宮城県仙台市様

短時間で申請可能なマイナ・アシスト®を活用。社会福祉施設等の出張申請受付で高齢者の方の負担を軽減!

宮城県仙台市様(以下、仙台市様)は、施設に入所していて市役所に来庁するのが難しい高齢者等を対象に「社会福祉施設等でのマイナンバーカード出張申請受付(以下、出張申請受付)」を実施しています。出張申請受付の一部業務を委託業者にお願いして「効果的な広報」と「円滑な申請支援」を実現させつつ、さらにシンプルな申請フローのマイナ・アシストで申請することで1人あたりの申請時間を短縮して高齢者の方の負担を軽減することができています。
出張申請受付を委託するメリットやマイナ・アシストを導入した効果について、市民局戸籍住民課の安倍様、菅原様、佐藤様にお話をうかがいました。(2023年10月27日取材)

本事例は、総務省発行の「令和5年8月フォローアップにおける先進事例」にも掲載されている事例です。

出典:総務省ホームページ 令和5年8月フォローアップにおける先進事例

本事例で活用されている「マイナ・アシスト」とは

マイナ・アシストのイメージ

マイナ・アシストは、マイナンバーカードのオンライン申請に特化したタブレット端末です。インターネット回線と個人番号カード交付申請書ID(QRコード)(以下、申請書ID)があれば庁舎外での出張申請受付でもお使いいただけます。申請書IDの読み取りから、顔写真の撮影、申請内容の確認と申請までをワンストップでサポートしてその場で申請が完了します。

マイナンバーカードの保有枚数率は74.3%以上

マイナンバーカード特設センター 入口

仙台市 安倍様:
仙台市では、交通の便が良く来所しやすい場所に「マイナンバーカード特設センター」を開設し、市内の商業施設等に設ける臨時ブースでもマイナンバーカードの申請支援を行っています。現在、仙台市ではこのような取り組みによって、マイナンバーカードの保有枚数率が74.3%(2023年10月末時点)を超え、すでに多くの市民にカードが行き渡っています。

申請したくてもできない高齢者を対象に「社会福祉施設等での出張申請受付」を実施

仙台市 安倍様:
仙台市では、引き続き市内の商業施設等での臨時ブースや仙台駅前にある「マイナンバーカード特設センター」で申請支援を行っていきます。さらに、商業施設やマイナンバーカード特設センターにも訪問することが難しい方などに対しての申請機会創出も積極的に行っていきます。具体的には、社会福祉施設等に入所している高齢者等向けのマイナンバーカード出張申請受付です。

「健康保険証廃止」が差し迫っている今、申請したくても申請できなくてマイナンバーカードを持てていないような市民が、日常生活で困らないように仙台市から市民の元へ赴いて申請を受け付ける取り組みを行っています。

市民局戸籍住民課 安倍様

2024年秋ごろに健康保険証が廃止、マイナ保険証へ一本化

政府は、2024年秋ごろに現行の健康保険証を廃止し、マイナンバーカードと健康保険証を紐づけた「マイナ保険証」に一本化する方針を掲げています。

委託業者とタッグを組むことで効率的で迅速な出張申請受付が可能

仙台市 安倍様:
施設に入所していて来庁が難しい高齢者等に対し、2023年8月から「社会福祉施設等での出張申請受付」事業を開始しました。出張申請受付の一部業務については委託業者が対応しています。

仙台市様の「社会福祉施設等での出張申請受付」の概要

出張申請受付事業開始日 2023年8月~現在
実施回数 5回
申請件数 64件
実施場所 社会福祉施設等(仙台市内有料老人ホーム等)
対象者 仙台市民
申請方法 マイナ・アシスト(オンライン申請)
申請業務委託の有無

※2023年10月27日取材時点の情報です。

仙台市 安倍様:
仙台市職員はマイナンバーカード申請に関する業務以外にも窓口対応等があり、出張申請受付に充てられる人員も限られています。こういった状況から委託業者には広報や施設との事前打合せ、申請に必要な物品の準備、マイナ・アシストを活用した申請支援までをお願いしています。

「社会福祉施設等での出張申請受付」に関する仙台市職員と委託業者の業務内容

仙台市職員

  • 当日の申請希望者情報をもとに申請書IDを出力し、持参
  • 申請時の本人確認
  • 暗証番号設定依頼書の確認

委託業者

  • 施設に対し出張申請受付実施に関するDM送付
  • DMを送付した施設へテレアポ
  • 出張申請受付を希望する施設との事前打合せ
  • 申請希望者情報の取りまとめ、仙台市職員へ共有
  • 申請に必要な物品の準備/搬入/搬出
  • マイナ・アシストによる申請

仙台市 菅原様:
今回委託した業者は、他の自治体での出張申請受付経験を活かして業務に取り組んでくれました。そのため、DM送付後のテレアポといった効果的な広報活動を行うことで、多くの施設を訪問することができました。また、出張申請受付当日まで丁寧に段取りを組んでくれるので職員としては安心して出張申請受付ができています。

仙台市所有のマイナ・アシストを委託業者に貸し出して申請してもらいました。経験豊富な委託業者による申請支援で1人当たりの申請時間はたったの15分程度で完了し、高齢者の方の負担を軽減できたと思っております。

市民局戸籍住民課 菅原様(左)、安倍様(右)

紙の申請で感じていた課題をマイナ・アシストで解決

仙台市 安倍様:
過去に実施した申請サポートでは、マイナンバーカード申請用紙を郵送する方法でサポートしておりました。そのため、職員がデジカメやタブレットで申請者の顔写真を撮影します。その後、顔写真をプリンターで印刷し、マイナンバーカード申請に適した大きさにトリミングして、申請用紙に貼り付けまで行います。その場で貼り付けとデジカメ内のデータ削除までの作業を行うので、申請者を待たせてしまうことが課題でした。

さらに、デジカメで顔写真を撮影する際には、補助線がないため、申請後にカード発行事業者(J-LIS)に「顔写真に余白が足りない」という理由で、マイナンバーカードとして不適切な写真とみなされ、不備となることがありました。不備になってしまうと申請者自身で再申請していただく必要があり、不備が生じないように細心の注意を払ってサポートしていました。

マイナンバーカードの申請方法

  • 郵送申請
  • マイナンバーカード総合サイトのオンライン申請
  • マイナ・アシストのオンライン申請
  • 証明写真ボックスからの申請

仙台市 佐藤様:
マイナ・アシストであれば、申請書IDの読み取り~写真の撮影~申請完了まで5ステップで完了するので、申請者を待たせることがなく、スムーズに申請できました。その場で1人ずつ申請が完了するので紙の申請であった顔写真の貼り間違いというリスクがなく、顔写真画像や申請書IDなどの個人情報はタブレット上に残らないので安心です。また、顔写真撮影も撮影画面に補助線があるため不備を未然に防ぐことができます。

さらに申請書への記入がないので、字を書くのが苦手な方にとって負担を軽減できます。寝たきりの方に対してはベッドに横たわったまま、シーツを無地にしてしわを伸ばしてマイナ・アシストで顔写真撮影をすることで問題なく申請が可能です。

マイナ・アシストの申請フロー図

社会福祉施設に入所する方へ円滑なマイナンバーカード交付のための工夫

仙台市 安倍様:
車いすに座ったままの方を申請するとき、顔写真撮影を行うと車いすの手押しハンドルが写り込んでしまいます。そんなときは、ハンドルが写らないよう無地の布を用意するなど工夫しています。

今後の対応予定

仙台市 安倍様:
引き続き、仙台市内の社会福祉施設等で出張申請受付の希望があればすべて回っていきたいです。これまでは社会福祉施設のなかでも有料老人ホームを多く回っていましたが、障害者支援施設に対する申請サポートも実施していきたいと思っています。施設利用がない高齢者等については個人宅訪問も検討していきます。

市民局戸籍住民課 佐藤様(左)、菅原様(中)、安倍様(右)

取材にご協力いただいた仙台市様の情報

  • 人口:1,097,814人(2023年10月1日時点)
  • 取材にご協力いただいたご担当者様:市民局戸籍住民課 安倍様、菅原様、佐藤様
  • マイナ・アシストの導入情報:2021年8月に3台、2022年3月に15台 計18台(マイナンバーカード交付事務費補助金活用)

市民局戸籍住民課 佐藤様(左)、菅原様(中)、安倍様(右)

市民局戸籍住民課 佐藤様(左)、菅原様(中)、安倍様(右)

製品の企画・販売元

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