見えない業務負担とリスクの見える化で社用車管理の課題を解決

社用車管理において、管理者が抱える悩みの一つに「従業員が適切に記録できているのかを把握しきれない」という課題があります。多くの企業では社用車管理のデータ化が進められている一方、従業員が確実に記録を残しているのかを確認し、データの集計・分析まで実施することができていないのが現状です。
管理者が運行記録・日常点検・アルコール検査記録の記録状況を把握しきれない要因の一つは、データの集計・分析といった見えない業務負担があります。データの集計・分析にかかる負担が大きいために蓄積されたデータを活用できず、記入率の把握や改善策の立案までたどり着けません。
管理者の業務時間が圧迫される、社用車のメンテナンスや法的リスクへの対応が遅れるなども、見えない業務負担によって発生する問題として挙げられます。社用車管理のDX化によって記録作業を効率化しても、データを適切に活用できなければ、記録の意義が薄れることで社内の記入率は上がらず、法令違反につながるインシデントも引き起こしかねません。
そこで本記事では、社用車管理におけるデータ集計・分析の課題と、DNP社用車管理サービス(Bqey:ビーキー)を用いた解決策を解説します。

社用車管理で発生する見えない業務負担やリスクとは

社用車管理は、コンプライアンス遵守のために欠かせない業務の一つです。管理体制を強化するには、従業員が徹底して記録を行うだけでなく、管理者が進捗状況をもとに記入率を上げるための改善策を実行し、社内に広めなければなりません。

しかし、データの集計・分析にかかる業務負担が大きいために、運行記録、日常点検やアルコール検査記録の記録状況を正しく把握できなければ、以下の問題に直面する可能性があります。

  • 集計や確認にかかる手間が業務効率を圧迫
  • どの記録が未完了かわからないことで生じるリスク
  • 改善のためのデータが活用されない非効率な管理体制

記録作業の効率化はもちろん、管理者にかかる業務負担の軽減も視野に入れることで社用車管理の改善策が見えてきます。

集計や確認にかかる手間が業務効率を圧迫

運行記録、日常点検やアルコール検査記録のデータを手作業で集計・確認している企業は、管理者の業務効率を圧迫している可能性があります。

例えば、紙で記録を管理している企業は社用車の利用状況と照らし合わせながら、一枚ずつ内容をチェックしてデータを打ち込まなければなりません。部署・拠点ごとの記入率を出すためには、入力したデータをもとに表やグラフを作成する必要があります。

表計算ソフトで記録を管理している場合、紙に比べて簡単に情報を取り出せるものの、一つひとつのデータを目視で確認しながら表やグラフにまとめる点は変わりません。記録漏れが起こらないよう従業員に個別で記録が終わったかを確認したり、紙やデータを逐一チェックして進捗を把握したりするのにも労力がかかります。

このように、運行記録、日常点検やアルコール検査記録のデータ集計や確認作業には手間がかかるため、管理者の業務時間が圧迫され、結果的に業務効率の低下や長時間労働などの問題に発展します。

どの記録が未完了かわからないことで生じるリスク

記録の進捗状況を的確に把握できないと、記録漏れや未完了のデータが増えて以下のリスクが生じる場合もあります。

  • 各記録を適切に保管できていないことによる法令違反
  • 体内にアルコールが残っている状態で運転していたことが発覚
  • 社用車の不具合や故障を把握できず、交通事故が発生

特に飲酒運転や交通事故が発生した場合、対象者が罰則を受けるのはもちろん、企業の社会的信用も大きく失われます。

改善のためのデータが活用されない非効率な管理体制

日々の記録作業を徹底しても、データが分散しており記入率の分析や改善に活用されなければ、業務効率化やコンプライアンス遵守に向けた管理体制を構築できません。

運行記録や日常点検のデータを確実に残し、効率よく社用車を管理するためには従業員の記録作業に対する意識を高める必要があります。しかし、日別・月別の記入率を測定できず、進捗状況を共有できなければ従業員の意識改善にはつながらず、記録作業も定着しません。

記録作業が定着しないことで管理者の確認作業が増えると、ますますデータ集計・分析が難しくなり、主要な業務に取り組む時間を確保できず、業務効率が低下する悪循環に陥ってしまいます。

社用車管理におけるデータの集計・分析は記録作業に比べて軽視されがちですが、これらの課題を放置すると、管理コストの増加や法令違反のリスクが高まる可能性があるため、他の管理業務と同様に徹底して行う必要があります。



Bqeyを活用した見える化で社用車管理の課題を解決する方法

前述した課題に対する解決策として、DNP社用車管理サービス(Bqey)を利用した効率的なデータ集計・分析の方法を紹介します。

運行記録や日常点検の進捗状況を見える化し、管理業務の効率化に役立つBqeyの機能は以下の3つです。

  • 状況をひと目で把握できる記入完了率集計機能
  • 記録未完了の車両と対象者を特定する機能
  • 月次データの表示とダウンロード機能

Bqeyに搭載されている多彩な機能をもとに、記入率の把握や改善策の立案を行うことで管理者の業務負担が大幅に軽減し、コンプライアンス遵守も徹底できます。

状況をひと目で把握できる記入完了率集計機能

Bqeyの記入完了率集計機能では、記録の進捗状況を直感的に把握できる仕組みが整っています。

運行記録や日常点検の集計が表示されている記入完了率集計画面

記入完了率集計画面イメージ

記録紙やデータを個別にチェックしなくても、運行記録、日常点検、アルコール検査記録の複数の記録を一つの画面で確認可能です。閲覧したい月を選択すると、過去のデータに遡って進捗状況をチェックできます。

進捗状況の把握に必要な情報がすでに集約されているため、記録漏れがないかを目視で確認したり、集計データを打ち込んだりする作業は必要ありません。

記入完了率が80%以上であれば緑色、30%未満は赤色でパーセンテージが表示されます。記入完了率を色別に表示することで、管理者が優先的に対応すべき箇所をすばやく特定し、迅速な改善につなげられます。

記入率の色分け基準

記入完了率データの色分け基準

管理者のデータ集計にかかる時間を削減することでこれまで集計にとどまっていてできなかった分析や改善策を策定したり、社用車管理以外の優先度が高い業務にも注力することもできます。

記録未完了の車両と対象者を特定

Bqeyでは一時保存中のデータを一覧でチェックできます。
そのため、運行記録、日常点検やアルコール検査記録が記録漏れ・未完了となっている車両と対象者の特定も容易になり、指導が必要な従業員にピンポイントで記録を促せます。

記録未完了のデータ一覧画面

記録未完了のデータ一覧画面イメージ

記録漏れ・未完了のデータがあっても迅速に対応できるのはもちろん、車両と対象者の特定にかかる管理者の業務負担も大幅に軽減されます。

月次データの表示とダウンロード機能

運行記録や日常点検における記入完了率の推移は、あらかじめ設定された管理者の権限に応じた範囲(企業全体・部署)をPDFファイルとしてダウンロード可能です。管理画面でも記録の推移をひと目で確認できます。

グラフで運行記録と記入完了率が表示された画面

管理画面に表示される記入完了率イメージ

月別の進捗状況をグラフ化することで、記入完了率が下がりやすい時期を特定できます。例えば、「12月に記録漏れが多い」などの傾向から原因を分析することで手作業では得にくい、より効果的な改善策の立案が可能です。

問題箇所を特定し、改善策を立案

Bqeyの記入完了率集計機能・ダウンロード機能によって記入完了率が低い原因、記録漏れの対象者を特定できたら、改善策を立案して実行しましょう。

例えば、特定の部署・拠点における記入完了率が明らかに低い場合は、それぞれの安全運転管理者または社用車管理担当者にヒアリングを行うことで、原因の特定や現場の実態に合わせた有効な改善策を立てられます。

改善策を該当部署・拠点に提案する際も、ダウンロードした進捗データを用いれば説得力が増し、従業員の問題意識を高められます。

記入完了率の推移を示したデータも、社内ポータルサイトやデジタルサイネージで定期的に掲示することで、従業員への意識づけや進捗状況の周知が可能です。

このように管理者の業務負担となっている原因を特定し、改善することで結果的に社用車管理の効率化が進み、コンプライアンス強化も実現します。



社用車管理を見える化して隠れた課題を解消

社用車の運行記録や日常点検を確実に実施し、コンプライアンス遵守を徹底するためには、データの集計・分析作業が欠かせません。しかし、企業によっては管理者の負担が大きく、従業員が適切に記録を残せているのか把握しきれていない場合もあります。

この課題を解決するのに有効な手段が、Bqeyに搭載されている記入完了率集計機能・ダウンロード機能の活用です。Bqeyは、運行記録、日常点検やアルコール検査記録の進捗状況を自動集約し、記入完了率の推移をデータ化することで管理者の業務効率化や管理体制の強化を実現できます。

その他、Bqeyには社用車管理に関わる業務改善を手助けする機能を多数取り揃えています。社用車管理における些細な疑問にも対応しますので、ぜひ以下よりお気軽にお問合わせください。

  • *2025年1月現在の情報です。

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