社員の顔が見えることで、コミュニケーションは変わる。
ミスターマックス・ホールディングスさまに聞くDNP顔写真収集サービスwith Ki-Re-i 「プロフィール写真」導入の背景と効果

■企業名：株式会社ミスターマックス・ホールディングス

人事戦略部 教育・採用課長 坂田さま

坂田さま　近年、若手社員が本社に配属される機会や、中途採用で入社する社員が増えてきました。その一方で、店舗と本社の間では直接顔を合わせる機会が少なく、「誰がどの部署にいるのか分からない」「問合わせ先が分からない」といった状況が発生していました。
結果として、店舗側は“知っている人”に問合わせを集中させる傾向が強くなり、特定の人に業務が偏るという課題がありました。
こうした課題を解消するため、「社員の顔や情報を見える化し、コミュニケーションを円滑にしたい」という考えから、プロフィール情報の整備を検討し始めました。ちょうど創業100周年という節目でもあり、社内のつながりを強化する取り組みとして導入を進めました。
本取り組みでは、社員のプロフィール写真を人事システム上で管理・活用するとともに、将来的には社内ポータルなどで閲覧できる形で公開し、社員同士が互いを認識しやすい環境づくりをめざしています。

坂田さま　決め手は「利用のしやすさ」と「全国で撮影できる点」です。
当初は、カメラマンを手配する方法や、各拠点で撮影を行う方法も検討しました。しかし、広いエリアに拠点が分散しているため、コストや運用面で現実的ではありませんでした。
その点、このKi-Re-iの「プロフィール写真」サービスは既存の証明写真機を活用できるため、社員が都合の良い場所・タイミングで撮影できます。さらに、同じ規格・同じ品質の写真データを取得できるため、管理側から見ても非常に扱いやすいと感じました。

坂田さま　一番意識したのは「案内のわかりやすさ」です。実際に試験的に撮影してみると、表情の作り方や加工の程度によって仕上がりにばらつきが出る可能性があると感じました。
そのため、社員向けに操作手順や注意点をまとめた案内フローを作成し、画像付きで共有しました。

坂田さま　また、顔写真は個人情報であるため、社内での利用範囲や公開対象についても丁寧に整理しました。「どのシステムで利用するのか」「誰が閲覧できるのか」を明確にし、規定の見直しや社員からの同意取得を行っています。

【POINT】個人情報保護に配慮した運用設計

画像データを暗号化した通信回線で管理し、プライバシーマークを取得した高水準のセキュリティレベルのもと、安全に運用しています。
※DNPフォトイメージングジャパンは、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会より『プライバシーマーク』の認定を受けております。
当社は証明写真機やセルフプリントシステムを展開する事業者として、これからもお客さまの個人情報の適切な管理に努めてまいります。

坂田さま　 決め手は「利用のしやすさ」と「全国で撮影できる点」です。
当初は、カメラマンを手配する方法や、各拠点で撮影を行う方法も検討しました。しかし、広いエリアに拠点が分散しているため、コストや運用面で現実的ではありませんでした。
その点、このKi-Re-iの「プロフィール写真」サービスは既存の証明写真機を活用できるため、社員が都合の良い場所・タイミングで撮影できます。さらに、同じ規格・同じ品質の写真データを取得できるため、管理側から見ても非常に扱いやすいと感じました。

想定以上だったのは、社員の反応の良さです。社内報や表彰資料などさまざまな場面で活用が進んでいます。自身が発表する資料にプロフィール写真を利用したいという声もあり、活用の幅が広がっています。また、従来は白黒中心だった社内資料がカラー化されたこともあり、全体的に「華やかになった」という評価もありました。
管理面でもメリットは大きく、
•写真サイズ、構図が統一されている
•社員番号で一元管理できる
•トリミングなどの手間が不要
といった点で、担当部門に大きな負荷をかけることなく運用できています。

坂田さま　良い意味で想定外だったのは、社員の主体性です。「自分の写真を活用したい」というニーズがここまで大きいとは思っていませんでした。
一方で、プライバシーへの意識の高さも改めて感じました。顔写真の公開に対して不安の声があったのも事実です。
そのため、顔写真の利用については個人の意思を尊重し、社内システム上で公開する際には事前に本人の同意を得たうえで運用しています。
こうした配慮を行うことで、安心して取り組んでもらえる環境づくりを意識しています。

坂田さま　
今後はプロフィール写真に加え、
•趣味
•個人が大切にしている価値観
といった情報も含めたプロフィールを公開し、社員同士がお互いを理解しやすい環境を整えていく予定です。
顔だけでなく「人となり」がわかることで、コミュニケーションのきっかけが増え、組織全体の連携強化につながることを期待しています。
また、人材の入れ替わりが増える中で、こうした情報の可視化は今後さらに重要になると考えています。