［法人向け］資料の電子化・デジタルアーカイブの記事

紙の情報をデジタル化するだけでは雑多なデータが増えていくことになります。文書や資料を電子化するというのはどういうことなのでしょうか。

紙とデジタルデータでは、紙のほうが圧倒的に長期間の保存に向いています。しかし、それにも勝る利便性がデジタルデータにはあります。

会社法や税法等で保存義務が定められている一部の文書をデジタルデータで保存を認める法律『e-文書法』。しかし、適用範囲が複雑で難しいのです。

古い書物や資料を所蔵する公的機関等では、デジタルアーカイブ化を積極的に進めており、そのデータを活用してオンライン上で公開している機関もあります。

今回は、デジタル化に欠かせない機器「スキャナ」についてご説明。機器の選定基準には、まず対象物の形状がポイントになります。

対象物のスキャニング後、保存する際のカラーモードを選択。カラーとモノクロ、それぞれの特徴を紹介していきます。

スキャンをして画像補正を済ませたら、納品用データを作る工程に進みます。その際、重要となるのが解像度です。

DNPのデジタルアーカイブは電子化しただけでは終わりません。最後に「使いやすいデータ」に仕上げるための大切な工程があります。

限られた社員しか入れない高セキュリティエリアで行われている作業の一旦を特別に写真付きでレポート。今回は、独特の風合いが特徴の「ちりめん本」です。

第二回目は「ネガ・ポジフィルム」の電子化作業をご紹介。劣化・退色しているケースも多い昔のフィルムに、適正な補正を加えつつデジタル化していきます。

第三回目の対象物は「大判設計図」をデジタル化する現場に潜入。大きいサイズに対応するだけで無く、図面や文字を鮮明にするための工夫もしています。

デジタルアーカイブは、容量が軽ければ良いわけではなく、用途に合った“使えるカタチ”にしておくことが大切です。

「資料の電子化・デジタルアーカイブサービス」を支えるDNPの機器や設備。本資料では非公開のセキュリティエリアにある機器や設備を特別にご紹介します。

書類の電子化を考える上で、避けて通れないのが「e-文書法」に代表される法制度の知識です。電子帳簿保存法を例に、書類の電子化の基本をご紹介。

の書類や製本された資料、写真やネガ・ポジといったフィルム資料、８ミリビデオなどの映像・音声の記録媒体……。会社の倉庫に眠っている大量のアナログ資料を整理整頓（アーカイブ）して、まるごとデジタル化します。