企業が持つ膨大な資料をデータ化し、情報資産の活用を促進

DNPの企業情報アーカイブソリューション

「企業情報アーカイブソリューション」は、企業が持つ膨大な資料を分別、データ化して保存し、情報資産の活用を促進することを目的にしています。資料の保管状況の調査、最適なアーカイブ構築の手法などをトータルに提案。所有する文書・画像・映像資料など、さまざまなアーカイブ資産を幅広い用途に利活用するために、最適なデータベースの構築や利活用の全体計画策定から展開までをメニュー化して提供します。

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背景

DNPでは、多くの企業や団体の社史・周年史の編纂を半世紀にわたって支援させていただいてきました。​そこでよく目にした光景として、どの箱にどんな資料が入っているか、内容物を明確化した目録を作成して資料を保管されているケースは稀で、場合によってはオフィスの移転の際に廃棄されてしまった、などといった残念なケースも見受けられました。
「重要な資料」として収集した情報が眠っているのは、大きな損失であると考えています。​

DNPの考えるアーカイブとは

「企業・団体の活動記録を資料として収蔵しておくこと」にとどまるのではもったいなく、これまでの企業・団体活動の証を利活用することが重要です。
DNPでは、企業・団体の歴史を、現在あるいは後世の視点から正しく俯瞰するうえで必要なエビデンスが、単に保存・保管されているだけではなく、常に利用できるような状態に保たれており、企業活動を続けていくうえで有効な資産として活用できるしくみが、アーカイブの正しい姿であると考えています。​
企業・団体の今までとこれからを理解してもらうために、アーカイブのリソースは欠かせず、アーカイブデータを広範囲にわたるブランディング施策に展開することが必要です。

アーカイブ構築の流れについて

以下のような手順でアーカイブ構築のご支援をしております。

alt="アーカイブ構築の流れ,調査・収集,整理・保管,データベース構築,登録情報の利活用”

アーカイブ構築企画・コンサルティング
アーカイブ構築の方法や手順、運営の方法などについてコンサルティングを行います。

資料整理
収集された資料の全容が把握できるリストの作成を行います。

各種資料デジタル化作業、資料修復・保存処置、保存器材ご提供
上記のリストを基に、デジタル化や保存処置が必要なものを特定し、作業を行います。

データベースへの一括登録作業
詳細情報のリストとのデジタル化を行ったデータを一括登録用フォーマットにまとめて、データベースに登録します。

DNPは、アーカイブ構築の川上から川下まで、ワンストップでご支援しています。また、アーカイブ構築の礎になるデータベースシステムを開発、ご提供するとともに、データベースに登録するデータ作成の支援を行っています。

アーカイブに特化したデータベース

「DNPコ-ポレートアーカイブデータベースシステム DualChives」を開発・ご提供しています。
詳しくはこちらをご覧ください。

コロナ禍でのアーカイブ構築

未曽有のパンデミックと戦う現在、企業としてどのような方針で、どのような対策を講じ、難局を乗り越えたかという記録は、未来にも起こりうる不測の困難に襲われた場合の指針にとして重要な情報となります。
また、地震や台風などの自然災害による重要な史資料の焼失流失・破損・散逸を防ぐため、BCP対策を講じることも必要です。
ニューノーマル時代の業務スタイルにおいて、出社して実物の史資料を探すのではなく、資料をデジタル化し、ネットワーク環境からアーカイブ資料を容易に利活用できるよう、環境を整えてみてはいかがでしょうか。

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