今さら聞けない”デジタルアーカイブってなんだろう”

【印刷会社社員によるコラム 第1回】デジタル化というと、ただスキャンしてデジタルデータにすれば良いと思われるかもしれません。しかし、紙の情報をただデジタル化するだけでは、雑多なデータが増えていくだけに・・・・

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POINT

このコラムのポイント

  • 2011年の東日本大震災を契機に、デジタル化の動きが活発化
  • ただスキャンしてデジタルデータにすれば良いわけではない
  • 印刷事業で培った高度な画像処理技術が活きるDNPのデジタルアーカイブ

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そもそもデジタルアーカイブとは?

アーカイブは、日本語では「保存記録」や「公文書」と訳されます。そこから転じて「デジタルアーカイブ」は、重要文書や文化資源の情報を長期保存することを目的としてデジタル化することを指しています。日本では、2011年の東日本大震災を契機に、災害から文化財や古図書などの情報を守るためにデジタルアーカイブ化する動きが活発化しています。

また、民間企業においては、e-文書法(詳しくは第3回で紹介します)によってデジタル化が認められている文書の種類が決まっています。
※商法や税法などで保管義務が定められている一部の文書について、デジタルデータでの保管を認める法律

今後は保管しておきたい情報をデジタルアーカイブ化することが当たり前の世の中になっていくでしょう。


DNPのデジタルアーカイブ化はただのデジタル化ではない

デジタル化というと、ただスキャンしてデジタルデータにすれば良いと思われるかもしれません。しかし、紙の情報をただデジタル化するだけでは、雑多なデータが増えていくだけで、実は何の意味もないのです。デジタルアーカイブデータは、整理された生きたデータである必要があると考えています。

例えば、データの検索性。デジタル化の最大のメリットは、まとめて情報を閲覧できることと、内容を検索できることです。紙で保管していると目的の情報を探すだけでも時間がかかり、複数の文書にまたがっていればそれをまとめるのにもまた手間がかかり、作業コストとして大きな負担になります。

DNPのデジタルアーカイブは、ただデジタルデータ化するのではなく、情報に検索用タグなどを付けたデータベースもセットでご提供しています。また、デジタルデータも、長年の印刷事業で培った画像処理技術を生かし、画面上での可読性を高める処理や、再び紙に出力することを想定した画像処理も可能です。

この機会にぜひDNPのデジタルアーカイブについて知っていただければと思います。



このコラムで紹介した製品・サービス詳細

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紙の書類や製本された資料、写真やネガ・ポジといったフィルム資料、8ミリビデオなどの映像・音声の記録媒体……。会社の倉庫に眠っている大量のアナログ資料を整理整頓(アーカイブ)して、まるごとデジタル化します。



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紙とデジタルデータでは、紙のほうが圧倒的に長期間の保存に向いています。しかし、それにも勝る利便性がデジタルデータにはあります。

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会社法や税法等で保存義務が定められている一部の文書をデジタルデータで保存を認める法律『e-文書法』。しかし、適用範囲が複雑で難しいのです。


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