庁舎移転は自治体DXのチャンス！公用車集約による業務負担と法令違反リスクを防ぐ運用設計

全国の自治体では、旧庁舎の老朽化や防災機能強化を背景に、建て替えや移転プロジェクトが着実に進んでいます。数年後の開庁に向け、基本計画の策定や予算要求の準備に奔走されている担当者様も少なくありません。
新庁舎への移転は、単に建物が新しくなるだけでなく、従来の非効率な業務プロセスを根本から見直し、全庁的な「自治体DX」を一気に推進する絶好の機会です。インフラ整備と一体で計画できるため、庁内合意がスムーズになり、上長への答申や財政部門への予算申請の際にも、投資対効果の正当性をロジカルに説明しやすくなります。特に秋（9月〜11月）の概算要求に向け、初夏（6月〜8月）にあたる今の時期は、具体的な仕様選定や情報収集を行うベストタイミングです。この機に「公用車管理のスマート化」を計画に組み込むことで、財政協議もスムーズになり、確実な予算確保へとつながります。

そして今、多くの自治体が全庁DXの重点テーマとして掲げるのが「公用車の一括管理化」です。

公用車の管理を総務課や管財課に一カ所に集約することは、資産の有効活用やコスト削減、車両維持費の最適化という観点から非常に正しい選択であり、新庁舎運用のスタンダードとなりつつあります。しかし、2022年からの白ナンバー車へのアルコールチェック義務化、そして近年の検知器使用の義務化など、道路交通法の遵守が厳格に求められる今、運用の集約化には慎重な設計が必要です。万が一、これまでの「手書き・目視・手渡し」といったアナログ運用のまま車両を一括集約してしまうと、管理部門は次のような「3つの問題」に直面することになります。

全課のドライバー（職員）が毎朝、総務課の管理デスクに集まります。管理者は、数十名〜百名を超える職員の運転免許証を一人ずつ目視し、有効期限が切れていないか、不携帯ではないか、運転する車両に適合した資格（中型・大型など）があるかを毎日確認しなければなりません。2026年より本格運用が始まっている「マイナ免許証」など、表面に期限や資格の記載がない新様式への対応も重なり、目視による確認作業の手間は爆発的に増加します。

朝の出発ラッシュ時、窓口には職員が行列を作ります。管理者は立ち合いのもとで酒気帯び確認（点呼）を行い、結果を手書きで記録簿に記入していきます。多忙を極める環境下では、いくら注意を払っていても、「点呼記録の記入漏れ」や「免許証の確認漏れ」といったヒューマンエラー（うっかりミス）のリスクがどうしても高くなります。万が一、確認漏れのまま公用車が出発し、インシデントが発生した場合、自治体が負う社会的信用の失墜は計り知れません。

これまでは「総務課職員が鍵を手渡す」ことで出庫を管理していたとしても、管理台数が数十台規模に増えると限界を迎えます。「どの部署の誰が、どの車両の鍵を持っていったか」の把握が曖昧になりやすく、朝の忙しい時間帯に「鍵の取り違い」が発生したり、帰庁時の「返却忘れ」が起きたりと、現場に混乱が生じる原因となります。

安全運転管理者による対面・リアルタイムでの「立ち合い点呼（酒気帯び確認）」は、法律で定められた絶対の義務であり、自動化して立ち合いを無くすことはできません。しかし、「目視での確認作業」「鍵の手渡し作業」「うっかりミスの不安」は、最新のデジタルシステムによって完全に無くすことができます。
新庁舎における理想の公用車運用フローとして注目されているのが、物理ロック（鍵管理ボックス）×DNP安全運転管理サポートシステム（VD-3）の連動です。

職員が自身の免許証（マイナ免許証含む）をシステムにかざすだけで、有効期限切れ、不携帯、必要な運転資格の有無をシステムが瞬時に自動判定します。管理者が一枚一枚目視でチェックする苦労を無くし、チェック完了の履歴や記録も改ざん不可能な形で自動保存されます。

アルコールチェック（酒気帯び確認）、運転免許証チェック（所持／有効期限）、運転資格チェックに合格した場合のみ、対象の「公用車の鍵」が格納されたボックスが物理的に解錠されます。これにより、総務課職員がカウンターで鍵を仕分けして手渡す手間が一切なくなり、別車両の鍵を渡してしまう取り違いミスも物理的に発生しなくなります。

点呼の立ち合いそのものは職員と管理者がしっかりと行いますが、「チェックを通らなければ絶対に鍵が出ない」という厳格な仕組みをシステムが担保します。これにより、管理者は「うっかり確認漏れのまま鍵を渡してしまうのではないか」という毎朝の強い心理的プレッシャーから完全に解放されます。

実際にこの仕組み（VD-3×鍵ボックス）を取り入れ、公用車管理のガバナンス強化と総務課の業務スリム化を同時に実現している先進的な自治体の事例をご紹介します。

塩谷町様では、新庁舎移転を機に各課でバラバラに行っていた公用車管理を総務課へ一括集約することになり、管理車両が39台、対象ドライバーが約150名へと拡大することが決まっていました。 従来の職員立ち合いによる「手書き記録」と「カギの手渡し」の運用では、職員の手間が爆発的に増加し、確認漏れのリスクが高まることを懸念されていました。 そこで同町はVD-3と鍵ボックスを導入。アルコールと免許証のチェックをクリアしないと鍵が取り出せない運用を確立したことで、管理者の目視確認の手間や渡し間違いのリスクをゼロにし、新庁舎にふわさしい厳格な一括管理体制を構築されています。

茨城県大子町様では、総務課が管理する共用車を、さまざまな部署の職員（約200名）が不定期・不特定多数で利用していました。そのため、乗車頻度が少なくアルコールチェックに慣れていない職員への「ルールの徹底」と、将来的に各課の車両を集約して「42台」へ増大する際の手間が大きな懸念となっていました。 同町では、VD-3のシンプルでわかりやすい操作フローにより、不慣れな職員でも迷わずチェックできる環境を整備。さらに、チェック合格者のみが鍵を引き抜ける仕組みにより、鍵の貸与・返却作業のセルフ化に成功しました。 これにより、総務課の立ち合い・手渡し業務の負担を劇的に軽減。また、システムから出力されるCSVデータを活用し、使い慣れた「大子町様式の記録簿」へそのままデータを落とし込むなど、既存の運用を活かしたスマートな効率化を実現しています。

新庁舎への移転は、自治体のガバナンスを高め、職員の働き方をスマートに変革する絶好のチャンスです。そして、この変革を確実に成功させるためには、新庁舎の設計や移転スケジュールに合わせて、早い段階から「公用車の管理運用システム」を予算計画に組み込んでおくことが極めて重要です。自治体における次年度予算や建築・移転予算の編成は、秋（9月〜11月）の概算要求に向けて、まさに初夏（6月〜8月）の今が「仕様選定・情報収集」のベストタイミングとなります。
株式会社DNPアイディーシステムでは、新庁舎移転を控える自治体様に向けて、理想の公用車管理運用フローのご提案だけでなく、見積書作成やトライアル（貸出）を無償で全面サポートしております。「自庁の公用車台数だと、どのような鍵ボックスの配置になるか」「予算要求のために概算の見積が欲しい」など、情報収集段階のご相談でも構いません。ぜひお気軽にお問合わせ、または資料をご請求ください。

本製品に関するお問合わせは、本コラム下部の「この製品のお問合わせ」ボタンをクリックし、必要フォームを入力の上ご連絡ください。