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販促物の在庫管理、過剰在庫や欠品を防ぐカギは？

カタログやチラシ、帳票、POP、ノベルティなどの販促物を自社で管理する企業の多くは、在庫管理に多くの課題を抱えているのではないでしょうか。在庫管理はサプライチェーンの要であり、できれば本社の担当部署で一元管理したいものの、リアルタイムでの状況把握や可視化はなかなか難しいものです。万が一に過剰在庫や欠品という深刻な問題が起きると、無駄なコスト増や販売機会の損失を招いてしまいます。これらの課題を解決するためには、システムの手を借りるのも選択肢の1つかもしれません。今回は、こうした問題の背景と解決策について見ていきます。

過剰在庫や欠品の最大要因は“情物一致”できないこと

データなど「情報の流れ」と販促物である「モノの流れ」を一致させる

過剰在庫や欠品が起こる最大の要因は、各所に保管している販促物の状況を本社や各部署の担当者が完全に把握できていないことです。在庫管理は本来各拠点の在庫データのような「情報の流れ」と販促物である「モノの流れ」を一致させる“情物一致”が大前提なのですが、人の手を介すると情報の集約はなかなか難しく、一筋縄ではいきません。情物一致ができない理由としては、下記のようなものが挙げられます。

販促物の種類が多く管理が煩雑なこと
電話・メール・FAX・エクセルベースと注文方法がバラバラで集約に膨大な手間がかかること
支店や営業所からの依頼に備え保管場所に必要以上の在庫を持っていること
支店や営業所も欠品に備え必要以上の在庫を保管していること
販促物の改訂後も旧販促物を処分せずに新旧在庫が混在していること

こういった問題を対処するには全社レベルでの取り組みが不可欠といえるでしょう。

過剰在庫や欠品が招くリスクはこんなにある

適切な在庫管理ができずに過剰在庫や欠品が生じてしまうと、ビジネスにさまざまな悪影響を与えます。過剰在庫の場合は、本来であれば不要だった印刷コストや配送費、保管スペース費用、償却費用などがかかり多大な無駄が生じます。また、在庫の現状を把握できていないことや、販促物の種類が多く改訂や変更などがあった場合には、欠品という状況に陥ることもあるでしょう。欠品が長期間続けば、販促機会の損失につながることにもなります。

クラウド経由の情報集約で在庫管理精度が向上

業務の流れを見直し在庫管理の精度アップが不可欠

本社のマーケティング部門や販促担当部門では、支店や営業所などからの注文に対し、多忙な時間を割いて発送物の配送手配を行っているはずです。日々の対応に追われるあまり、どの部署がどのように販促物を管理し、現在どれだけの在庫があるかを確認できていないかもしれません。まずはその点を改めて確認し、これまで統一性のなかった業務の流れを今一度整理することで、在庫管理の改善点が見えてくることでしょう。各部署から寄せられる注文にその都度対応しているだけでは、対症療法のようなもので抜本的解決にはつながりません。統括する本部が主体となって現状を把握し、各拠点や各部署で必要とされる在庫数をあらかじめ予測したうえで、データも在庫も一ヶ所に保管しておく方が効率的といえます。例えば各部署がデータをWeb上で確認し直接在庫の発注や問い合わせができたり、倉庫の集中・一元管理ができたりするような仕組みを整えることで業務の流れがかなりスムーズになるでしょう。

注文で減っていく在庫状況をリアルタイムで確認

メールやFAXで届く注文依頼の対応にはかなりの手間がかかりますが、Webでの一元化が可能なクラウド型管理システムを使えばこれらのツールを一本化でき、素早い対応が可能です。部署ごとに販促物の注文状況や履歴、在庫数、出入庫数をリアルタイムで確認できるなどの“見える化”により、適量の販促物を適切な時期に直接Webで発注できるようになります。効率化だけでなく発注ミスの防止や精度の向上にも貢献し、過剰在庫や欠品を未然に防ぐことが可能です。クラウド型管理システムは操作も簡単で、各部署の担当者は画像付きで表示される販促物の中から必要な販促物を選択し、数量・希望納期・納品場所を入力するだけで送付請求ができます。各部署からの送付請求はWeb上で集約され、社内外の物流拠点やサプライヤーに発送依頼を行います。その後、依頼先がWebにアクセスすることで、依頼内容の確認や発送処理、承認状況や発送状況の確認も可能です。在庫切れが発生した場合は管理者の画面にアラートが表示され、欠品を防ぐようになっているので安心です。また、本社と各部署間で発生する費用振替についても、自動的にデータが生成されるため社内の業務効率化につながります。業務効率化効果として、内部人件費を4人/月削減できたという事例もあります。

スムーズな在庫管理はコスト削減や需要予測に寄与

業務最適化がコスト削減や収益アップにつながる

このように販促物の注文情報をデータ化して在庫量の過不足を改善することにより、販促物の制作部数の最適化が実現されます。無駄になっていた配送費用、保管スペース費用、償却費用も抑制できるなど、コスト削減につながることは大きなメリットです。実際にこのような取組みを行った企業において前年比約40％のコスト削減を実現できたという実績があります。さらに、これまで在庫管理業務を担っていた本社のマーケティング担当者や販促担当者の業務負荷が大幅に軽減することも見逃せません。その分の時間や労力を本来の基幹業務に充てることで、収益が伸びる可能性もあります。保険・証券・銀行などの金融機関や電機・住宅設備・飲食などのメーカー、流通業、飲食フランチャイズなど膨大な販促物を手がけている企業にとって、人材の有効活用につながるといえるでしょう。

集約データの分析による需要予測も可能に

業務の効率化が実現したら、次に着手したいのが在庫の需要予測です。集約した情報をデータ分析することで、どの部署がいつ、どのような間隔でどれくらいの量の販促物を必要としているかが見えてきます。需要予測に基づいて必要数の販促物を制作し、必要な時期に発送するように準備しておけば、過剰在庫や欠品が発生することはありません。さらに、新着販促物の表示やその他新しい情報など、社内で共有すべき内容の掲載も可能です。本社と各部署におけるコミュニケーションが促進されることで、より効果的に販促物を活用できるようになります。

まとめ

初期投資費用はかかるものの、クラウド型管理システムを導入するとこれまで目に見えなかった無駄なコストが削減できるため、その分のコスト吸収が可能になるといえます。また、こうした一元化ツールを活用していれば、各部署の在庫管理担当者が替わっても混乱を招くことなく、スムーズな業務遂行が可能です。販促物のサプライチェーンに関する課題や悩みを解決し、企業全体に大きなメリットをもたらすことでしょう。