資料の電子化によりテレワーク中の業務を円滑化

ブラザー工業㈱様ホームページ（外部リンク）

―――CSR＆コミュニケーション部での主な業務を教えてください
アーカイブ担当として、弊社の歴史や製品・サービスに関する社内・外からのお問い合わせに対し、社内の情報リソースを基にお答えしています。1947年から発行している弊社労働組合機関紙もお問い合わせ対応の貴重な情報リソースのひとつです。

(ブラザー工業株式会社　CSR＆コミュニケーション部　岩尾様)

―――電子化を実施する前の課題を教えてください
上記の労働組合機関紙は、我々のオフィスから離れたビルの書庫に保管されています。お問い合わせが発生した際には、事前に管理部署に訪問申請をした上で書庫に向かい、資料の閲覧をしていました。
しかし、この機関紙はこれまで電子化されていなかったため、テレワーク期間中は資料の閲覧ができなくなっていました。
また湿度・温度管理ができる特別な書庫ではないため、古い資料は劣化が進んでいました。

―――上記課題がある中で資料の電子化実施を決めた理由を教えてください。
以前より「電子化をしたい」という要望は、CSR＆コミュニケーション部の他、機関誌を管理している他部署からも上がっていました。ただ予算の都合や優先度の関係で、実施には至っていませんでした。
しかし、コロナウィルス対策の一環としてテレワークが進んだことにより、資料の電子化の必要性が高まりました。実際、テレワーク期間中に外部からお問い合わせを頂きましたが、資料の確認ができず回答が遅れてしまうという事案もありました。
「今やらなければ、次はいつになるか分からない」という危機感を上司と共有することができたので、実施に至りました。

(労働組合機関紙「ともしび」)

―――電子化を決定後、進行はスムーズに進みましたか？
発注決定後にお取引条件の確認等に時間がかかりました。
ただ、その後はセキュリティ性の高い移送方法や、進行具合が気になるタイミングで進捗報告があり安心してお任せすることができました。
発注から約1か月以内での納品というタイトなスケジュールの中、予定していた納期よりも早く納品されたので助かりました。
また、特殊なサイズ・形状の資料、汚れがある資料でも適正に電子化されていて良かったです。

(電子化のために資料を移送する様子)

―――実際に資料を電子化してみて、どんな効果がありましたか？
データが納品された直後に問い合わせが発生し、すぐに対応ができました。改めて資料の電子化を、今やっておいて良かったと思いました。電子化を要望していた別部署からも実施を喜ぶ声が届きました。
今回の電子化により
・紙の資料を削減し、社内スペースの確保に繋げられる
・資料を電子化したことで、複数の部署間で共有ができるようになった
・パソコン画面で閲覧可能になったため、資料の紛失・欠損の恐れがなくなった
・これから入社する後輩たちにも、歴史ある貴重な資料を受け継ぐことができる
・資料の共有範囲が広がり、活用の場が増えた
・判読しにくかった資料でも拡大することで掲載内容が容易に把握でき、改めて資料の価値を見直すきっかけになった
といった効果がありました。