マイナンバーカードの申請需要増を乗り切るために重要なツールは「マイナ・アシスト」だった!
マイナ・アシストを活用する10自治体に緊急アンケート

今年度の残り数か月で、マイナンバーカード(個人番号カード)のさらなる申請数の増加につながるイベントがいくつか控えているのをご存知でしょうか?2020年、新型コロナウイルスの影響でマイナンバーカードの申請需要が急激に増加しましたが、今後はそうしたイベントを背景とした利用機会の増加に伴いさらに申請数が増える予想です。
ここでは、DNPマイナンバーカードオンライン申請補助端末マイナ・アシスト®(以下、マイナ・アシスト)を活用し、急激な申請需要の増加に対処した10の自治体の実際の運用方法についてご紹介します。

マイナ・アシスト通信 Vol.1 発行:2020年12月号(WEB版)

マイナンバーカードの申請数は今後も増加する

個人番号カードの申請が多くて、マイナちゃんもビックリ!
マイナちゃんもビックリ!

2020年12月から政府は、マイナンバーカードの未取得者に対して再度ID付申請書を送付する。

さらに2021年3月からはマイナンバーカードの保険証利用が開始し、 同月末にはマイナポイントの申し込みが終了する。(2021年9月まで延長との情報あり。)

今年度の残り数か月でマイナンバーカードに関するイベントが目白押しだ。
2020年、新型コロナウイルスによる影響でマイナンバーカード申請の需要が増加したが、今後は利用機会の増加に伴いさらなる申請数が予想される。

自治体の窓口に来庁する申請希望者も増加する見込みだ。

マイナ・アシストの実運用に関する緊急アンケートを実施

今回、マイナ・アシストを導入している10の自治体にご協力いただき実運用に関する緊急アンケートを実施した。
その結果、庁舎内での申請補助だけでなく出張申請でも積極的にマイナ・アシストを利用していることがわかった。また、交付時来庁方式と並行し、申請時来庁方式を採用していることもわかった。

さらに、庁舎内での申請補助を利用する場合、ほとんどの自治体で予約は必要なく受付順での利用が可能であった。

※アンケート実施時期:2020年11月

※協力自治体様(計10自治体):
 磐田市様、岡崎市様、東海市様、半田市様、藤枝市様、姫路市様、鳥取市様、他3自治体様(順不同)

※協力自治体様のマイナ・アシスト1台当たりの平均申請数:336件/月(対象期間:2020年8月~10月)

アンケート結果

申請補助のやり方は?
庁舎内の専用窓口と出張申請補助を実施している      10
申請補助の受付方法は?
申請来庁と交付時来庁のどちらも実施している      10
どちらのほうが多い?
申請時来庁              8
交付時来庁            2
申請補助を利用するのに予約は必要?
必要          1
不要 5
出張申請時は必要だが庁舎内の窓口では不要 4
導入前と比べて申請にかかる時間は?
はやくなった            9
はやくなったと思う       1
通信はポケットWi-Fiルーターを使っている?
はい                           10
いいえ                           0

ここでポイント!

現在、マイナ・アシストは全国192自治体で計370台以上が絶賛稼働中!(2020年11月現在)

出張申請を予約制にする理由とは?

①時間、場所の制約上、1日の受付可能人数に上限があるため
出張申請の実施場所としては、商業施設や、公民館、地元企業が多いというが、期間を限定した特設会場となるため、時間・場所の制約が発生する。そのため予約制にして事前に利用者を把握する必要があるのだという。

②ID付申請書を持っていない住民に対してもマイナ・アシストを使って申請補助を実施するため
マイナ・アシストを使ったオンライン申請の場合、ID付申請書を利用することでスムーズに申請ができる。
しかし、無くしてしまっていたり情報が古かったりと利用者によって状況がさまざまであることから、最新のID付申請書を自治体側で出力し、持参する方が効率的だという場合もあるという。

ここでポイント!

23桁の申請書IDを手入力することもできるマイナ・アシストであるが、ID付申請書の2次元コード(QRコード)を読み取った方がミスなく簡単に申請ができる。

ID付申請書がない場合、庁舎内であれば統合端末から新しく出力が可能であるが、そうした設備がない場所で出張申請を実施する際は、紙での申請補助となる。
その場合、利用者の状況によって申請方法を2つ用意する必要があり、さらに持ち帰りの作業が発生することになる。

すべての申請補助をマイナ・アシストを利用した方式で統一するには、ID付申請書を事前に出力して持っていくか、確実に持参いただくよう事前に案内することが重要になる。

出張申請で申請時来庁方式を採用する理由とは?

①ご年配の方にメリットが!
ご年配の方の中には、自分ひとりで申請することが難しかったり、自治体の庁舎に行くことにハードルを感じている方も多い。そのため、公民館等で実施される出張申請が人気だという。その際に申請時来庁方式で案内できることによって、マイナンバーカードの受け取りのハードルを下げることができ、住民サービスの向上にもつながる。

②働く世代にもメリットが!
出張申請の際に申請時来庁方式で受け付けてもらえることは、働く世代にも大きなメリットがある。例えば企業への出張申請時に申請時来庁方式が採用されていれば、本人限定受け取り郵便にて自宅に届くので平日の開庁時間に受け取りに行けない場合でも簡単に受け取れるようになる。

③さらに、ファミリーにもメリットが!
家族全員が同じタイミングで申請できることはもちろん、再度全員で予定を合わせて庁舎に受け取りに行く必要がないため、実際、ファミリーでの利用も増加しているのだという。

申請時来庁方式のメリット

現在、交付時来庁方式の場合、新型コロナウイルスの影響もあり予約制を取っている自治体が多い。実際、横浜市や練馬区では予約制(一部除く)をとっている。(2020年11月現在)
そんな中、自治体によっては今年の休日の予約枠がもうすでに埋まってしまっているなど、マイナンバーカードの受け取りのハードルが高くなっている状況もあるようだ。

平日の開庁時間に受け取りに行くことが困難な場合、数か月マイナンバーカードを受け取ることができない、ということも考えられる。
一方、申請時来庁方式であれば、申請時に自治体の窓口もしくは出張申請会場に行く必要はあるが、本人限定受け取り郵便で自宅にマイナンバーカードが届くため、受け取りのハードルをぐっと下げることができる。

また、自治体側にとっても、「交付前設定」等の発送前の手続きはあるものの、本人限定受け取り郵便で発送することができるため、交付時来庁方式に特有の業務である「交付通知書の発送業務」や「受け取りに来ない人の管理」をする必要がなく、業務負荷が減るという。

ここでポイント!

今回、マイナ・アシストの運用方法についてヒアリングする中で、住所変更などの別件で来庁した人に対して申請補助を積極的に案内しているという話があった。

その際申請時来庁方式で受付をすることで、再度来庁していただく必要がなくなり来庁者の数を減らすことにつなげているという。

マイナ・アシストは早くて簡単

マイナ・アシストに関しては「メールアドレスの入力やトリミングが不要で早くて簡単」と、操作面を評価する声が多く聞かれた。
また、導入をきっかけにオンライン申請に切り替えたというケースも多く、顔写真等の貼り付けや代理投函等の事後処理が必要なくなりその場で申請が完了できることを喜ぶ自治体もあった。

また、オンライン申請にできたことで、紙での申請補助時特有の顔写真の出力がいらないため紙代やインク代の節約になったという声もあった。

ここでポイント!

①マイナ・アシストは「申請補助」に特化している!
 通常のオンライン申請は「操作者=申請者」のシステムとなっており、申請補助で利用する際には申請の
 責任区分が不明瞭になることも。
 マイナ・アシストは自治体の運用フローにあわせた利用規約等の設定が可能なため、安心して申請補助に
 利用可能。
 万が一の不備通知も申請者に直接届くため、申請補助終了後のメールのチェックも必要ありません。

②申請時にメールアドレスの入力や顔写真のアップロードが必要ない!
 従来のオンライン申請に比べて申請フローが短く、簡単!
 そのため、申請にかかる時間をおよそ1/3の時間に短縮できます。(DNPアイディーシステム調べ)

マイナ・アシストを販売開始した当時、全国的な交付率は14%(2019年9月16日現在)と低水準であったこともあり、マイナ・アシストを申請率UPのためのツールとしてご紹介していた。
しかし、マイナンバーカードの申請需要が急激に増加している今、マイナ・アシストを“急激な申請需要に対応するためのツール”として活用しているという自治体が多かった。

ある自治体では、マイナ・アシストを利用した出張申請の予約枠を1日400人としているというが、毎回満員となるという。
マイナ・アシストを利用しない場合は、この予約枠は維持できないと担当者は話す。
「これからさらに出張申請の需要が高まると思う。その時にマイナ・アシストがあれば数をこなせるのではないかと考えている。」

DNPマイナンバーカードオンライン申請補助端末マイナ・アシスト®で、個人番号カード、マイナンバーカードをオンラインで簡単に申請ができます。タブレット端末1台で、個人番号カード交付申請書ID(QRコード)の読み取りから、顔写真の撮影、申請内容の確認、個人番号カード、マイナンバーカードのオンライン申請までワンストップでサポートします。 さらにオプション品との組み合わせで、マイナポイントの予約(マイキーIDの発行)や本人確認業務も行えます。

DNPマイナンバーカードオンライン申請補助端末マイナ・アシスト®

ある自治体の運用フロー

~マイナ・アシスト×申請時来庁方式で最速交付へ~
従来のオンライン申請の方法よりも申請までのフローが短く簡単なマイナ・アシストを利用することで、一人当たりにかかる申請時間を短くすることができる。
さらに、申請時来庁方式で受け付けることで、下図の通り、受付から最短3週間で交付が可能なのだという。

1受付、2本人確認/コピー、3交付申請書発行、4暗証番号設定依頼書に記入、5マイナアシストで申請補助、6個人番号カードの申請完了。申請から申請完了まで約20分。7カード到着。約2週間。8仕分け、9検品、10交付前設定、11暗証番号設定、12郵送。カード到着から郵送完了まで約1週間。個人番号カードの交付完了。

申請フロー図


申請者のメリット
必要なのは本人確認書類のみ(顔写真の持参も必要なし)で、来庁回数は1回のみ。

自治体のメリット
マイナ・アシストでオンライン申請+申請時来庁方式なら、申請後最短3週間で交付可能。

最後に

今後マイナンバーカードの新規申請の需要はさらに高まる。新規申請の波が終わっても、「再交付」や「更新申請」は交付枚数に比例して増加する。

政府がマイナンバーカードの活用を促進している今、各種申請補助にかかる業務負荷を軽減できるマイナ・アシストの導入を検討してみてはいかがだろうか?

オンラインデモで実感!

インターネットに接続できるパソコンやスマートフォンがあれば簡単に参加可能です。

ご参加希望の方は、「マイナ・アシストのお問合わせ」ボタンからお申し込みください。オンラインデモのご案内URLを送付いたします。

■実施日
 2021年6月2日(水)、9日(水)、16日(水)、23日(水)、30日(水) 

 2021年7月7日(水)、14日(水)、21日(水)、28日(水)

■開始時間
 16:00 ~ 17:00(全日程共通)


■お申し込み方法
1.「マイナ・アシストのお問合わせ」ボタンを押下してください。
2.「個人情報の取り扱いについて」画面にて、下部の「同意する」にチェックを入れ、「入力画面に進む」ボタンを押下してください。
3.「お問合わせ内容入力フォーム」画面にて、の必須項目をすべて入力し、「確認画面に進む」ボタンを押下してください。
※「お問合わせ対象」は「その他」を選択し、「お問合わせ内容」に「オンラインデモ:●●月●●日希望」(日付は上記実施日)とご入力ください。
上記実施日時以外をご希望される場合は、「お問合わせ内容」に「オンラインデモ実施日外:●●月●●日●●時~●●時を希望」とご入力ください。
4.「お問合わせ内容の確認」画面にて、入力内容を確認し、右下の「この内容で送信」ボタンを押下してください。

マイナ・アシスト通信Vol.1ダウンロード

「マイナ・アシスト通信Vol.1(0.44MB)のダウンロードはこちら」ボタンからPDF版のダウンロードが可能です。

マイナ・アシスト通信Vol.1のイメージ

マイナ・アシスト通信Vol.1のイメージ

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【メディア掲載情報】
・2020年12年7日 時事ドットコムニュースの自治体便りに掲載されました。「【マイナンバーカード申請支援業務ご担当者様向け】マイナ・アシストの活用方法を大調査!株式会社DNPアイディーシステムが「マイナ・アシスト通信 Vol.1」を発刊しました=株式会社DNPアイディーシステム」

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