【2026年6月施行】特定在留カード等・新様式導入に伴う、窓口業務への影響と対応方法について

2026年6月14日から、新たな在留管理制度に対応した「特定在留カード等」および「第二世代在留カード」の発行が開始されます。中長期在留者や特別永住者の方々は、これまで在留カード等とマイナンバーカードを別々に管理し、手続きも異なる窓口で行っていました。今回の法改正では、在留カードとマイナンバーカードの機能を一体化し、手続きを一元的に扱える仕組みとして「特定在留カード等」が新たに設けられます。制度の導入後は、市区町村の窓口で、従来の在留カードに加え、新たに発行される特定在留カードや第二世代在留カードが併存する形となり、複数のカード様式を扱う必要が生じます。

2026年6月14日より運用が開始される「特定在留カード」は、在留カードとマイナンバーカードの機能を1枚のICカードに集約したものです。在留外国人の本人確認と行政手続きの効率化が図られ、利便性の向上が期待される一方、カード仕様の多様化は自治体の窓口業務に新たな課題をもたらします。

特定在留カードを含むマイナンバーカード等の記載事項変更（追記業務）において、依然として情報の「手入力」が発生する場合、誤字や数字の転記ミスを完全に防ぐことは困難です。こうした入力・確認作業の長期化は、住民の待ち時間を増大させる直接的な要因となります。

新たなカード様式への対応には一定の習熟が求められるため、スタッフの習熟度の差が処理時間や正確性に直結します。結果として、窓口ごとの対応品質にバラつきが生じ、安定的かつ均一な住民サービスの提供が難しくなる懸念があります。

第二世代在留カードは、マイナンバー情報が記録されない在留カードとして、特定在留カードの取得を希望しない外国人の方に引き続き交付されるものです。券面デザインや仕様が変更されることから、従来のカードとの運用上の違いを踏まえ、実務では以下の点に留意する必要があります。

新制度では、これまで顔写真が不要だった16歳未満の子供についても、「1歳以上」から顔写真が掲載されるようになります。窓口では、これまで以上に多くのカードにおいて、写真と本人の顔を見合わせる「目視確認」の工程が発生します。特に成長の早いお子様の場合、写真との同一性の判断に時間を要したり、判定に迷ったりする場面が増えることが予想されます。

新様式では記載項目やレイアウトの見直しが行われるため、職員は「どこに何が書いてあるか」を瞬時に把握する感覚をゼロから身につける必要があります。繁忙期の窓口で、不慣れな新様式カードを扱いながら正確に事務を遂行することは、人的ミスを誘発する大きな要因となります。

2026年6月は、自治体窓口において複数の制度変更が重なる時期となります。まず氏名の振り仮名についてですが、2023年に改正法が公布されたことにより、2025年5月26日から戸籍や住民票に氏名の振り仮名が新たに記載されるようになりました。さらに、2026年6月頃（施行日未定）には住民票に記載された振り仮名をマイナンバーカードおよび署名用電子証明書に記載・記録することが可能となる予定です。この時期は、6月14日に施行される「特定在留カード」や「新様式の在留カード」の導入とも重なります。窓口では、転入・転居等の通常の住所変更手続きに加え、以下の対応が同時期に発生することが予想されます。

　①日本人住民への「氏名振り仮名の追記」（マイナンバーカード等への反映）
　②外国人住民への「特定在留カードへの切替・更新」（個人番号の確認を含む）
　③新様式在留カードへの「記載事項変更」

これらの多岐にわたる変更手続きを手書きで継続する場合、作業時間の増大や、重要情報の書き間違いといったヒューマンエラーのリスクが懸念されます。特に、マイナンバーや正確な振り仮名といった一度確定すると修正が容易ではない情報を扱う場面では、より確実な事務処理が求められます。

引越しや結婚、戸籍法改正に伴う振り仮名の追記など、カードの追記欄への記載業務は今後さらに増加します。DNPアイディーシステムが提供する「DNP券面プリントシステム」は、これらの情報をプリンターで印字することにより、手書きによる書き間違いや読み間違いといったミスを防ぐサポートシステムです。現在はマイナンバーカードや現行の在留カード等への追記に広く活用されており、煩雑な手書き作業をシステム化することで窓口の滞留を防ぎます。なお、2026年6月から導入される「特定在留カード等」への本格的な対応についても、順次準備を進めています。

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2026年6月は、新しい在留管理制度の開始とマイナンバーカードへの振り仮名対応が重なり、自治体窓口の業務が大きく変わる節目となります。これまでの住所変更や電子証明書の更新手続きに加え、フリガナの追記を希望される方や、特定在留カード等や第二世代在留カードへ切り替える方など、来庁される方の目的もこれまで以上に多様化することが予想されます。こうした多忙な時期においても、住民の方を長くお待たせせず、正確な事務を継続するためには、従来の「手書き」に頼った運用を見直し、デジタル技術を効果的に取り入れた業務の効率化が重要です。DNPアイディーシステムの窓口サポートソリューションは、新制度へのスムーズな対応はもちろん、窓口業務全体の「フロントヤード改革」を強力にバックアップします。円滑な窓口運営を実現するために、余裕を持った準備をぜひご検討ください。

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