坂野弘樹 司法書士事務所様

司法書士が開業する際に必要なIT機器と業務ソフトの大切さについてインタビュー

司法書士事務所が開業される際に必要なアイテムや、「なぜ、業務ソフトが必要なのか?」について、西新宿に司法書士事務所を立ち上げられてから3年の坂野弘樹 司法書士事務所 代表の坂野様に、DNPアイディーシステムの上野がお話をうかがいました。
(インタビュー日時:2021年11月11日)

坂野弘樹 司法書士事務所様について

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坂野弘樹 司法書士事務所
代表 坂野様

事務所名:坂野弘樹 司法書士事務所
設立:2019年(令和元年)11月
代表者名:坂野 弘樹
所属:東京司法書士会
得意分野:相続を中心に活動され、相続対策で話題となっている家族信託にも精力的に取り組まれています。

司法書士向け業務ソフト「サムポローニアCLOUD」の導入時期

司法書士向け業務ソフト「サムポローニアCLOUDおよびサムポローニア(オンプレミス型)」のご使用歴は、前所属事務所でのご使用を含めて8年目。
前所属事務所には2013年11月 入社。
サムポローニアCLOUDは、2019年の開業と同時に使用を開始され、現在、3年目。
(2021年11月11日インタビュー時の情報)

開業にあたり「どのような考え方で」IT機器を手配されたのでしょうか?

坂野弘樹 司法書士事務所 代表 坂野様

坂野様:
「司法書士が業務をする上で必要なPCなどのIT機器周りは一括で業務ソフトベンダーに依頼しています。

PCや複合機などのIT機器は、開業後にトラブルが発生した場合、対応に時間を費やし、本来、司法書士資格者がすべき登記申請などの業務を止めるリスクがあるため、IT機器まわりは極力システムベンダーに任せるポリシーとしています。」

司法書士向け業務ソフト「サムポローニアCLOUD」は必要でしょうか?

坂野弘樹 司法書士事務所 代表 坂野様

坂野様:
「司法書士の業務をミスなくスピーディーにこなしていくには業務ソフトは必要不可欠です。

サムポローニアCLOUDなどの司法書士向け業務ソフトを用いることで、書類作成にかかる時間削減、書類作成時の誤入力の回避など、多くの業務を効率化できます。
素早く、正確な書類作成・オンライン申請ができるため、業務ソフトを使わないという選択肢はありません。特に、司法書士事務所の開業時は、少ない人員で、多岐にわたる業務をこなす必要があるため、業務ソフト導入は必須だと考えます。」

POINT

実際の具体例と司法書士向け業務ソフト「サムポローニアCLOUD」の有効性

DNPアイディーシステム 上野

上野:
「不動産登記の案件発生から全作業完了までに1~10の項目があり、この一つ一つに素早く、かつ正確な作業が要求されます。
”一つ一つの作業に時間をかけない“、“仕組みとして誤入力等の人的ミスを排除”するには司法書士向け業務ソフトが有効と考えます。」

坂野弘樹 司法書士事務所様における不動産登記の業務フロー(具体例)

不動産登記の業務フローでは、下記作業にて司法書士向け業務ソフト「サムポローニアCLOUD」を使用

  • 登記情報管理システム:2.当事者・物件データ情報取得
  • 請求会計システム:3.見積書作成・7.請求書作成・9.領収書作成
  • 権利登記システム:5.登記申請書類作成・添付書類作成
  • オンライン申請システム:6.オンライン申請

お使いいただいて良かった部分をお聞かせください

坂野様:
「申請フォーマットはデフォルト設定で文字つぶれがなく視認性が高いです。(申請書)」

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サムポローニアCLOUDの申請フォーマットの見本

業務ソフトの「CLOUD型サービス」をご選択いただいた理由をお聞かせください

坂野様:
「下記のリスクをヘッジできるため、CLOUD型サービスを採用しました。」

  • 天災などで事務所が被災し、PCが壊れデータ消失し、業務が継続できなくなる。
  • PCに悪意あるソフトウェアが入るなどで、個人情報を含む業務データが流出する。

POINT

CLOUD型サービスの補足

上野:
CLOUD型サービスは、事務所にサーバー(全業務データ保存)を置くオンプレミス型と比較し、インターネット環境とPCがあれば、どこからでも業務データにアクセスし、普段と同じように業務継続できることが特徴です。
そのため、「事務所でないと書類作成作業ができない」といった場所依存がありません。

さらに、CLOUD型サービスでは、サムポローニアCLOUDのデータセンター(CLOUD上の仮想サーバー)で、強固なセキュリティ対策が施されているため、事務所にサーバーを置くオンプレミス型に比べ情報漏洩リスクが低いことも特徴です。

開業後に追加で準備されたものはありますでしょうか?

坂野様:
「個人情報漏洩リスクヘッジのため、株式会社DNPアイディーシステムが取り扱う“セキュアルーター”と“セキュリティ対策ソフト”を導入しました。」

POINT

DNPアイディーシステム上野

上野:
サイバー攻撃対策が不足していることで、個人情報流出の懸念があります。
例えば、事務所のIT機器にPCウイルスやマルウェア等が侵入した場合、下記のような状況に陥ることが想定されます(代表例)。
脅威A:PC内データを悪意ある第三者へ送る、あるいは、PC内データを使用不能にし、その解除と引き換えに身代金を要求される(ランサムウェア)。
脅威B:攻撃を受けたIT機器外のPCへの感染を誘発。

セキュアルーター

セキュアルーターは、事務所の内部と外部をつなぐネットワークルーターに接続することで、ネットワークの出入口を強化し下記のようなサイバー攻撃に有効です。

  • 脅威Aのように事務所外からのインターネット経由でのサイバー攻撃。
  • 脅威Bのようにサイバー攻撃を受けたPCが事務所内のネットワークを通じて事務所の他のPCをサイバー攻撃。

セキュリティ対策ソフト

近年のサイバー攻撃に対するセキュリティの考え方では、上記のようにまずネットワークの出入口を強化した上で、さらに事務所のネットワークに接続されているおのおののIT機器でセキュリティ対策を施すこと(エンドポイントセキュリティ)が推奨されています。

その他坂野様へのQ&A

Q:独立開業時に主に準備されたものは何でしょうか?

A:PCや複合機等のIT機器や、机、棚などの什器です。詳細は下記となります。(坂野様)

準備したもの 手配方法 用途
司法書士向け業務ソフト
(サムポローニアCLOUD)
ベンダー 不動産登記等の申請書類、添付書類、見積書、請求書、領収書の作成、オンライン申請など多岐にわたる司法書士業務に使用
デスクトップPC ベンダー 事務所内での司法書士向け業務ソフト、メール等に使用
※ディスプレイ2台接続(作業性向上)
ノートPC 先生自身 外出先での司法書士向け業務ソフト、メール等に使用
複合機 ベンダー 申請書印刷、FAX送受信、書類スキャン、コピー等に使用
メール
(メールアドレスを含む)
先生自身 依頼元との連絡等に使用
ホームページ 先生自身 事務所の所在証明に使用
固定電話・FAX 先生自身 依頼元との連絡等に使用
机、棚などの什器 先生自身 PC等のIT機器設置、必要書類の管理等に使用

Q:出先に持って行かれるものは何でしょうか?

A:基本的に、ノートPC(サムポローニアCLOUD使用)、各種手続きに必要なハンコセット、その他業務に必要な書類などです。(坂野様)

Q:なぜ司法書士を目指されたのでしょうか?

A:司法書士をめざしたきっかけは前職の公共事業での以下の業務経験です。その後、司法書士試験の勉強を重ねる中で法律に関わる仕事が自分の肌に合うと感じ、司法書士を本気で目指したいと考えました。(坂野様)

  • 都市開発のプロジェクトに携わり、都市開発予定地の交渉を進めていく中で土地相続人の戸籍取得、相続関係調査するなど司法書士の相続手続きと近い業務を経験。
  • 上記のプロジェクトで司法書士と仕事する機会を経て司法書士に興味を持つ。

Q:開業を決意されたのはいつ頃でしょうか?

A:前事務所で勤めていた際に開業を決意しました。(坂野様)

Q:開業に際してお困りになったことは?

A:特にありませんでした。(前事務所での経験から、IT機器手配をはじめ、各分野のコンタクトパーソンについては自身で把握していました。)(坂野様)

Q:場所や設備はどのような観点でお選びになったのでしょうか?

A:公共交通機関のアクセスが良いエリアという観点で新宿を選びました。さらに司法書士の業務上訪問頻度の高い「法務局、公証役場、郵便局」にアクセスしやすい西新宿としました。(坂野様)

Q:事務所のホームページは必要だと思われますか? その用途についてお聞かせください。

A:事務所のホームページは、事務所の所在を示す目的で必要だと思います(ホームページによる集客は実施していません)。(坂野様)

最後に、これから開業する司法書士へのメッセージをお願いいたします!

坂野弘樹 司法書士事務所 代表 坂野様

坂野様:
司法書士の資格を取得したときの法律の面白さを思い出し、初心を忘れずに日々の業務に取り組み続けてください。

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