神奈川県横須賀市様での導入事例

税の申告会場でマイナ・アシスト2を活用した
マイナンバーカード申請サポートを実施!

 マイナンバーカード(個人番号カード)は公的な身分証明書として使えるだけでなく、各種行政手続きのオンライン申請にも利用できます。例えば税に関する各種手続きをオンラインで行えるe-taxでマイナンバーカードを利用すれば、より早く簡単に税の申告が可能になります。
 今回実証実験にご協力いただいた神奈川県横須賀市様(以下、横須賀市様)では、税の申告会場でマイナ・アシスト2を利用したマイナンバーカード申請サポートを実施しました。実施に至るまでの背景やマイナンバーカード申請サポートの具体的実施方法について取材しました。
(2022年3月14日取材)

※【参考】令和4年度市・県民税申告受付日程・会場

神奈川県横須賀市データ

""

横須賀市役所の外観(南側)

""

横須賀市役所の外観(東側)

  • 人口:382,187人(2022年3月1日現在)
  • 実証実験期間:2月17日から3月10日(税申告受付と同日程)
  • マイナ・アシスト2の台数:1台
  • インターネット回線:ポケットWi-Fi
  • 取材にご協力いただいたご担当者様:
     横須賀市 市民部窓口サービス課 個人番号カード係 小島係長、江南様

申請数UPを目指して”マイナンバーカード申請サポート”を

 横須賀市様では2022年2月17日から3月10日に実施された税の申告受付にあわせてマイナンバーカード申請サポートを実施しました。その背景にはマイナンバーカードの申請数減少があったといいます。

 小島様「横須賀市では、2021年9月頃からマイナンバーカードの申請数が減少傾向にありました。そうした状況のなか、マイナンバーカードの申請サポート実施を検討し始めました。本庁担当者のみならず各行政センターの館長にも申請サポートの実施について相談するなかで、2021年の11月頃、税申告受付会場でマイナンバーカード申請サポートを実施することが決まりました。なぜ税の申告会場とあわせて実施することとなったかというと、人が多く集まるため、ふらっと立ち寄ってくれる人も多いのではないかと考えたからです。」

""
市民部窓口サービス課 個人番号カード係
小島係長

 
 小島様「実は税の申告会場での申請サポートの実施に先駆けて、2022年12月には一部の行政センターで出張申請(申請時来庁方式)を実施していました。その際は、タブレットを使って顔写真を撮影し、プリンターで顔写真を印刷、紙の申請書へ顔写真を貼り付けるといった方法で申請受付を行いました。1日で260件ほど受付けましたが、この方法だと1件当たりの処理時間が長く、職員を急遽増員して対応するほど大変でした。そこで税申告受付会場での申請サポートではマイナ・アシスト2を実証的に導入し、紙での申請との業務負担の比較を行うことにしました。」

横須賀市様がマイナ・アシスト2を知ったきっかけは?

 小島様「横須賀市に届いたチラシや業界紙での特集記事を見ていたので以前から知ってはいました。また、職員様同士の口コミや自治体専用ビジネスチャットツールでもマイナ・アシスト2が話題に上がるなど、マイナ・アシスト2を知る機会は多かったと思います。横須賀市では申請件数が落ち込み“何かしなくてはならない”と模索するなかで、マイナ・アシスト2製品ページのお問合わせフォームからオンラインデモに申し込みました。」

税の申告受付にあわせて申請サポートを行うまでの準備

""

マイナンバーカードの説明をする時に使用するチラシ

""

横須賀市独自で作成したのぼり

  • 税の申告受付を運営する税務部や会場となる各行政センターとの事前調整・段取り
  • 広報活動(広報紙やホームページへの掲載、行政センターへのチラシ掲示など)
  • 会場で利用するのぼりや什器・機器、消耗品などの準備
  • 受付業務フローの整理、従事者へのレクチャー
""
市民部窓口サービス課 個人番号カード係
江南様

 
 江南様「当初は、税の申告手続きで訪れた方がついでに申請サポートを利用するのではないか?という仮説を立てて税の申告受付会場で申請サポートを実施することにしました。ですが、実際のところ税の申告手続きのついでに利用された方は全体の2割ほどだったと思います。ほとんどの方が事前に配布された広報誌やチラシを見て申請に来た方でした。
 
 また、税の申告に来た市民と申請サポートを受けに来た市民が同時に来庁すると混乱を招く可能性もあることから、申請サポートの開始時間を税の申告受付開始時間よりも1時間あえて遅らせていました。しかし、それでも申請サポート開始の時間よりも前に来てお待ちになっている方もいるような状況でした。そのため、お待ちいただいている方に整理券を配るなど、運用しながら工夫していく部分もありました。」

申請数は15日間で合計928件!効率的な申請サポート方法をご紹介

 2月17日から3月10日まで開催された税の申告会場でのマイナンバーカード申請サポートでは合計928件の申請を受付けました。1日で90件を超える日もあるほど盛況のうちに終了した申請サポートの具体的実施方法について伺いました。

""

マイナンバーカード申請サポートの様子

""

横須賀市大津行政センターの外観

 小島様「今回の申請サポートは、職員3名で対応しました(下図参照)。まず職員Aの会場整備係が2次元バーコード付きの申請書の有無を確認しました。申請書を持っていればそのまま受付に進めますが、先に申請者がいた場合、待機場所で順番を待っていただきます。順番が回ってきたら、職員Bの申請受付係によってマイナ・アシスト2で申請を行い、申請内容の控えを印刷して市民にお渡しします。その後、隣の席に移動していただき、職員Cによりマイナンバーカードに関する説明と交付までの流れを案内しました。
 
 空いているときは、職員B、Cの2人でも対応は可能でした。しかし、混雑してきてからは職員Aの会場整備係による申請書の確認を行うことで、効率的な申請サポートを行うことができたと思います。また、職員Aの会場整備係のところで申請書を持っていないとわかった時には、申請サポートの実施場所は行政センターですので、同じ管内にある窓口で申請書を発行していただければ対応できました。申請書を持参していないからと申請を諦める方はほぼいなかったと思います。」

<横須賀市様の申請フロー>

職員A:1.2次元バーコード付きの申請書の有無確認/有→申請ブースにご案内、無→同じ管内にある窓口にて発行してもらう。待機場所で椅子に座って順番待ち。撮影用背景(ついたて)のところに座る。職員B:2.マイナ・アシスト2で申請、申請控えを印刷。職員C:3.マイナンバーカードに関する説明。出口側にのぼりを設置。

税の申告受付会場での申請サポートの流れ

  • 交付時来庁方式
  • 持ち物は2次元バーコード付きの申請書のみ
  • 職員3名で対応(分業制)
  • 申請時間:1人当たり約5分~10分

 小島様「今回の申請サポートは、マイナ・アシスト2を用いて申請書の2次元バーコードを読み取り、顔写真をその場で撮影して申請するオンラインでの方法でした。しかし、なかには紙の申請書に必要事項を記載して持ってきてくれる方や顔写真を持参する方もいました。その場合は紙の申請書での申請サポートを行いました。また、申請サポートをするなかで、電子証明書やマイナポイントについて質問を受けることも多く、自分で申請できる方でも電子証明書やマイナンバーカードのメリット、マイナンバーカードの活用方法を理解した上で申請したいというニーズがあることがわかりました。」

出張申請時に準備してあると便利なもの

手鏡

10年間同じ写真を使い続けるマイナンバーカード。顔写真撮影前に鏡で身だしなみをチェックできるようにすることで顔写真の撮り直しも少なくなり、1人当たりのサポート時間の短縮につながる!

老眼鏡

マイナ・アシスト2内の利用規約やマイナンバーカードに関する説明資料など、その場でご確認いただく資料もあるため、あると便利!

市民、自治体双方にメリットをもたらす“マイナ・アシスト2”

 小島様「紙での申請に比べ、マイナ・アシスト2からの申請は約5分で完了するので、その分1日当たりの受付件数を伸ばすことができるのは大きなメリットだと思います。2021年12月に実施した行政センターでの出張申請では、紙での申請で時間がかかり、待ち時間が長く、待ちきれず帰ってしまった人もいました。ですが、今回はあまりお待たせすることもなく受付けができたので市民サービス向上にも繋がったと思います。

 また、マイナ・アシスト2は顔写真撮影画面の補助線にあわせて撮影をし、大きさや明るさも簡単に調整できるので、顔写真の撮影もすごく楽ですし、撮影する時に流れる「はい、撮ります」の音声は、撮影の前と後が分かりやすく撮られる側も安心できるかなと思います。」

""

市民部窓口サービス課 個人番号カード係
小島係長(左)、江南様(右)

横須賀市の今後のマイナンバーカード申請サポートについて

 横須賀市様では、今後「マイナ・アシスト2」を2台導入予定です。

 小島様「申請サポート開催期間中、市民の方から「今回で終わりですか?」「本庁舎行ったら申請サポートは受けられますか?」という声もあったほど、申請サポートの需要が多くあることがわかりました。今後は、本庁舎で申請サポートブースを常設したり、各行政センターでの申請サポートをキャラバンで実施したりしていきたいと考えています。また、ショッピングモールなどの市民が足を運びやすい場所での申請サポートも検討しています。」

 マイナンバーカードの申請方法がわからない方やマイナンバーカード制度に関する疑問を解消しながら申請したいという方、「顔写真を撮ってくれるなら申請してみよう」と考える方に向けた“申請サポート”は引き続き需要が見込まれます。マイナ・アシスト2はインターネット回線と2次元バーコード付きの申請書さえあれば、庁舎内のみならず日常生活に身近な商業施設等でも申請することができます。マイナ・アシスト2を活用し、市民サービスの向上・業務効率化に是非お役立てください。

""

横須賀市 市民部窓口サービス課 個人番号カード係
小島係長(左)、江南様(右)

この事例で導入した製品・サービスの動画

製品の企画・販売元

※記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
内容について、予告なく変更することがあります。
本製品に関するお問合わせは、「マイナ・アシスト2のお問合わせ」ボタンをクリックし、必要フォームを入力の上ご連絡ください。

マイナ・アシスト/マイナ・アシスト2に関するその他の導入事例

「この事例で導入した製品・サービス」

関連製品サービス

その他の事例