申請まで簡単にできるマイナ・アシストを導入しています。」
新居浜市ではマイナンバーカードの申請サポートを実施する場合、庁舎内の専用窓口での受付であっても庁舎外での申請サポートであっても、基本的にはマイナ・アシストを利用した申請時来庁方式(出張申請の場合は、出張申請受付方式)で受け付けています。
新居浜市で作成したのぼり |
窓口での申請サポートの様子 |
マイナンバーカードの出張申請サポート成功の秘訣は“人×ツール×営業活動”
新居浜市では、マイナンバーカードの交付事務費補助金を活用し、2021年4月より大手飲料メーカーの工場見学を請け負う民間企業からの出向という形で3名受け入れています。
酒井課長
「交付事務費補助金を活用して、業務委託や会計年度任用職員ではなく民間企業から出向社員を受け入れるのは全国でも珍しい形だと思います。3名は窓口での申請サポートはもちろん、出張申請を担当してもらっていますが、豊富な接客経験を生かしたわかりやすく丁寧な申請サポート対応で交付率向上にも大きく貢献しています。マイナ・アシストのような業務を効率化するツールの導入はもちろん、そうしたツールをより活かせる人の存在も、マイナンバーカードの申請サポートサービスには重要だと考えています。」
元々新居浜市は企業城下町として中小企業が多いという地域的な特性があります。そこで新居浜市では中小企業(従業員20名以上)ほとんどに出張申請サポートのチラシをFAXで送付し、その後、接客経験豊富な3名が電話でもアプローチをかける“営業活動”を実施しました。その結果、連日出張申請の申込みがあるほど引っ張りだこになったといいます。
出張申請実施を告知するチラシ |
新居浜市に出向中の 野口様(左)、越智様(中)、曽我部様(右) |
園部様
「企業に出張申請に行く場合、事前にその日受け付ける人の情報をいただくことで、自治体側でQRコード付き申請書の準備ができるため、当日はマイナ・アシストがあれば一人5分で申請時来庁方式での受付が可能です。また「職場で昼休みを使った申請もできますよ!」というPRもしています。職場で受け付けてもらえば、忙しい平日に市役所にマイナンバーカードを取りにいかなくてもいい、と好評です。」
もちろん新居浜市では企業への訪問だけでなく、自治会と連携し公民館で実施したり、商業施設や、確定申告会場、小・中学校教職員に向けた申請サポートも実施しています。また、長期休暇期間中の親子向けの申請サポートも大きな反響があったといいます。
「新居浜市では最低3人から出張申請依頼を受け付けています。短時間少人数で受付することができるので近所お誘いあわせいただければ、ご自宅まで伺うことも可能です。」
新居浜市では、2020年11月~2021年9月末までに出張申請で延べ200か所、4,500件を受け付けています。
参考:新居浜市の出張申請サポート方法
マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)ありの場合 → マイナ・アシストを活用(パターン1・2)
マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)なしの場合 → デジタルカメラ、手書き申請書を利用(パターン3・4)
パターン1:マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)あり(持参)/本人確認書類あり/申請時来庁
- 1)マイナンバーカードに関する説明(自治体)
- 2)暗証番号設定依頼書作成(市民)
- 3)申請サポート(マイナ・アシスト)
▶所要時間:5~10分
パターン2:マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)あり(持参)/本人確認書類なし/交付時来庁
- 1)マイナンバーカードに関する説明(自治体)
- 2)申請サポート(マイナ・アシスト)
▶所要時間:5~10分
パターン3:マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)なし(忘れ)/本人確認書類あり/申請時来庁
- 1)マイナンバーカードに関する説明(自治体)
- 2)暗証番号設定依頼書作成(市民)
- 3)申請サポート(デジタルカメラ、手書き申請書)
- 4)持ち帰り作業:申請書IDの記入および代理郵送など
▶所要時間:10~20分
パターン4:マイナンバーカード交付申請書(QRコード付き)なし(忘れ)/本人確認書類なし/交付時来庁
- 1)マイナンバーカードに関する説明(自治体)
- 2)申請サポート(デジタルカメラ、手書き申請書)
- 3)持ち帰り作業:申請書IDの記入および代理郵送など
2021年4月以降の申請件数増加のための2つの施策
マイナポイント付与の対象となるマイナンバーカード申請受付終了の影響は大きく、2021年4月以降、申請件数の伸び悩みを感じていた新居浜市では、現在2つの施策で申請数アップを図っているといいます。
① 6月からスタート!コロナワクチン集団接種会場での出張申請サポート
- 場所:リーガロイヤルホテル新居浜
- 時期:令和3年6月~10月末終了(毎週土日、9時~16時半)
- その他:スタッフ3~4名体制で対応し、1日平均70名の方が利用。
一回目接種時のチラシにマイナンバーカードの申請サポートの案内チラシを同封し、申請サポートを利用する場合の必要物(QRコード付き申請書や本人確認書類)を周知することで、マイナ・アシストを使ったスムーズな申請時来庁方式での受け付けを実現。接種後の帰路にマイナンバーカードの出張申請受付窓口を設置することで、接種の帰りに立ち寄っていただきやすい工夫をした。なお、事前の予約は必要なく、1人5分~10分で受付が完了する。
リーガロイヤルホテル新居浜 |
リーガロイヤルホテル新居浜 |
コロナワクチン集団接種会場 |
園部様
「ワクチン接種の場合、必ず2回、接種会場に訪れます。そのため、1回目にしっかりと告知をすることで、2回目の接種の際に“ついでに申請しようかな”と思っていただけます。また、ワクチン会場に足を運んだ人からの口コミ効果も大きく、おばあちゃんから聞いてきた、という利用者の方もいらっしゃいました。土日に実施していることもあり、接種者以外の来訪も多くみられたのも特徴的だったと思います。マイナポイント終了後の申請の落ち込みが顕著であった中、毎週コンスタントに新規申請希望者の対応にあたれるため、着実な申請数UPにつながったと感じています。」
出張申請サポートのご案内 |
出張申請サポートの様子 |
② 10月からスタート!民間企業とタッグを組み実現したキャンペーン企画
また、新居浜市では10月から民間企業とタッグを組み、新たな申請促進キャンペーンを実施している。
園部様
「コロナ禍の中、来場者数が落ち込んでしまった観光施設と協力し、新規申請をした方に施設の「特別体験無料チケット」引換券をプレゼントする企画を始めました。まだ始めたばかりなので、これからもっと周知活動に力を入れていきたいです」
参考:新居浜市マイマイキャンペーン詳細
新居浜市マイマイキャンペーンのチラシ |
窓口での申請サポートや、出張申請サポートを効果的に実施するためには
園部様
「新居浜市では、コロナ禍の窓口の混雑緩和、密回避を図るために2020年11月から出張申請に力を入れてきました。出張申請での受付でも申請時来庁方式(出張申請受付方式)を採用できれば市民の方の来庁を抑えられますし、わざわざカードを取りに来庁する必要もないのでとても利便性が高いと思います。また、出張申請を積極的に円滑にこなすためには、やはりオンライン申請でのスピーディーな受付が有効だと考えています。新居浜市でもオンライン申請の有効性を踏まえ、補助金を活用して人やツールを準備できたことが功を奏しました。一方、出張申請時に申請時来庁方式で受け付ける場合、持参いただく書類がいくつかあるので、“事前の告知”に力を入れることもポイントだと思います。」
新居浜市で作成したのぼり |
新居浜市マイマイキャンペーンのご案内 |
新居浜市様からの出張申請をうまく運用するアドバイスまとめ
- 1.申請時来庁方式(出張申請受付方式)で受け付ける!
- 2.オンライン申請で受付できるようにツールを準備する!
- 3.出張申請サポートを実施する際は当日の持参物の周知に力を入れる!
後継製品「マイナ・アシスト2」のデモンストレーション動画(1分37秒)
製品の企画・販売元
本製品に関するお問合わせは、「マイナ・アシスト2のお問合わせ」ボタンをクリックし、必要フォームを入力の上ご連絡ください。
※マイナ・アシストはDNP大日本印刷の登録商標です。
※内容について、予告なく変更することがあります。
「出張申請サポート」での活用方法に関するその他の導入事例
※その他のマイナ・アシストの導入事例は、「 東京都小平市様(申請業務委託編) 」「 神奈川県鎌倉市様 」「 神奈川県横須賀市様 」「 宮崎県宮崎市様 」「 神奈川県横浜市旭区様 」「 神奈川県厚木市様 」「 兵庫県宝塚市様 」の事例がございます。
この事例で導入した製品・サービス
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マイナ・アシスト2は、マイナンバーカードのオンライン申請業務をタブレット1台で、個人番号カード交付申請書ID(二次元バーコード)の読み取りから、顔写真の撮影、申請内容の確認と申請までをワンストップでサポートします。 (2023年11月時点情報)
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ゆこゆこホールディングス株式会社様
プロサッカー選手と温泉で記念写真、特別感を演出して...
- フォト・イメージング
- マーケティング・セールスプロモーション
ゆこゆこホールディングス株式会社様がプロサッカークラブ「大分トリニータ」のスポンサーとして開催された冠試合「ゆこゆこスペ...
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司法書士法人 赤羽法務事務所様
不動産売買に潜む“劇場型犯罪”をID確認システムP...
- 認証・セキュリティ
- BPO・業務効率化
ここ数年、不動産取引などでの“なりすまし”犯罪が巧妙化し、司法書士業務における本人確認の重要性が増しています。しかし、司...
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横浜リーガルオフィス 代表 大池雅実 司法書士/
司法書士・行政書士吉田智個人事務所 代表 吉田智 司法書士司法書士が地面師などの事件に巻き込まれるリスクを低...
- 認証・セキュリティ
- BPO・業務効率化
なぜ司法書士は本人確認業務を厳格に行う必要があるのか、また、今回実際に「ID確認システム」を導入したことでどのようなリス...
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株式会社オゾンコミュニティ HYSTERIC GLAMOUR 様
フォトブースにおける撮影写真のSNS投稿を活用した...
- フォト・イメージング
- マーケティング・セールスプロモーション
人気ファッションブランド「ヒステリクグラマー」と、ミレニアル世代を中心に支持を集めるモデルでアーティストの酒井いぶきさん...
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自社事例
マーケティングフォトブース sharingboxP...
- フォト・イメージング
- マーケティング・セールスプロモーション
チャリティーイベント「東京グレートサンタラン2019」のイベント会場において、「DNPマーケティングフォトブース sha...
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兵庫県宝塚市様
兵庫県内で初めてマイナ・アシストによるマイナンバー...
- BPO・業務効率化
- フォト・イメージング
兵庫県宝塚市様(以下、宝塚市様)は、2019年11月からオンライン方式によるマイナンバーカードの申請ができるDNPマイナ...
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学校法人東海大学様
レイアウトデータをwordで共有・管理 ...
- 出版・電子出版・教育
- BPO・業務効率化
学生数が減少の一途をたどる社会情勢の中、各大学では大学の強みや個性を伝える方法を模索しています。 大学らしさを全...
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資料ダウンロード
「e-文書法」に基づく 書類の電子化について 電子...
- BPO・業務効率化
- 企業コミュニケーション
書類の電子化を考える上で、避けて通れないのが「e-文書法」に代表される法制度の知識です。 本資料では電子帳簿保存法を例に...
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資料ダウンロード
さまざまな「アナログ資料」を「デジタル化」する 機...
- BPO・業務効率化
- 企業コミュニケーション
「資料の電子化・デジタルアーカイブサービス」を支えるDNPの機器や設備は、長年手がけてきた印刷事業で育まれた、高い精度と...
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公益財団法人 新聞通信調査会 様
貴重な史資料の可能性を広げる 「新聞通信調査会」の...
- BPO・業務効率化
- 企業コミュニケーション
戦中期の日本を代表する国際通信社「同盟通信社」の貴重な史資料を所蔵する、公益財団法人 新聞通信調査会の事例をご紹介します...
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資料ダウンロード
そのデジタルアーカイブ、「使えるカタチ」になってい...
- BPO・業務効率化
- 企業コミュニケーション
デジタルアーカイブは、容量が軽ければ良いわけではなく、用途に合った“使えるカタチ”にしておくことが大切です。スキャンする...
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新聞社様
紙文書の電子化&システム化
- BPO・業務効率化
- 企業コミュニケーション
資料室に保管されてる労働組合執行会議議事録など23,000枚の紙文書を電子化し、地方各地に点在するグループ会社の労働組合...
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金融企業様
バインダファイル文書類の電子化
- BPO・業務効率化
- 企業コミュニケーション
各拠点で保管・使用されている「システム仕様書」「プログラム設計書」など、バインダ10,000冊(約300頁/冊)、合計約...
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インフラ会社様
バインダファイル文書類の電子化
- BPO・業務効率化
- 企業コミュニケーション
契約書800万枚の電子化、お客さまの共有サーバより、各拠点営業所から検索閲覧とするため、契約番号のファイル名付与、 また...