顔写真は個人情報！社員証の顔写真撮影における撮影データの適切な管理の必要性とは？

個人情報とは、生存している個人に関する情報で、特定の個人を識別できるもののことです。個人情報の保護に関する法律では個人情報について以下のように定義されています。

・当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む）

・個人識別符号が含まれるもの

具体例としては、名前や生年月日、住所、顔写真などが挙げられます。他にもマイナンバー、各種保険証の記号番号、指紋、DNAデータなども個人情報に当たります。またお店の会員番号など、氏名や住所と紐づけられているものも個人情報の一つです。

個人を特定できるものが個人情報なので、社員本人を判別できる顔写真は立派な個人情報に当たります。個人情報を取り扱う際はできる限り利用目的を特定し、その範囲内で利用しなければなりません。社員証用の顔写真は、正しい知識を持って適切に取り扱う必要があります。

社員証の顔写真撮影は、全社員の顔写真を集めて適切に管理・編集するという作業は想定以上に煩雑で、ミスを完璧に防ぐことはとても難しいと思います。
ここでは社員証の顔写真撮影におけるさまざまなリスクを紹介します。撮影時、データ加工、データ管理の3つの段階で起こりえるミスやリスクをまとめました。

社員証の撮影における顔写真の撮影や収集・管理は、個人情報の漏洩のリスクや収集作業の煩雑さがつきまといます。
それを軽減するためにできることをまとめてみました。

撮影対象者に対して、同じ条件（カメラ・照明・場所など）で撮影を行わなくては
均一な品質の写真を収集することが困難となります。
プロのカメラマンが撮影したものや証明写真であれば、均一な品質が見込めます。

画像の収集にはメールで送信させずに、画像をアップできる機能をもったアクセス制限された管理サイトを用意して、そこから直接アップロードさせれば流出リスクを防ぐことができます。

画像データの管理と加工時に個人情報の漏洩を防ぐには、取り扱う社員を限定した上で、管理するPCはアクセスを制限し、不特定多数がアクセスできないセキュリティの高いエリアや環境に設置して作業を行うのが理想です。

これらの課題をクリアしているのが、社員証に利用する顔写真の撮影や収集、管理を効率化できるDNP顔写真収集サービス with Ki-Re-iです。全国にある証明写真機で対象者が自分で撮影するので、カメラマンも不要です。
また、証明写真機はカメラや照明などが同じ条件なでので均一な写真を撮影、収集できます。

証明写真機で撮影したデータはクラウド上の専用サイトとで一元管理されるので、社員証の作成時に個人情報が漏洩するリスクを回避することができます。
管理サイトへのアクセスにはSSL通信とIPアドレスでの接続制限もしているので、情報セキュリティは万全です。個人情報保護の体制が適切であることを示すプライバシーマークも取得済みです。

面倒な画像の加工編集やファイル名のリネームの作業もありません。時間や手間も省けます。最短1週間の準備期間で撮影スタートできます。

個人情報・セキュリティの心配・業務の効率化をご検討されている方は、DNP顔写真収集サービス with Ki-Re-iをご検討ください！