高知市教育委員会様

アンケート集計システムを試験導入し、教職員の入力・集計作業を削減
高知市「教職員の働き方改革モデル校」の実践から

高知市では教職員の働き方改革の一環として、教育委員会が学校に依頼するアンケート業務を効率化するアンケート集計システムを試験導入しました。ここでは、そのねらいを高知市教育委員会の高畑指導主事に聞くとともに、実際に活用した高知市立青柳中学校の柳川教頭に、その効果について話を伺いました。

■「高知市立学校教職員の働き方改革プラン」の中で

教職員の長時間労働が社会的な関心を呼ぶ中、業務を適正化し、持続可能な教育環境を整備していくことが全国の学校現場に求められています。これを踏まえ、高知市では今年３月に「高知市立学校教職員の働き方改革プラン」を策定。対象期間となる今後３年間で、教職員の負担軽減に向けた抜本的な改善を推進する施策をスタートさせています。
こうしたなか、いち早く平成29年度の働き方改革のモデル校で実施しているのが、アンケート集計システムを活用することで、教職員が入力・集計する作業の手間を削減する取組みになります。
本システムは、学校にあるスキャナや複合機で回答済用紙をスキャンし、ＰＣ上で自動集計して結果をグラフ化(円・帯・棒)できるため、スピーディーな集計が可能になるのが特徴です。

■アンケートに係る教職員の負担が課題

アンケート集計システムを導入した理由について高畑指導主事は、「業務改善にどう結びつけられるかを検証するため」とした上で、その背景には児童生徒を対象にしたものはもちろん、教職員や保護者に向けた学校評価などに関するアンケートの数が、昔と比べて遥かに増えていることを指摘。「そうした中で、集計作業はアンケート用紙に記入した内容を教職員が１件ずつExcelで入力・集計する必要があり、この作業にかかる負担を軽減したいと思ったのがきっかけです」と振り返ります。
その上で、本システムを採用した決め手になったのが、WordやExcelなど学校でふだん使っているソフトがそのまま使えることだったといいます。
しかし、単に導入しただけではシステムを使う人の負担が増えてしまうことになるため、そのシステムを人的にサポートして教職員の負荷を削減していく必要がありました。そこで、今回の試験導入では教育委員会と小・中学校間を結ぶ専用の共有サーバを利用。「学校が回答済用紙をスキャナで取り込んで格納しておけば、教育委員会側がシステムを使って集計し、翌日には結果が反映できるようにしました」と高畑指導主事。

■集計業務が確実に削減できることを実感、空いた時間を考察に使う

一方、柳川教頭も、年間を通じて学校が実施するアンケートの種類はかなりの数に上り、その集計作業は大きな負担になっていたことを挙げます。「これまでは１クラス・30名で換算すると、教員が結果を入力するのに15～20分、集計にも同じくらいの時間がかかっていました。また、最終的にまとめる作業は教頭の私が行いますが、仕事の合間を見つけて作業するため作業効率も悪くなってしまいがちで、全国学力・学習状況調査ともなれば丸１日がかりになることもありました」
こうしたとき、高畑指導主事からアンケート業務を時間短縮できるシステムがあることを聞き、昨年度の生徒を対象にした道徳や家庭学習に関するアンケートで活用したといいます。
「まず感じたのは、担任が回答済用紙をスキャニングするだけで済むため、このシステムなら集計業務が確実に削減できることです。しかも、これまで集計にかかっていた時間を、アンケートの結果から改善点を見つける本来の目的に使えるようになるのが、大きなメリットだと思いました」とアンケート集計システムを活用した効果を挙げます。
また、そのほかにも記述回答は画面上で一覧確認できるため、全体の考え方の傾向や個々の変容が掴みやすくなること。必要な記述だけを抜き出して貼り付けられる機能も便利であり、テストの採点などいろいろ使える可能性があることも示唆しました。

■テスト採点業務の効率化を見据え、市内各校での活用を推進

また、高畑指導主事も「体感的には、このスピードで処理できるのかと驚きました。生徒数500～800名の大規模校でいえば、作業が10分の１くらいに効率化できるのではないでしょうか。また、統計を取るという点でいえば、単元ごとにどれだけ力が付いているかを測るテストで使っていけば、1人1人の定着度合いを見ていくことも容易になると思います」と指摘します。
事実、本システムはもともと採点システムとして開発されたものであり、定期テストの採点などに活用、また、将来的に統合型校務支援システムと連携すれば、さらに日常の業務と親和性が高まるため、今よりも幅広い子どもの評価が効率的にできるようになります。
とはいえ、学校側がこの便利さをなかなかイメージしにくいこと。また、その検討をする余裕すらないといった学校側の事情もあります。「そのためにも、教育委員会としてのサポートを取り入れながら、まずは各校がアンケート集計から始める提案をしていきたいと思っています。なぜなら、取り入れた学校は必ずその効果を実感できると考えているからです」と今後もさらに取組みを進めていく意向を話してくれました。

高知市の事例にあるような、アンケート集計またテスト採点・集計が業務効率化し、教員の働き方改革につながったという声が、全国から寄せられています。
これらを実現したのが、DNP「リアテンダント^®」シリーズ「Answer Box Creator^®」です。教員の働き方改革に具体的に成果をお考えの方は、ぜひお問合せください。


高知市教育委員会　教育環境支援課　高畑将樹　指導主事（右）高知市立　青柳中学校　柳川直彦　教頭（左）