東京都清瀬市様

今後増加する追記業務もDNP券面プリントシステムで効率化! 市民サービス向上をめざす清瀬市での活用方法を紹介

マイナンバーカードの交付率が増加することで、自治体窓口での転入・転居、氏名変更によるマイナンバーカードの追記業務も増加すると予想されます。
今回取材にご協力いただいた東京都清瀬市様(以下、清瀬市様)では、2020年10月からDNP券面プリントシステム一体型をご導入いただいております。導入後の感想や気に入っていただいている機能、具体的な活用方法などについてお伺いしました。
(2022年6月17日取材)

東京都清瀬市様データ

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  • 人口:74,775名(2022年6月1日現在)
  • DNP券面プリントシステム:一体型 1台導入
  • 取材にご協力いただいたご担当者様:清瀬市 市民課 須田様、並木様

機器設置イメージ

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機器設置イメージ

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画面イメージ

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DNP券面プリントシステム一体型

記載事項変更時に発生する追記業務の必須ツール!

清瀬市様では、マイナンバーカードをはじめとする本人確認書類(在留カード、特別永住者証明書、住民基本台帳カードなど)の記載事項変更時に発生する追記業務の効率化を目的にDNP券面プリントシステム一体型をご活用いただいています。そこで、導入に至った背景や本機を選定していただいた経緯などについてお伺いしました。

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清瀬市 市民課 須田様

須田様
「清瀬市では毎年、転入の方が3,800名前後、転居の方も1,000~2,000名程度いらっしゃいます。その他にも氏名変更などで本人確認書類の記載事項に変更が発生した際、新しい情報を追記する必要があります。この追記業務を手書きするとなると間違えられないというプレッシャーから慎重にならざるを得ないため、時間も手間もかかります。マイナンバー制度が始まってから追記業務の頻度は日々増加しており、当然これに比例して業務負荷も増えてきています。これらの業務をシステム化することで効率化につながると考え導入を決めました。また、印刷方式もインクリボンを使用するということで以前の課題であった滲みやカスレ等もなく、品質が安定しているという点やインクリボン自体に個人情報を含む印字跡を残さない【個人情報保護機能】という点も本機を選んだ理由の一つです。」

DNP券面プリントシステムは使い勝手の良い機能が充実している!

清瀬市様に特に気に入っていただいている3つの機能!!

1.個人情報保護機能

使用済みのインクリボンに残存する個人情報を含んだ印字跡を、特殊な印刷方式で物理的に攪乱し、識別しづらくする機能。これにより使用済インクリボンの廃棄はもちろん、印字する度に攪乱する方式のためプリンターの中に搭載されている使用中インクリボンの盗難や紛失などのリスク管理も容易。
※プリンター本体やアプリケーションにも個人情報は残りません。

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(左)個人情報保護機能ON、(右)個人情報保護機能OFF

2.マイナンバーカードのICチップ情報読取機能

マイナンバーカードのICチップに格納されている住所や氏名情報を読み出して印字する機能。マイナンバーカードを挿入後、券面に記載されている照合番号(有効年、生年月日、セキュリティコード)を入力することで読み取りが可能。
追記業務の前に継続処理を行うことで、ICチップに格納されている最新の住所や氏名の情報が読み出せるので入力する手間が不要。さらに、ICチップ内の情報が正常に書き換わっているかの確認もできる。

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マイナンバーカードのICチップ情報読取機能

3.2行印字サポート機能

ワンクリックで追記欄1行に対して、2行印字することが可能となる機能。マイナンバーカードの追記欄は4行しかなく、満欄となってしまうと既存のマイナンバーカードが無効となり、マイナンバーカード自体の作り変え(再作成)をしなければならない。
その場合、再申請から交付までどうしても数週間程度を要する。追記欄1行分のスペースに2行印字することで可能な限り、満欄(再作成)にならないよう行数の節約が可能。

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2行印字サポート機能

この他にも、すでに追記欄に印字されている行を認識し、印字を開始するべき行を自動的に判別する【自動改行機能】や文字のサイズやフォント、印字濃度など印字するカードごとに簡単に変更可能でありアプリケーションの操作性についても扱いやすい。

DNP券面プリントシステム導入の反応

  • アプリケーションの画面が見やすく、操作性が分かりやすい作りであり満足している。
  • プリンターの構造自体シンプルであり、大きなトラブルも発生しておらず稼働状況は安定している。
  • 対象者が高齢者などの場合は追記する文字のサイズを大きくし、見やすくするなどの工夫ができている。
  • 印字品質も綺麗なので仕上がりにおいてクレームが発生したことはない。

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清瀬市 市民課 須田様

マイナンバーカードの普及とともに追記業務は増加!

須田様
「2023年3月末までに全ての国民がマイナンバーカードを保有することを目標に、市内各所で出張申請サポートを実施するなど普及促進の活動をしています。現在(2022年6月17日時点)、マイナンバーカードの交付率は全国平均44.7%に対して、清瀬市は48.0%です。引き続き、普及促進活動は積極的に実施していく予定です。
ただし、マイナポイント第2弾に関する市民からのお問合わせや交付時の対応など、職員の業務負担増加が課題としてあります。当然、交付率が増える分だけ、追記業務の頻度も増加していきますので市民サービスを維持しつつ、引き続きDNP券面プリントシステムを活用して業務効率化を図っていきます。」

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清瀬市 市民課 並木様(左)、須田様(右)

この事例で導入した製品・サービスの動画

製品の企画・販売元

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