さいたま市様

「書かない窓口」の実現に向けて、BPRの効果検証を実施

大日本印刷株式会社(以下:DNP)と株式会社ガバメイツ、さいたま市は、同市の「自治体の窓口業務に関するBPRの効果検証」*1に関する協定書を締結し、2023年7月から、さいたま市西区役所の窓口業務(一部)を対象とした効果検証を実施しました。

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*1 さいたま市ホームページ → https://www.city.saitama.jp/006/014/008/003/012/004/p097713.html

2023年11月24日 公開

さいたま市西区役所外観

保険年金課窓口

BPRとは?

BPR(Business Process Re-engineering)は、既存の業務プロセスの課題等を明確にして、その解決を図ることであり、2025年度末までの実現をめざす「自治体情報システムの標準化・共通化」*2など、全国の自治体ではさまざまな行政の仕組みのデジタル化を進めており、その実現に向けてBPRの必要性が高まっています。

*2 総務省「自治体情報システムの標準化・共通化」→ https://www.soumu.go.jp/menu_seisaku/chiho/jichitaijoho_system/index.html

効果検証実施の内容

健康福祉部の窓口業務(一部)に関する「書かない窓口」の実現に向けて、以下の視点でBPRの効果検証を行い、その有効性を確認しました。

   ・他の自治体の業務プロセスをもとに、「現状業務(As-Is)」の整理・可視化

   ・業務遂行における問題点・課題等の抽出

   ・「現状業務(As-Is)」から、「あるべき姿(To-Be)」を描く

   ・ 「あるべき姿(To-Be)」から必要な施策案を考える

   ・ 対象課(西区役所)以外でも、BPRが業務効率化に資するかどうかを検証

○期間 : 2023年7月~2023年8月

○場所 : さいたま市西区役所健康福祉部

○実施手順 : 下記のSTEP1~3の流れで実施しました。

STEP1

「現状業務(As-Is)」の可視化ワークショップ
株式会社ガバメイツのGovmatesPit *3を支援ツールとして活用し、他の自治体の業務プロセスを参照し、現状の業務フロー・処理時間・対応人員等を可視化しました。

*3 GovmatesPit → https://govmates.jp/

ワークショップの様子

STEP2

「あるべき姿(To-Be)」のアイデア出しワークショップ
「書かない窓口」の実現というテーマのもと、市民サービスの向上と業務の効率化につなげるため、「現状業務(As-Is)」から課題等を抽出し、業務プロセスそのものの見直しを図りました。

STEP3

BPR研修
効果検証を行った西区役所以外でも、BPRが業務効率化に資するかどうかを検証するため、さいたま市の職員様向けに、BPRを活用した業務改善の手法ならびに、現状業務の可視化を体験していただく研修を開催しました。

研修風景

BPRの効果検証を通じて

さいたま市 行財政改革推進部 菊地様

さいたま市 行財政改革推進部 菊地様:
BPRを活用した業務フローの見直し方を学ぶことで、既存業務の量・プロセス・課題等を把握し、市民サービスの向上と業務の効率化につなげるためのきっかけとして最適な機会となりました。
具体的な事例も交えてご説明いただき、とてもわかりやすかったです。

さいたま市 デジタル改革推進部 谷田様

さいたま市 デジタル改革推進部 谷田様:
さいたま市では、「書かない窓口」によって、窓口での「書かない」や「待たない」などの行政手続に関する市民負担の軽減や業務の効率化をめざしています。
その「あるべき姿」を見据えつつも、単なる理想だけでなく、既存業務の量・プロセス・課題等を把握し、現実的なCan-Beを念頭に検討・分析・検証等を実施し、システム標準化の先のTo-Beをイメージして議論等を行ってきました。
引き続き、「システムの導入」と「BPR」の両輪で、本市の窓口におけるDXを推進してまいります。

今後の展開

DNPグループは、BPO・BPR関連のサービスの強化・拡大に向けて、 2023 年 1 月、専門のグループ会社「株式会社 DNP コアライズ」を設立しました。2025 年度末までに実現をめざす「自治体情報システムの標準化・共通化」に向けて、自治体の課題解決や業務改革の推進、生活者の利便性向上の実現などを支援します。

サービスの企画・販売元

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この事例で検証したサービス

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