【バックオフィスサービス】DNPが持つ高いセキュリティ環境下で大量の機密文書を電子化

「機密文書」電子化サービス

お手持ちの大量の文書を電子化をすることで、「機密文書」を災害や紙の劣化から守り、情報の検索・閲覧性を高めることができます。 DNPでは、大切な情報をしっかりと守る高いセキュリティ環境下で、研究文書、設計図面、個人情報を含んだ文書など、大量の機密文書を電子化することが可能です。

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特長

高いセキュリティ環境で機密情報を管理します。

お客さまからお預かりするさまざまな機密情報を管理・取り扱うことを前提に設計された、高いセキュリティ環境(ソリューションセンター)を実際にご見学いただけます。

専任の企画設計担当が対応

お客さまの窓口となる営業担当とともに、専任の企画設計担当が「機密文書」の電子化にあたり、業務要件の整理を行います。

PoCを実施し、品質・費用・スケジュールをご提示させていただきます。

「機密文書」の保管状況や形状はさまざまです。まずはPoCを実施し、実際に品質、費用をご確認いただいた上で、本番作業の進行可否を判断できるスケジュールをご提示いたします。

サービス概要

➀機密情報の管理体制

DNPが保有する高いセキュリティ環境下にて、対象文書の受領から返却まで一貫して実施します。
お客さまの機密文書を安全・安心に電子化することが可能です。

②混在する「特殊な用紙」や「劣化した用紙」の電子化も対応

文書の保管状態および紙の種類ごとに、最適なスキャナー、最適なスキャン方法を選定します。
薄紙やトレース紙など、お客さまご自身では電子化が困難な用紙にも対応します。

③電子化する文書の事前仕分け作業にも対応

大量の「機密文書」を保有している場合、保管・廃棄すべき文書が混在し、
仕分けが困難になることがあります。
DNPでは、電子化作業の前に、文書の仕分け作業も支援できます。

電子化のメリット

①アクセス性が向上

古い文書は紙で保存されていることが多く、検索や閲覧に時間がかかります。
電子化により文書の検索性が向上し、スムーズに閲覧、利活用できます。

②情報共有が容易

電子化された文書は、複数の拠点から同時にアクセスし情報を共有することが容易になります。

③保存性が高まる

紙文書は劣化していきます。電子化することで過去の貴重な情報資産の保存性が高まります

④スペースの節約

紙文書を保存するためには多くのスペースが必要となりますが、 電子化により保管スペースが削減できます。

⑤バックアップが容易

紙文書バックアップには、コピーが必要になりますが、 電子化することでバックアップが容易になります。

サービス提供事例

国内メーカー:数十年にわたり、紙で保管している大量の「機密文書」を電子化(約30万ページ)
※複数開発拠点で保管する「機密文書」の電子化による利活用推進

機密文書をお預かりし、スキャニングを実施します。属性情報をテキスト化して画像データに紐づけ、データ納品いたします。

お問合わせ

事前にご状況等をヒアリング後、お見積りさせていただきますので、以下よりお問合わせください。

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