学校法人東海大学様

レイアウトデータをwordで共有・管理          大学広報ツールの効果と効率を見直す

学生数が減少の一途をたどる社会情勢の中、各大学では大学の強みや個性を伝える方法を模索しています。     大学らしさを全面に出したコンテンツ性の高い取り組みに注力するためにも、多岐にわたる広報ツールの現状業務の見直しやBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)が急務となっています。

主要PRツールである「大学案内」でも、様々な課題が考えられます。主流であった全網羅型大学案内は、全ての情報がまとまっている点では利便性がありますが、ターゲットやシーンによっては情報過多となってしまいます。また、幅広い情報を掲載することは、発行時期やコストなどにも影響します。更に、情報がまとまっている場所(本来のデータベース)が印刷データであることは、他の媒体への流用や連動がしづらく、それぞれ作成しなければならないという負荷にも繋がります。受験制度や受験生の状況が大きく変わる昨今、大学案内の見直しを行う大学が増えています。

DNPでは、紙媒体・WEBなど形態に依存しない構造化したデータベースを持つ、「コンテンツファースト」を推奨しています。
また、媒体制作において、「DNP書籍ハイブリッド編集・制作ソリューション」を軸としたコンテンツデータベース化と、オンデマンド製造を軸としたアウトプットの適正化を組み合わせPRツールの効果的な運用方法を、ご要望にあわせてカスタマイズしご提案しています。

東海大学様では、「大学案内」の制作フローで、DNPの「DNP書籍ハイブリッド編集・制作ソリューション」 を導入いただき、現場リソースの削減とコンテンツデータの活用で、大きな効果を生み出しています。

■背景・課題

全学の執筆者への確認や原稿整理手法を見直し、効率的に情報を更新したい

学部学科や研究室のページを作成する上で、様々な確認や原稿整理の工程が発生します。
特に、75におよぶ多彩な学科を持つ東海大学様では、新たなPRや取り組みを検討するためにも、作業量の多い原稿収集や校正確認の、安全で効率的な原稿管理が必要でした。

■提案

Word でInDesign並みのレイアウト・デザインを再現し制作効率を飛躍的にアップ

今回DNPでご提案した「DNP書籍ハイブリッド編集・制作ソリューション」は、フォーマットの決まったマニュアル、約款などで実績を重ねてきたシステムです。単色の画一的な誌面での実績がメインでしたが、「担当者負荷削減」「フォーマット」という点で、大学案内の学科紹介ページに最適ではないかと考えました。

東海大学様の大学案内を制作するにあたり、前年までInDesignでレイアウトされていた学科紹介ページをWordで再構築しました。

このように、DTPアプリケーションで制作したページと遜色ないデザイン性を持たせながら、原稿のやり取りや校正の効率が飛躍的に向上するWordデータを作成。DNPで作成したwordデータを用いて、原稿管理を進めていきます。印刷時も、Wordデータのまま入稿いただくことが可能です。

■実施内容

担当者の業務が大幅に効率化。進捗スケジュールも改善

【導入後の全体ワークフロー】

学内確認工程が多く、フォーマット化している学科ページに限定して、「DNP書籍ハイブリッド編集・制作ソリューション」での作成・運用を行いました。入稿データ自体をWordで制作するため、大学担当者はWindows環境で容易に、レイアウト上の校正作業ができます。

【Word編集画面イメージ】

「制作プラットフォーム(クラウドサーバ)」をハブとすることで、大学担当者の先にいる数十人の執筆者が、直接サーバ上の最新ファイルを校正できる環境が実現しました。

【制作プラットフォーム(クラウドサーバ)】

・Point①
Webブラウザから利用可能。どの環境でもしようできます。
・Point②
柔軟なフォルダー構成、アカウント設定が可能。

■実施効果とポイント

リソースを圧迫するアナログ作業が大幅減、制作コスト見直しにも

制作プラットフォーム(クラウドサーバ)を介してワードデータ上で校正することで、

➢ デザインカンプのPDFを出力し、執筆者に郵送
➢ 返送された赤字を集約し、校正紙を作成
➢ スキャニングして制作会社に送付

といった作業が簡易化されました。また、データ上で修正イメージを確認しながら校正ができることから執筆者の赤字も明確になり、校正回数も削減しました。

結果として担当者と執筆者双方の利便性が高まっただけでなく、作業負荷軽減から新たな流入施策実施にも繋がり、大学案内以外にも波及効果があったことで、お客さまにも非常に喜んでいただけました。

【導入効果】

■DNPの提供価値

コンテンツデータベースとオンデマンド製造を組み合わせ、 大学案内のライフサイクルを見直す

「DNP書籍ハイブリッド編集・制作ソリューション」を軸としたコンテンツデータベース化と、DNPのオンデマンド製造を軸としたアウトプットの適正化を組み合わせることは、大学のPRツールの運用を大きく変える可能性があると考えます。制作業務の効率化だけでなく、コンテンツデータベースを持つことは、さまざまな媒体の連動性を高め、ほしい人にほしい時にほしい形で情報を届けることを可能にします。

例えば、今まで大学案内に掲載していたすべての基本情報をデータベース化し、

➢ 地方受験者や学年ごとに表紙や本文の刷り分け
➢ 保護者向け情報だけ抜き出して小冊子にする
➢ 進学説明会の説明用資料は、必要情報抜き出し少部数でオンデマンド作成
➢ 受験情報と進学ガイド(大学の特徴を伝える媒体)の発行時期を分けて発信
➢ WEB・小冊子・大学案内の共通情報を一括管理し更新していく

といったフレキシブルなPR戦略を実現することも、可能になるでしょう。

DNPの強みは、学生獲得に向けた新しい取り組みを、クリエイティブだけではなく制作製造流通フローでご提供できること。大学案内の在り方を見直し、大学案内のライフサイクルをDNPがトータルでサポートさせていただくことで、大学広報の業務を効率化し、新しい価値創出につなげます。

「この事例で導入した製品・サービス」

その他の事例