印刷会社社員によるコラム第2回

デジタルアーカイブってこんなにも便利

紙とデジタルデータ、どちらのほうが長持ちするかといえば、圧倒的に紙のほうが長期間の保存に向いています。しかし、それにも勝る利便性がデジタルデータにはあります！

デジタルデータで生まれる4つのメリット

紙とデジタルデータ、どちらのほうが長持ちするかといえば、圧倒的に紙のほうが長期間の保存に向いています。デジタルデータは、保存媒体に寿命があり、更新し続けなければ維持することはできません。
しかし、それにも勝る利便性がデジタルデータにはあります。

①検索性

デジタルアーカイブの一番の利点は「検索」ができること。
紙の資料で目的の情報を探すには、紙がある場所に足を運び、ファイルを取り出し、目的の文字列を探して1文字ずつ自分の目で探さなければなりません。紙のままでは、探す手間や時間がかかり、作業者の大きな負担となってしまいます。

②共有化

原本が1つしかなくても、データベースを通じて多くの人と共有できるところもデジタルアーカイブの利点です。さらにインターネットからアクセスできるようにすれば、「いつでも、どこからでも」データにアクセスできます。テレワークなどの新しい働き方の後押しにもなります。

③劣化しない

最初に述べたように、物体としての寿命は紙のほうが圧倒的に長く、平安時代の書物が現代にも伝わるほどです。しかし、紙は破れたり、表面のインクが劣化したりして、時間が経つに連れて元の情報を保持し続けることが難しくなっていきます。
一方、デジタルの場合、一度保持した情報は、記録媒体を更新することで半永久的に残り、劣化することはありません。

④省スペース

紙の１枚１枚は薄くても、集めればとてもかさばります。例えば営業報告書や日報のような紙資料を保管するために、社内の一室を資料室にしたり、別の場所に倉庫を借りている企業も多いのではないでしょうか。
デジタルアーカイブの保管先はHDDなどの記録媒体のため、物理的な保管スペースがほぼ不要になります。

つまり、時間コスト、作業コスト、スペースコストを軽減させる、コスト削減の救世主がデジタルアーカイブです。
資料の中には現物で保管しなければならないものもあります。紙のまま保管しておくもの、デジタル化しても問題ないものを見極めて、デジタルアーカイブを活用してください。

コラム第3回「e-文書法ってなんだろう？」はこちらからご覧いただけます

この記事の紹介社員	大日本印刷株式会社　出版イノベーション事業部　抜井英昭「⽂書情報管理⼠1級」の資格を持ち、数多くの電⼦化案件に携わってた熟練者電子化の運用方法からご提案します。気になることがあればぜひお問合わせください︕