イベントを成功させるカギは企画・集客・運営にアリ！
企画のコツや盛り上げアイデアを紹介

「ターゲットを明確に絞り込む」、「イベントのベネフィットを具体的に告知する」など、イベントを企画する際に、押さえておくべきポイントを3つご紹介します。

ターゲット層を絞り込むことで、イベントの方向性の基盤が固まりやすくなります。「どんなイベントを誰に向けて開催するのか」、「イベントを通してどんな層にどんなことを伝えたいのか」といった点をしっかり練りましょう。

イベントに参加することで、どのようなベネフィット（＝恩恵）があるのかを具体的にすることも大切。例えば販促を兼ねたイベントであれば、商品のサンプルの配布、セミナーや勉強会といったイベントであれば、「参加することで身につく知識・スキル」を分かりやすく告知するのがおすすめです。

2022年現在であれば、新型コロナウイルスの感染症対策も徹底することが大切です。飛沫感染防止の衛生グッズを取り入れたり、換気を徹底したり、スタッフの健康管理に気を配ったりといった配慮が重要。こうした感染症対策を徹底することも、イベント告知時のアピールポイントになります。

効果的に集客するための方法はさまざまです。なかでも、「参加・申し込みのハードルを下げる」、「ターゲット層を意識して広報する」といった手段は基本的かつすぐに実践できるテクニックです。

イベントに参加するにあたり、参加資格や条件が設けられていると、参加するまでの心理的ハードルが上がってしまいます。また、申し込みが面倒であっても同様です。ターゲットを絞ることは大切ですが、参加者側の心理的ハードルを極力軽減し、気軽に参加してもらえるような配慮も重要です。

集客したいターゲットを絞り込んだら、「ターゲットがどのようにしてイベントを知るのか」、「どのように申し込むのか」というアクションを想定します。その足取りに沿って、宣伝の方法を考えることが大切です。

宣伝の方法は、大きく分けてオンラインとオフラインの2種類に分けられます。それぞれの方法をターゲット別・イベント内容別にうまく使い分けることで、集客効果のアップが見込めます。

公式ホームページやブログで宣伝するほか、TwitterやFacebook、Instagram、LINEなどのSNSを活用したり、動画サイトを活用したりする方法が挙げられます。なかでも各種SNSは拡散力が高く、フォロワーや顧客に対してタイムリーにイベントの情報を届けられるという強みがあります。広く拡散されれば、これまでイベントに興味がなかった層や潜在層にまで情報が届き、思わぬ宣伝効果につながることもあります。また、メールマガジンの配信やリスティング広告（ユーザーの検索語句にあわせて表示されるシステムの広告）の配信も有効です。

チラシや郵送ダイレクトメールを使う昔ながらの宣伝方法です。新聞やフリーペーパーへの広告掲載、ポスティングなども、オフライン宣伝の一種だといえます。特定のエリアに狙いを定めて宣伝するのであれば、チラシのポスティングや街頭配布などが特に有効です。より広い範囲での集客を狙いたいのであれば、クーポンや割引券などを同封したダイレクトメールを活用すると良いでしょう。

特に若い世代を狙ったイベントであれば、SNSを通した拡散が効果的です。イベントのコンテンツ内容として、SNSで拡散・共有できそうなものをあらかじめ用意しておくと良いでしょう。なかでも、TwitterやInstagramなどではハッシュタグをつけて拡散効果を狙う宣伝方法が定番。ユーザーにイベント情報を拡散してもらうことで、口コミや評判が広まり、イベントが盛り上がっていきます。

ここでは、SNSで拡散・共有が成功したイベントの事例を3つご紹介します。ご紹介する事例はともに、DNPフォトイメージングジャパンが提供するマーケティングフォトブース®「sharingbox PRIME」が導入され、特別な撮影体験を実現できました。

株式会社オゾンコミュニティ HYSTERIC GLAMOURさまによって、2019年に行われたイベントの事例です。フォトブース「sharingbox PRIME」を導入したスタイリングイベントで、参加者は「sharingbox PRIME」によって写真撮影が楽しめるというイベントでした。また、撮影した写真データにハッシュタグをつけてInstagramへ投稿することでノベルティグッズがもらえるという特典も。その結果、多くの参加者が「sharingbox PRIME」で撮影した写真を投稿していました。これにより、イベント情報の拡散にも成功しています。

こちらは株式会社Mizkan Holdingsさまによるイベント事例。「撮影体験を通じて商品の認知度アップにつなげたい」、「ブランドのイメージアップのほか、イベント参加者との間の絆も作りたい」という意図で「sharingbox PRIME」導入に至りました。

イベント会場では、ぽん酢サワーを注文したお客様に「sharingbox PRIME」の撮影券をプレゼント。その撮影券を使って、写真撮影を楽しんでいただくという内容でした。撮影した写真はその場でステッカーとなり、ぽん酢ボトルに貼り付けられるという仕様に。オリジナルステッカーを使った、世界に1つだけのぽん酢ボトルをその場で簡単に作ることができ、好評を呼びました。

アーバンドックららぽーと豊洲の開業15周年を祝うイベントにて導入された事例です。「15周年記念ロゴを、巨大ロゴボードとしてお披露目したい」、「お客様の笑顔の写真を使ったアート作品を作りたい」という思いから、「sharingbox PRIME」によるフォトモザイクアート企画が立ち上がりました。

イベントでは事前募集した100名のお客様の写真データと、来館されたお客様の写真データを使用。モザイクアート用の合成写真と、お持ち帰り用の記念写真2枚を出力しました。モザイクアート用の合成写真には番号が割り振られており、番号にあわせてモザイクアートボードに貼り付けるという内容でした。イベント期間中には多くのお客様に写真を貼り付けてもらい、少しずつモザイクアートボードができあがっていく様子が楽しめました。

こちらでご紹介した「sharingbox PRIME」は、店頭販促のプロモーションをはじめとした各種イベントで採用いただいているフォトブース。お客様に楽しい撮影体験を提供することで、話題作りや集客・宣伝に貢献します。詳細は以下のページで紹介していますので、イベント企画で、拡散や共有を狙うことを検討されているご担当者はぜひ参考にしてください。

イベントの運営を成功させるカギは、事前の運営マニュアル作成やトラブル対策にあります。また、2022年現在であれば感染症対策をしっかりと盛り込むことも重要です。以下で、運営マニュアルの作成例やイベント運営を成功させるポイントを具体的にご紹介します。

イベントの運営にはさまざまな人が関わります。スムーズに連携するために、組織体制が一目でわかる「運営組織図」があると良いでしょう。その他、全体のタイムスケジュールとプログラムコンテンツ、各チームの動き、会場レイアウト、想定トラブルとその対応などといった内容を盛り込みます。「このマニュアルを読めば、誰でもある程度のイベント内容や進行方法がわかる」という状況にするのが理想です。

また、運営マニュアルには運営前・運営当日と時系列に分けた内容も盛り込みましょう。当日までに済ませておくべき準備やタイムテーブル、当日の受付や進行に関することなどを明確にしておくのがベストです。

2022年現在は、新型コロナウイルスの影響がまだまだ懸念されます。イベント運営を成功させるにあたって、感染症対策を盛り込むことは必須です。まずすべきことは、消毒の徹底。出入口となる部分には消毒液を設置し、スタッフや参加者が頻繁に接触する部位（ドアノブやテーブル、パネルなど）は定期的に消毒しましょう。また、入口付近に検温器を設置することも有効です。屋内イベントの場合は、定期的に十分な換気を行うことも忘れずに。セミナー系のイベントや商談スペースを設けているイベントでは、アクリルパネルやビニールなどをデスクに設置して飛沫感染防止対策を行いましょう。

イベント終了後の撤収作業や対応についても練っておきましょう。特に、イベントの効果測定作業は必須です。理由は効果測定を行うことで、次回開催するイベントの改善案を洗い出せるからです。来場者アンケートを取ったのであればアンケートの集計を行い、新規開拓や見込み客開拓イベントであれば名刺の整理、お礼のメール送信といった作業、イベントの結果をまとめたレポートの作成などを行います。

イベントを成功させるためには、企画だけでなく集客方法や運営方法もしっかり練る必要があります。例えば、企画内容の質が悪ければ、それに合った集客方法・運営方法も効果的に練ることができずイベントは盛り上がりません。

集客方法もきちんと考えて実行しなければ、思うように参加者を集められず、イベント効果が見込めなくなってしまいます。企画内容や集客方法の質が高くても、運営の質が低ければ来場者に不快な思いをさせてしまい、ブランドイメージが低下してしまうでしょう。企画・集客・運営、いずれかのひとつの要素が劣ってしまうと、十分なイベント効果を上げられずに終わってしまうのです。トレンドを調査したり、ターゲットを研究したりするなどして、これら3つの要素をしっかり練り上げましょう。

例えば、SNSで拡散しやすいコンテンツを導入し、イベントを盛り上げていくという方法があります。DNPフォトイメージングジャパンでは、これまでに培ってきたフォトサービスのノウハウを活かしたイベントフォトソリューションを展開しています。オフラインで実施するイベントの盛り上げや、そこからのマーケティング活用をお考えの方は、以下のページをぜひご覧ください！

※マーケティングフォトブースは、DNP大日本印刷の登録商標です。