住設不動産・建設業向けペーパーレス化ツールの選定方法 各ツールの特徴やメリット・デメリットもご紹介

住設不動産業・建設業では「2024年問題」などを背景に、働き方改革や業務改善を目的としてペーパーレス化を推進する動きが活発化しています。 しかし、多種多様なペーパーレス化ツールがあり、それぞれ特性やメリット・デメリットが異なるため、自社に最適なものを見つけることは容易ではありません。ツールの選定に失敗すれば、経営に大きな影響を及ぼすおそれもあるでしょう。 そこで本記事では、各ツールの特徴や選定時に考慮すべきポイント、導入の流れについて詳しく解説します。自社でのペーパーレス化ツールを選定する際に、ぜひ参考にしてください。(2023年11月時点の情報です。)

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目次

1 .ペーパーレス化の主なツール・サービス
2 .ペーパーレス化ツールの選定方法
3 .まとめ

1.ペーパーレス化の主なツール・サービス

ペーパーレス化を進める際は、各ツールの特徴を理解した上で、自社に合ったものを組み合わせることが重要です。ここでは、ペーパーレス化の主なツールの特徴やメリット・デメリットを解説します。ペーパーレス化は、システム・ソフトウエア、デバイス、BPOといったさまざまなカテゴリのツールを活用して進められます。

システム・ソフトウエア

クラウドストレージ・e-ドキュメントシステム

特徴・用途:
インターネットを介して文書や画像といったデータファイルを保存する場所です。ファイル保存のほかにも対象ファイルの検索や共有も可能です。
メリット・デメリット:
データの保存と共有がデジタルで完了します。インターネットを介して遠隔でも閲覧でき、データの検索も容易となるなど、働き方改革の推進につながります。
書面の保管スペース節約や管理効率化につながる一方で、ネット環境におけるセキュリティ対策が必要です。

デジタルワークフロー・電子署名

特徴・用途:
これまで紙で実施していた承認や署名の手続きを、デジタル上で行うことができるツールです。デジタル上で申請プロセスが完結するため、書類の持ち回りが不要となり、リモートワークでも円滑に業務を進められます。
メリット・デメリット:
時間と場所の制約がなくなり、フロー内でのステータスも見える化できます。ただし、自社に合わせた機能調整や開発、運用教育が必要となる可能性があります。

AI-OCRソリューション

特徴・用途:
紙の書類をデジタル化する際に最適なツールです。スキャンした文書をテキストデータに変換することで保存・管理が容易となり、検索に必要な属性情報を付与することが可能となります。
メリット・デメリット:
情報の取扱いが迅速かつ容易になりますが、読み込む紙の書類の体裁や文字、OCRソフトの精度などで正しく変換できない可能性があります。

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)

バックオフィスサービス

特徴と用途:
書類の電子化作業や申請受付といった事務オペレーション全般を、企業に代行して外部の専門業者が受託運用するサービスです。事務代行のサービスのため、主に従業員のコア業務集中などトータルなコスト削減を実現する手段として使用されます。
メリット・デメリット:
ペーパーレス化だけではなく、自社の業務負荷軽減にもつながります。ただし、セキュリティや費用面などからサービスの選定と導入には注意が必要です。

デバイス

モバイルデバイス

特徴と用途:
データファイルを場所や時間を問わずに取り扱うことができるスマートフォンやタブレット端末などのデバイスを指します。ビジネスのオンライン化やDXを推進する上では必須のツールとして使用されます。
メリット・デメリット:
導入の難易度が低く、柔軟な働き方やペーパーレス化の実現にもつながりますが、情報のセキュリティ管理などが必要となります。

2.ペーパーレス化ツールの選定方法

ここでは、ペーパーレス化ツールの選定時に考慮すべき事項や、ツールの選定方法から導入までの流れを解説します。

選定時に考慮すべき内容

ツール選定時に考慮すべきポイントは以下の5つです。

機能

自社の業務ニーズと照らし合わせ、必要かつ十分な機能が提供されているか、過不足がないかを確認しましょう。

コスト

購入費用だけではなく、維持・運用のコストも考慮する必要があります。また、予算に見合った価値を提供するツールかどうかも確認しましょう。

ユーザビリティ

スタッフが日常的に使いやすいツールを選択することで、効率的な業務遂行が期待できます。事前に実際のユーザーにデモや体験版を試用してもらい、感想や意見を取り入れましょう。

セキュリティ

データの取扱いに関するセキュリティ対策が自社にとって万全であるか、最新のセキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。

法的要件

企業活動に関わる電帳法やe-文書法など、各種法律で求められる要件を満たしているかを確認しましょう。

選定から導入の流れ

ペーパーレス化は、適切な手順を踏むことで効率よく導入を進められます。一般的な流れは以下のとおりです。

ステップ1:目的の明確化

ペーパーレス化を推進する際は、目的を明確にすることが重要です。業務効率の向上やコスト削減、情報共有の容易さなど、具体的にリストアップしましょう。

ステップ2:現状分析

現在の業務フローや課題、ボトルネックを分析します。現状をふまえて必要な機能を精査し、場合によっては業務改革(BPR)の検討も必要です。

ステップ3:対象範囲と優先順位の明確化

ペーパーレス化の対象範囲を明確にします。全社的な導入をめざすのか、あるいは部門や業務ごとに段階的に進めるのか等、方針を確立します。

ステップ4:要件検討やツール・サービス選定

具体的な要件を洗い出します。機能やコスト、セキュリティなど多岐にわたる要件を整理した上で、複数のツールやサービスを比較検討します。

ステップ5:ベンダー選定

ツールの性能や機能だけではなく、提供するベンダーのサポート体制や実績、評価も重要です。信頼性やアフターサポートの質を加味して、最適なベンダーを選択しましょう。

ステップ6:導入・評価

ツールの導入を行います。導入・移行時は、社内に大きな影響を与える可能性があるため、ベンダーや社内と連携を密にとりながら進めていきましょう。導入後は、定期的にその効果を評価します。導入初期の課題や利用者からのフィードバックをもとに改善策を検討し、最適化を図ることが重要です。

ツールやサービス選定のポイント

会社のニーズや状況に応じてツールやサービスを組み合わせることで、ペーパーレス化の成果を高められます。ツールの選定や組合わせの判断が難しい場合は、コンサルティングサポートを活用することもおすすめです。

3.まとめ

ペーパーレス化は、システム・ソフトウエア、デバイス、BPOといったさまざまなカテゴリのツールを活用して進められます。ツール導入の際は、目的の明確化や現状分析、要件の検討など、適切なステップを踏まなければなりません。ペーパーレス化を成功させるためには、正しいツール選定と運用を見据えた適切な導入が鍵となります。本記事を参考に、自社に合ったペーパーレス化ツールを検討ください。自社のみでの検討が難しい場合は、ぜひお気軽に当社にご相談ください。

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