「DNPかんたん操作RPA」を導入し、
業務を自動化して月間約100時間を削減
BPR（業務改革）の必要性という「気づき」も大きな収穫に

>>DNPかんたん操作RPA（DKSR）について詳しくはこちら

――RPAを導入した背景をお聞かせください。

当社では基幹システムのほか、注文管理システム、ワークフロー、グループウェア、人事管理システムなど、さまざまなシステムが稼動しています。しかし、すべてが連携しているわけではないため、業務のいたるところで人の手によるデータ集計作業や入力作業が発生していました。こうした業務を効率化するためのツールとしてRPAに注目し、DNPさんの「DNPかんたん操作RPA」を導入しました。

――人の手によるデータ集計作業や入力作業には、どういった問題があったのでしょうか。

主には3つの問題がありました。1つ目はヒューマンエラーが生じる可能性です。人の手で行う作業ですので、業務に精通したエキスパートであっても、仕事が立て込んでいるときや体調不良などのときは、ミスが生じてしまう可能性を否定できません。こうしたヒューマンエラーの可能性は、従業員にとって大きなプレッシャーとなっていました。

2つ目は他の業務に遅れが生じてしまうことです。データ集計作業や入力作業の多くは、コピー＆ペーストなどを多用する単純作業ですが、同じデータでも複数の種類があること、システムやパソコンの処理によって待機時間が生じることなどから、本来行うべき受発注業務などに影響が出てしまうことが珍しくありません。

3つ目は業務の属人化です。どうしても業務に慣れた人に任せてしまうため、属人化が進んでしまう傾向にありました。そうなると、担当者が急に休んだ場合、さまざまな業務に支障をきたすことになります。こうした3つの問題に加え、毎年、最低賃金が上昇している状況を考慮し、業務効率化によって生産性を高めるとともに、結果として人件費の最適化につなげたいという考えも、RPA導入の後押しとなりました。

――RPAを導入するにあたって、比較・検討は行われましたか。

RPAが注目され始めたばかりの頃、取引先からの紹介でRPAのトライアルを行いました。これが最初に行ったRPAの導入検討です。著名なRPAツールで機能も豊富でしたが、専門的な知識が必要になることもあってすぐに断念。我々が取り組むRPAとしては、ハードルが高いと感じました。

その後はさまざまな展示会に足を運び、RPAの情報を収集しながら当社に合うツールを吟味していました。RPAにノーコードという概念が広がり、ようやく導入できるRPAがあるかもしれないと思い始めた頃、当社の販促部門から紹介されたのが、DNPさんの「DNPかんたん操作RPA」です。「DNPかんたん操作RPA」はまさに我々が求めていたノーコードのRPAツールだったので、すぐに1カ月間のトライアルを実施させていただく運びになりました。

――トライアルから導入までのプロセスをお聞かせください。

トライアルは2024年9月から1カ月間、DNPさんの研修というサポート付きで始まりました。具体的には、最初に自動化したい業務とその業務に必要なアプリケーションの一覧をDNPさんに提出し、その一覧をもとにDNPさんと一緒に制作工程や優先順位などを協議。そして、制作するRPAを選定し、1回1時間前後、週1～3回ほどの研修を行っていきました。

研修はオンライン形式で、一緒に画面を見ながらハンズオンで行うスタイルです。制作フローや設定方法などをDNPさんにレクチャーしていただきながら、我々が手を動かしてRPAを制作していく実践的な研修ですので、「DNPかんたん操作RPA」の概要や機能などを体系的に、実務レベルで理解することができました。結果、この研修はRPAの理解度向上と「DNPかんたん操作RPA」のスキルアップに大きく寄与し、非常に有意義な時間となりました。しかも、継続的に伴走支援していただけるということでしたので、正式に「DNPかんたん操作RPA」の導入を決定させていただきました。2024年10月から「DNPかんたん操作RPA」は本稼動しています。

――実際に業務で稼動しているRPAを教えてください。

トライアルで制作したRPAを含め、現在は合計10個のRPAが稼動しています。そのなかの半分は設定したスケジュールで自動的に動作するRPAで、残りの半分は人が手動で動作を開始させるRPAとなっています。ここでは、3つのRPAを紹介させていただきます。

特売商品の情報を取りまとめる作業
トライアル後に制作したRPAです。チラシのデータをもとに1週間分の特売データを仕分けし、各取引先に通知する作業を自動化しました。特売商品はその週の目玉となるため、商品が入荷されていないとお客さまにご迷惑をかけてしまいますので、この作業を通じて事前に商品確保をお願いしています。多くの取引先と参照ファイルを扱うため、手作業では丸1日かかることもありました。特売データは通知期限が定められており、時間的な制約の中で確実に処理する必要がありましたが、RPA導入後はこの作業を1時間程度で完了できるようになりました。

AJS（オール日本スーパーマーケット協会）商品の発注業務
トライアル期間中に制作したRPAです。AJS商品の在庫データをExcelに取りまとめ、基幹システムに入力・発注する作業を自動化しました。主にはデータをダウンロードし、そのデータをコピー＆ペーストする作業ですが、数が多いため、これまではその作業に半日以上費やすことも珍しくありませんでした。RPAに任せている現在は、40～50分で終えることが可能です。その間、別の業務に携わることもできるので、大きな効率化を図れたと考えています。

ポイントカードデータをExcelに取りまとめる作業
トライアルで制作したRPAです。販促活動に役立てるため、ポイントカードの利用履歴データなどをExcelに取りまとめる作業を自動化しました。作業自体も大変ですが、パスワードが設定されているなど、取扱いがセンシティブなため、人に任せるよりもRPAで自動化した方がセキュリティは担保できると考えました。自動化はもちろんですが、Excelへの取りまとめが出勤前に終わっていることが大きな効果です。朝の業務開始からデータ共有できるため、その後の業務がスムーズになりました。

――「DNPかんたん操作RPA」導入後に得られた効果があればお聞かせください。

以下に定量的効果と定性的効果をお話させていただきます。

定量的効果：1カ月あたり100時間を削減
現在稼動している10個のRPAにより、月間で約100時間の作業時間を削減できています。間違いなく人が作業するよりも速く、ヒューマンエラーもありません。

定性的効果：業務の洗い出しで得られた気づき
今回、「DNPかんたん操作RPA」でRPA化できる作業を洗い出したところ、何年も変わらず引き継がれている業務が複数あることがわかりました。個人で変えていくことはできないため、仕方がありませんが、なかには、30年以上前から手順が変わらないまま継続している業務もありました。そうした業務のなかには、RPA化する前に業務プロセスや仕組みを見直すBPR（Business Process Re-engineering）が必要だと感じたものが少なくありません。つまり、そうした業務を改善し、そのうえでRPA化できれば、より大きな効率化が図れるということです。「DNPかんたん操作RPA」の導入でこうした気づきが得られたことは大きな収穫でした。

――「DNPかんたん操作RPA」に対する評価をお聞かせください。

やりたいことが明確であれば、RPAの制作自体は難しくはありません。大枠を我々で制作し、細かい設定のところはDNPさんに相談するフローで進めていけば、スムーズに制作することができます。ただ、応用を求めてしまうと、現在の我々のスキルでは正解がわからないときがあります。とくに条件分岐や繰り返し設定などのアルゴリズムは、スキルアップが必要だと感じます。そういう意味では、いつでもDNPさんに相談できる現在の環境は、今後も欠かせないと思っています。

――最後に今後の展望についてお聞かせください。

BPRの必要性に気づきましたので、まずは業務を整理していくことが先決だと考えています。そのうえで、従業員に大きな負担がかからないことを前提に、業務改善およびシステムに合わせる仕組みづくりを検討し、RPA化の流れを推進していくつもりです。

「DNPかんたん操作RPA」においては、AI-OCRとAIの機能をオプションで追加できるとDNPさんから案内をいただいています。AI-OCRに関しては、帳票をスキャンする業務のほか、人事部門におけるOCR業務で検討したいと考えていますので、ぜひ詳しい話を伺いたいと思っています。また、AIに関しても、RPAの制作方法をレクチャーしてくれるとのことでしたので、大変興味があります。

今後も業務に適したソリューションをご提案いただきながら、継続的に業務改善を推進していければと考えています。引き続き、今後ともよろしくお願いいたします。