東京都小平市様

マイナンバーカード交付専用窓口でのDNP券面プリントシステムの活用事例~コロナ対策と業務効率化~

今回、市民課窓口だけでなくマイナンバーカードの交付特設会場にもDNP券面プリントシステムをご導入いただいている小平市様にご協力いただき、マイナンバーカードの交付現場での“裏書”業務についてお話を伺いました。
(2021年10月6日取材)

今回インタビューを行った東京都小平市の庁舎の画像

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小平市役所の外観イメージ

小平市役所

小平市役所の入口の外観イメージ

小平市役所様の外観

小平市様の情報とDNP券面プリントシステム導入に関する情報

  • 人口:195,492(2021年10月1日現在)
  • DNP券面プリントシステム導入数:5台(市民課窓口2台、交付特設会場1台、東部出張所1台、西部出張所1台)
  • ご担当者様:市民課 窪田様

小平市市民課窪田様

市民課 窪田様

小平市マイナンバーカード、個人番号カード交付特設会場 入口

マイナンバーカード交付特設会場 入口

マイナンバーカードの交付業務について

現在、マイナンバーカード関連の業務については、市民課の窓口とは別に専用窓口を設置する自治体が増えています。マイナポイントをきっかけとしたマイナンバーカードの需要の増加に伴う業務負荷の増加や、人の密集を防止する感染症対策がその背景にあるようです。

小平市でも2021年8月、マイナンバーカードの交付業務専用の窓口として、交付特設会場を本庁舎5階に開設しました。

マイナンバーカード交付特設会場 実際の窓口

マイナンバーカード交付特設会場 実際の窓口

小平市のマイナンバーカード交付特設会場

マイナンバーカード交付特設会場

窪田様
「新型コロナウイルスの感染者数が増加していた2021年の春から夏にかけて、小平市ではマイナンバーカードの受取希望者で1階の市民課の窓口が混雑してしまう状況が発生していました。もともと受け取りも予約制にはしていなかったことも影響して、窓口が混雑した状態で市民の方を長時間お待たせすることも多々ありました。そうした状況を踏まえ、小平市では2021年8月からマイナンバーカード交付特設会場を本庁舎5階に設置しています。同時に予約システムを導入して、マイナンバーカードの受け取りに関しても完全予約制に変更し、今は物理的にも時間的にも人が密集、密接しないように切り分けています。」

小平市市民課窪田様(右)

市民課 窪田様(右)

マイナンバーカードの交付現場でDNP券面プリントシステムが必要な理由

マイナンバーカードの交付の際には自治体側でカードの券面に追記する“裏書業務”が発生する場合があります。マイナンバーカードの場合、申請から交付まで1~2か月かかるため、その間に転居や氏名変更、在留期間が変更した場合、交付と同時にカード券面に最新情報を記載する必要があるためです。また、マイナンバーカードについてはカードの仕様上、住所や名前が長い場合にあらかじめ印刷する部分に入り切っていない場合もあります。その場合も裏書業務が発生することになります。

マイナンバーカード交付特設会場のご案内

マイナンバーカード交付特設会場のご案内

窪田様
「交付時の裏書に関しては、実際には、100人に1~2人ほどの頻度です。しかし、例えば5階の交付特設会場にDNP券面プリントシステムがない状態で“交付までの間に転居した市民の方のマイナンバーカード”を交付する業務が発生した場合、長い住所を手書きするか、1階の市民課に行き裏書をしてから5階まで戻ってきていただく必要が出てきます。手書きによるミスを防ぎ、かつ効率的にマイナンバーカードを交付することは市民サービスにも直結する部分ですので小平市では交付特設会場用にDNP券面プリントシステムを1台追加導入しました。」

参考:交付までに引っ越した!そんなときの裏書運用フロー

マイナンバーカードの交付フロー(交付時来庁方式の場合)

さらに、転居・氏名変更・在留期間の変更などがある場合

DNP券面プリントシステムでよく使っている機能

窪田様
「小平市では交付特設会場にある統合端末でマイナンバーカードのICチップ内の情報を書き換えてから裏書を実施しています。そのため、ICチップ内の情報を読み取ってそのまま印字することができる機能を活用しています。また、住所の書き換えの場合は印字内容が長くなるため、1行に2行分の文字を印字できる機能も活用しています。さらに、券面プリントシステムであれば印字後のインクリボンに個人情報が残らない機能がついているので、インクリボンの廃棄も簡単になりますし、個人情報の流出も防げて便利だと思います。」

DNP券面プリントシステムの導入方法

小平市では「マイナンバーカードの交付事務費補助金」を活用してDNP券面プリントシステムを導入しました。

交付特設窓口を効率的に運営するヒント

小平市市民課窪田様
市民課 窪田様

窪田様
「小平市ではマイナンバーカードの交付特設会場を本庁舎の5階に設けています。そのため、会場への案内を大きくわかりやすく掲示して、マイナンバーカードを受け取りに来庁した市民の方がどこに行けばいいのか迷わないような掲示をするように心がけています。また、マイナンバーカードの交付通知書を送付する際は小平市で独自に作成した案内の用紙を同封して送付しています。受け取りの予約方法のご案内や交付の際の持ち物の説明はもちろん、設定していただきたい暗証番号についてもわかりやすく説明し事前にお決めいただくよう案内していますので、来庁後の案内および手続きが非常にスムーズに行えています。」

今後の交付特設窓口業務について

窪田様
「現在小平市では交付特設会場の一角で、申請に必要な顔写真の撮影や申請書の記入補助を行う申請サポートを実施しています。現在交付業務も以前に比べて落ち着いていますので、今後は交付だけでなく、申請サポートにも力を入れていきたいと思っています。」

小平市役所 市民課 窪田様

小平市役所 市民課 窪田様

DNPアイディーシステム 小鉢

DNPアイディーシステム 小鉢

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