神奈川県横浜市旭区様での導入事例

区の職員にも好評!
横浜市旭区の窓口でマイナ・アシスト2の実証実験を実施

国民の利便性向上の鍵として期待されているマイナンバーカード(個人番号カード)ですが、2021(令和3)年11月1日現在の全国の交付率は39.1%※とインフラとして機能するための普及率としては心もとない状況です。そんな中、普及率向上のために今注目されているのが、自治体で実施するマイナンバーカード申請サポートです。
マイナ・アシスト2の実証実験にご協力いただいた横浜市旭区様(以下、旭区)でも、2021年9月6日より横浜市の他区に先駆け、区役所窓口でのマイナンバーカード申請サポートを本格的に開始しました。今回、旭区でのマイナ・アシスト2の具体的な活用方法と、旭区ならではの申請者数増加のための工夫について取材しました。 (2021年10月13日取材)

※【参考】マイナンバーカードの市区町村別交付枚数等について(令和3年11月1日現在)

横浜市旭区データ

旭区役所庁舎 入口

旭区役所庁舎 入口

旭区役所 マイナンバー(個人番号)カード申請窓口の案内板

旭区役所 マイナンバーカード申請窓口の案内板

  • 人口:243,536人(2021年11月1日現在)
  • 実証実験期間:2021年9月6日から10月13日
  • マイナ・アシスト2導入台数:1台
  • インターネット回線:ポケットWi-Fi
  • 取材にご協力いただいたご担当者様:横浜市旭区役所 戸籍課 掛川様、難波様、山田様
  • 実証実験の目的:マイナンバーカード申請サポートの方法の検討やiPad※でのオンライン申請との比較
  • 申請環境:マイナンバーカード交付ブースの1つを申請ブースとし、予約なしで申請サポート

※iPadはApple inc.の登録商標です。

旭区役所 戸籍課窓口でのオンライン申請の様子

旭区役所 戸籍課窓口でのオンライン申請の様子

横浜市内初! 「行政窓口でのマイナンバーカード申請サポート」

今回旭区でマイナ・アシスト2の実証実験を実施することになった背景には、横浜市全体でマイナンバーカードの交付業務が落ち着いてきたことがあります。

掛川様:「マイナポイントの影響で一時期マイナンバーカードの新規申請が急激に増加し、横浜市全体としても交付業務が逼迫していました。しかし、徐々に交付業務も落ち着きはじめ、今度は新規申請の低下が課題となっていました。そんな中、窓口で写真撮影をし、その場でオンライン申請をする話が浮上し、市全体で実施する前にまずモデル区として旭区で実施することになりました。同時に申請サポートの効率化を図るツールとしてマイナ・アシスト2が有効かどうかを確認する実証実験も行うことになりました。」

申請サポートを知っていただくための、積極的な広報活動

掛川様:「旭区の交付率を向上するためには、区民の皆様に窓口でのマイナンバーカード申請サポートをうまく活用していただく必要があるため、旭区ではまず申請サポートを実施することを大々的に広報することからはじめました。区のホームページをはじめSNSを活用したり、記者発表を実施して地域情報紙(タウンニュースなど)に取り上げてもらいやすくしたりしました。
また、自治会や町内会にもご協力をいただき申請サポートを案内するポスターを掲示版に張り出していただきました。さらに区役所の入り口では旭区独自で作成したのぼりを立て、来庁した方へお声掛けするなど、とにかく区民の皆様に申請サポートを知ってもらえるように工夫しました。」

旭区で作成したのぼり

旭区で作成したのぼり

難波様:「広報に力を入れた結果、『タウンニュースを見た』とお電話でお問い合わせをいただくことが増え、『区役所に行けば申請書の準備から顔写真の撮影までしてくれると聞いて来た』と実際に来庁していただけるようになりました。特にタウンニュースに掲載していただいたことによって、スマートフォンやパソコンの操作に不慣れな方にも情報が行き渡り、来庁者の増加に繋がったように感じています。」

事前予約なしの、10分で完了する申請時来庁方式を採用

旭区では、マイナンバーカード申請サポートを受けるための事前予約は必要なく、本人確認書類さえあれば10分ほどで申請が完了するため、引っ越しの手続き等で来庁した方にもマイナンバーカードの申請を案内しています。

<旭区の申請フロー>

旭区の申請フロー

●運用ポイント(コロナ感染症対策)

マイナ・アシスト2のコンセプトとして、マイナンバーカードの申請は、あくまでも申請者本人が対応することとしています。
そのため、タブレット上に表示される利用規約の「同意」や「マイナンバーカード申請」などのボタンは、原則、申請者に押下していただくことを想定しています。

<旭区の運用>
コロナ感染防止という観点から利用規約文を事前に紙で説明し、「同意」や「マイナンバー申請」ボタンの押下は申請者同意のもと、職員が実施することで、申請者がタブレットに一切触れることなく、申請サポートを完結しています。

マイナ・アシスト2の画像調整をフル活用して、どんな環境でも綺麗な仕上がりに

難波様:「旭区の申請ブースは照明が少し暗く、顔写真を撮影する際に顔画像が暗くなりがちです。マイナ・アシスト2であれば、顔写真を撮影したあとに顔画像の明るさや大きさを調整することができるので便利です。また、顔写真撮影の際はどうしてもマスクを外していただく必要があります。今回、旭区では実証実験期間の関係でマイナ・アシスト2のUSBカメラ接続機能は使いませんでしたが、その代わりに少し離れたところから顔写真を撮影し、その後大きさを調節するという運用をしていました。これにより申請者も職員も安心して顔写真撮影ができました。」

ここがポイント!

マイナ・アシスト2では顔写真撮影後、タブレット上で明るさや大きさなどの調整が可能です。
また、撮影時には補助線が表示されるのでマイナンバーカードに適した画像を簡単に撮影できます。


明るさ調整・大きさ調整のビフォーアフター画像

区の職員にも好評なマイナ・アシスト2の“シンプルな操作感”

旭区では、マイナ・アシスト2の実証実験を実施する1か月前からiPadを用いた申請サポートを試行実施していました。

難波様:「iPadを使った申請サポートの場合、通常のオンライン申請になるので、『メールアドレスの入力』『メールボックスを開く』『URLをタップする』など動作が多くなります。タブレットを使い慣れている職員であれば問題なく実施できますが、主に申請サポートを実施する会計年度任用職員の中にはタブレットを使い慣れていない方も多くいますので、会計年度任用職員向けのマニュアルを自作するなどして対応していました。
一方、マイナ・アシスト2であれば画面上の『次へ』のボタンをタップするだけで次の動作に進んで行くので、タブレットの操作に不慣れな職員でも一度説明してしまえばマニュアルなしで操作ができてしまいます。シンプルな操作感だからこそ使い慣れるのも早く、スムーズな申請サポートに繋がりました。

また、マイナ・アシスト2では顔写真を撮って調整した画像がそのままマイナンバーカードの顔画像になるので、カードの仕上がりイメージを申請者にお見せできる点もいいと思います。申請時間としてはiPadと比べてマイナ・アシスト2は1件あたり3〜5分短縮できています。1件あたりはそこまで大きな違いはなくても、複数の方の申請を受け付けるとなるとその数分が大きな差になり、待ち時間にも影響してきます。マイナ・アシスト2を使い始める前はiPadでも問題ないな、と思っていたのですが、実際に使ってみるととても使いやすいと感じました。」

<マイナ・アシスト2とiPadの比較>

タブレット マイナ・アシスト2 iPad
申請時間(説明含む) 約10分 約15分
操作感 マニュアルがなくても操作可能 タブレットの操作に慣れていないと
マニュアルが必要
写真の品質 綺麗 綺麗
撮影後の画像調整 容易 難しい

旭区のマイナンバーカード申請サポートの今後について

旭区役所 戸籍課 掛川様

旭区役所 戸籍課 掛川様

掛川様:「旭区のマイナンバーカードオンライン申請の取り組みについては、市内の複数の区から視察がある状況です。今回の旭区での申請サポートの効果を横浜市の他区にも共有し、横浜市全体でも更なる交付率アップを目指していきたいと思っています。」

2022年1月~2月頃には、後期高齢者に対して国がマイナンバーカードの申請書を再送する予定もあり、高齢者の方に申請サポートをする機会が増えると予想されます。今回ご紹介したマイナ・アシスト2を活用していただき、住民サービスの向上・業務効率化に是非お役立てください。

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