「デジタルアーカイブの予備知識(4)〜データベース(検索システム)編」

印刷会社社員によるコラム 第8回

スキャン、画像処理を経て、画像データを保存すればデジタル化は完了ですが、DNPのデジタルアーカイブにはもうひとつ大切な工程があります。それが、デジタルデータを「使いやすいデータ」に仕上げるデータベース(検索システム)化です。今回はデータベース化の内容について詳しくご説明します。

  • デジタル化だけで終わらないDNPのデジタルアーカイブ
  • データベースの形態は、ご要望に合わせて選べる
  • 金融分野で豊富な実績があるDNPならではのセキュリティ対策

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「使いやすいデータ」に仕上げる最後の工程

デジタル化されただけのデータはただの雑多なデータに過ぎません。検索や共有の仕組み、権限付与といった機能があって初めて、新たな価値を生むデジタルアーカイブとなります。

お客様がすでにデータベースを運用されている場合は、運用ルールに合わせたフォルダ構成やファイル名、容量を調整して納品いたしますが、もしデータベースをお持ちでない場合は、以下のオプションがあります。

別売りのデータベースシステムをご用意し、デジタル化したデータを格納して納品します

DNPのインターネットデータセンター(IDC)にてデータをお預かりし、クラウド経由でデータベースをご提供します。

お客様のご要望に合わせて1からシステムを構築します(納品型、預かり型のどちらでも対応可能)。
既存システムとの連携や社外部向けに公開するデータベースなどを希望される場合に多いタイプです。

完成したデータはポータブルHDDなどのパスワードロックが掛けられる任意のメディアに保存し、原状復帰した原本と一緒にご返却いたします。パスワードが掛けられないCD、DVDなどの光学メディアや、ネットワーク経由の納品には対応していません。こうしてデータが無事に納品され、運用が開始されると、デジタルアーカイブ化の完了となります。

金融分野で豊富な実績があるDNPならではのセキュリティ対策

DNPでは、重要文書であっても安心しておまかせいただけるよう、セキュリティには特に気を使って環境を整えています。

例えば、デジタル化から納品データ作成までの一連の流れは、専任の社員のみが入室できるハイセキュリティエリアで行っています。また、配送にはグループ会社のDNPロジスティクスによるセキュリティ便を使用。セキュリティ便とは、専用の袋をシールで封緘したもので、ご担当者本人でなければお渡ししません。

こうしたセキュリティ対策には、長年にわたり金融機関の帳票印刷などを手がけてきたDNPならではのノウハウが活かされています。

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対象物のスキャニング後、保存する際のカラーモードを選択。カラーとモノクロ、それぞれの特徴を紹介していきます。

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スキャンをして画像補正を済ませたら、納品用データを作る工程に進みます。その際、重要となるのが解像度です。

「この事例で導入した製品・サービス」

紙の書類や製本された資料、写真やネガ・ポジといったフィルム資料、8ミリビデオなどの映像・音声の記録媒体……。会社の倉庫に眠っている大量のアナログ資料を整理整頓(アーカイブ)して、まるごとデジタル化します。

この記事の紹介社員

大日本印刷株式会社 出版メディア事業部 抜井 英昭

「⽂書情報管理⼠1級」の資格を持ち、数多くの電⼦化案件に携わってた熟練者
電子化の運用方法からご提案します。気になることがあればぜひお問合わせください︕