膨大な保管資料の利活用

[法人向け]資料の電子化・デジタルアーカイブ

紙の書類や製本された資料、写真やネガ・ポジといったフィルム資料、8ミリビデオなどの映像・音声の記録媒体……。会社の倉庫に眠っている大量のアナログ資料を整理整頓(アーカイブ)して、まるごとデジタル化します。



資料電子化のメリットと技術を一気読み!
デジタルアーカイブ「お役立ちコラム」はこちらから

大量の書類でこんな経験をした事ありませんか?

資料を保管するために場所を借りるといったコスト面の圧迫も…。

整理していたとしても、いざ必要なとき、探すのに手間がかかる。
貴重な資料をもっと有意義に活用したい。

大切に保管していたとしても紙焼けや折れ、シワが心配。

DNPの デジタルアーカイブなら
資料の保管や利活用に関するお悩みをまとめて解決!

MENU

DNPの デジタルアーカイブだからできる高品質なサービス

(1)原稿仕分け

通常はデジタル化する内容をお客様自身が選定し仕分けるかたちとなりますが、DNPではアーカイブ化も考え、お客様の倉庫へ出向き、最適な形で原稿の仕分けを行います。

(2)セキュリティ便配送・納品

DNPではお客様の大切な情報をセキュリティ配送システムを活用し、「安心・安全」に配送します。

(3)スキャニング~デジタル生成

映像・音声データや図面のような大きいデータまで最適なスキャン機器を選定し、お客様のニーズに合わせてデジタルデータを生成します。

(4)データベース化

DNPの デジタルアーカイブは資料を見たいときに手軽に見れるように、データベースシステムをご提供します。

導入企業様から満足のご評価を多数いただいております。

資料室に保管されてる労働組合執行会議議事録など23,000枚の紙文書を電子化していただきました。デジタルアーカイブ化したことにより、グループ会社の労働組合に対しての情報共有が簡単になりました。

「紙文書の電子化&システム化」の詳細はこちら

各拠点で保管・使用されている「システム仕様書」「プログラム設計書」など、バインダ10,000冊(約300頁/冊)、合計約3,000,000頁のスキャニングを行ってもらいました。
検索機能も特化しており、非常に使い勝手が良いです。

「バインダファイル文書類の電子化」の詳細はこちら

契約書800万枚の電子化をしてもらいました。今まで、共有化できていなかった契約内容がお客様や各拠点と共有化できたことにより、業務運用の効率化に結びつきました。

「バインダファイル文書類の電子化」の詳細はこちら

よくいただくご質問

書類のほかどのようなものがデジタルアーカイブ化できますか?
カタログや図面、製本等、綴じられた資料、ネガ・ポジフィルムや映像テープ・フィルムといった映像データから、音声テープ・フィルムまでデジタルアーカイブ化が可能です。

重要書類 カタログ 図面 地図 製本など、綴じられた資料

ネガポジフィルム 映像テープ フィルム 音声テープ フィルム

会社移転に伴い、旧オフィスの書庫にあった資料を置くスペースがない。データの一時預かりは可能ですか?
可能です。引越の日程を考慮し、アナログ資料を一括でお預かりし、デジタル化作業をすすめることもできます。
会社の記念誌作成のため、アナログの資料を整理したい。
DNPではデジタルデータ化のほか、編纂作業もお手伝いさせていただきます。
何十年分の契約書がいよいよ書類棚に収まらなくなった。どれが不要か精査するのも難しい。
「e-文書法」の改定もあり、様々な書類のデジタルデータ運用がしやすくなってきました。しかし既に紙で運用されたアナログ資料は残ったままです。DNPでは「文書情報管理士」(JIIMA認証)が、e-文書法を考慮した文書コンサルティングを行い、必要・不要の判断や、管理方法のご提案を行います。
大量のアナログ資料のデジタル化、あまりにも多すぎて業者さんに断られた!
数十万冊の冊子のデジタル化をクオリティ高く実現、って無理難題?
DNPでは印刷技術のノウハウを持った大規模電子化工場を保有しております。印刷物を作る品質で、短日程で、適切に作業を行います。大量な作業が必要な場合は、プロジェクトチームを別途立ち上げ、専任チームで作業を行うことも可能です。ぜひご相談ください。

納品までの流れ

STEP:1 倉庫を圧迫している保管資料を確認

STEP:2 整理、利用活用のコンサルティング

STEP:3 スキャニング

STEP:4 データ加工

STEP:5 データ保管・検索システムの構築

STEP:6 納品

実績・事例

戦中期の日本を代表する国際通信社「同盟通信社」の貴重な史資料を所蔵する、公益財団法人 新聞通信調査会の事例をご紹介します。

資料室に保管されている議事録など23,000枚の紙文書を電子化。地方各地の拠点と情報共有を図るための閲覧システムを構築しました。

各拠点で保管・使用されている「システム仕様書」「プログラム設計書」などをスキャニング+テキスト化を行い検索しやすい情報を付加して納品を行いました。

契約書800万枚の電子化を各拠点から検索閲覧するために、必要な情報の付与や、カテゴリごとのフォルダ階層化を行いました。

お役立ちコラム

紙の情報をデジタル化するだけでは雑多なデータが増えていくことになります。文書や資料を電子化するというのはどういうことなのでしょうか。

紙とデジタルデータでは、紙のほうが圧倒的に長期間の保存に向いています。しかし、それにも勝る利便性がデジタルデータにはあります。

会社法や税法等で保存義務が定められている一部の文書をデジタルデータで保存を認める法律『e-文書法』。しかし、適用範囲が複雑で難しいのです。

古い書物や資料を所蔵する公的機関等では、デジタルアーカイブ化を積極的に進めており、そのデータを活用してオンライン上で公開している機関もあります。

今回は、デジタル化に欠かせない機器「スキャナ」についてご説明。機器の選定基準には、まず対象物の形状がポイントになります。

対象物のスキャニング後、保存する際のカラーモードを選択。カラーとモノクロ、それぞれの特徴を紹介していきます。

スキャンをして画像補正を済ませたら、納品用データを作る工程に進みます。その際、重要となるのが解像度です。

DNPのデジタルアーカイブは電子化しただけでは終わりません。最後に「使いやすいデータ」に仕上げるための大切な工程があります。

現場レポート

限られた社員しか入れない高セキュリティエリアで行われている作業の一旦を特別に写真付きでレポート。今回は、独特の風合いが特徴の「ちりめん本」です。

第二回目は「ネガ・ポジフィルム」の電子化作業をご紹介。劣化・退色しているケースも多い昔のフィルムに、適正な補正を加えつつデジタル化していきます。

第三回目の対象物は「大判設計図」をデジタル化する現場に潜入。大きいサイズに対応するだけで無く、図面や文字を鮮明にするための工夫もしています。

資料ダウンロード

デジタルアーカイブは、容量が軽ければ良いわけではなく、用途に合った“使えるカタチ”にしておくことが大切です。

「資料の電子化・デジタルアーカイブサービス」を支えるDNPの機器や設備。本資料では非公開のセキュリティエリアにある機器や設備を特別にご紹介します。

書類の電子化を考える上で、避けて通れないのが「e-文書法」に代表される法制度の知識です。電子帳簿保存法を例に、書類の電子化の基本をご紹介。