電帳法改正に対応できていますか？
法改正に対応する書類管理の仕組みづくりとは

改正電子帳簿保存法やインボイス制度への対応などにより、書類管理業務の内容が変わろうとしています。複数の制度改正で書類管理業務がどう変わり、どのような対応が必要になるのでしょうか。ここでは、書類管理業務に影響を与える制度改正の内容や、その対応方法を紹介します。

1．書類管理業務に関する制度改正

書類管理業務は制度改正の影響を受けやすいため、制度の概要と改正ポイントを押さえておくことが大切です。そこでまずは、2022年10月時点で注視すべき制度を3つ紹介します。

電子帳簿保存法

2022年1月より施工された改正電子帳簿保存法では、主に国税関係の帳簿・書類についてデータ保存方法の見直しが行われました。これを受けて企業側は、電子取引データの保存方法を大幅に見直す必要があり、この点が書類管理業務に影響を与えると考えられています。

具体的には、「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3区分について次のような変更が加えられています。

（1）承認制度の廃止
電子帳簿保存およびスキャナ保存については、電子データの保存に際し事前に税務署長の承認が必要でしたが、改正後は承認が不要とされました。

（2）検索要件の明示化
3区分すべてに対して、電子取引の検索要件を「日付、金額、取引先」の3つに限定する内容が盛り込まれました。また、以下3パターンの検索に対応していることが必須です。

A「日付・金額・相手方」による検索
B「日付・金額」の範囲指定による検索
C「日付・金額・相手方」を組み合わせた検索

ただし、税務職員からの質問に応じていつでも取引データをダウンロードできる環境がある場合には、BおよびCの要件は不要とされています。

（3）改ざん防止への対策（タイムスタンプ付与などについて）
改正電子帳簿保存法では、改ざん防止策の強化も盛り込まれています。具体的には、タイムスタンプの付与もしくはタイムスタンプに代わる対策の必須化です。例えばスキャナ保存する領収書へのタイムスタンプ付与を省略する場合、「ある時点以降に変更を行っていないことの証明」をシステム側で行えることが必須になります。NTPサーバーから取得した時刻情報との同期や、削除・訂正履歴を保有するクラウドサービスの利用などがあれば、タイムスタンプは不要となります。

（4）電子取引に関するデータ保存の義務化
請求書・領収書・契約書・見積書など、これまで紙で保存していた取引に関する書類は、電子データとしての保存が義務化されます。（ただし、令和5年12月31日までは紙保存が可能）電子取引データの保存に関しては、上記（2）および（3）の要件を満たすことが求められています。

インボイス制度とは

2023年10月1日から開始されるインボイス制度（適格請求書保存方式）では、消費税の仕入税額控除を受けるための要件として所定の記載要件を満たす請求書が必須になります。具体的には現行の「区分記載請求書」に記載される事項に加え、以下3つの事項が追加されました。

・登録番号（課税事業者のみ登録可）
・適用税率
・税率ごとに区分した消費税額等

これまで区分記載請求書を使用していた仕入先に対しては、請求書の様式変更や上記3項目の追加などを求めていくことになるでしょう。また、それに伴って業務システム側の改修も必要になると考えられます。

なお、電子メールに添付された請求書・納品書（電子インボイス）については、電子帳簿保存法に準じた保存（改ざん防止への対策や検索要件を満たした保存）が求められます。このことから、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応を並行して進める企業も少なくないようです。

電子インボイスへの対応については、デジタル庁が主導するグローバルな標準仕様「Peppol（ペポル）」についても配慮が必要になるかもしれません。Peppolは国際的な非営利組織「OpenPeppol」が管理しており、デジタル庁もOpenPeppolの正式メンバーとして加盟しています。

年末調整の電子化

年末調整の電子化では、控除証明書データをソフトウェアにインポートし、ソフトウェアが自動転記で作成した控除証明書を使用することができます。これにより、「税務署から控除申告書を受け取り、従業員に配布・収集する」という従来の手続きが簡素化されるとともに、給与担当者が控除内容をチェックする手間が軽減されます。一方で、新たに控除証明書データの取り込み・転記・保存を行う仕組みが必要になるでしょう。

2．制度改正へ対応し、業務効率化するために必要な仕組みとは

このように企業の書類管理は、制度改正によって徐々に簡素化・効率化される傾向にあります。しかし、こうしたメリットを享受するためにはICTの活用が必須です。

紙書類のデータ化を促進するAI-OCR

さまざまなフォーマットの領収書・請求書を正確かつ迅速に電子データ化するためには、OCRの活用が必須です。近年はOCRの機能をAIによって強化した「AI-OCR」が普及し始めており、多様なフォーマットへの対応や文字認識精度の向上などが図られています。

検索要件を満たすシステム（エンタープライズサーチ）

改正電子帳簿保存法やインボイス制度では、帳簿・書類を検索できる機能が求められます。帳簿・書類は常に一元的に管理されているとは限らず、場合によっては社内の複数の場所に分散していることもあります。こうした状況では「エンタープライズサーチ」の活用がおすすめです。エンタープライズサーチは、企業内に分散されたデジタルデータを一括で横断的に検索できるシステムのことで「企業内検索エンジン」とも呼ばれています。エンタープライズサーチでは、ファイルサーバー・ポータルサイト・取引先ごとのデータベースなどを巡回（クロール）し、ドキュメント情報を専用サーバーに蓄積します。利用者はブラウザなどから専用サーバーにアクセスして検索を行うことで、データの保存場所を意識することなく、取引情報を特定することができます。

JIIMA認証に対応したシステム

改正電子帳簿保存法の要件に適合しているかを判断する基準として「JIIMA認証（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会による認証制度）」があります。JIIMA認証を取得したソフトウェアを選択することで、細かな機能の確認を省きつつ、改正電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が可能です。なお、JIIMA認証を取得したソフトウェアの一覧は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会や国税庁のサイトから確認できます。

3．ツール導入のみならず「業務プロセス」の変革も

制度改正への対応にはツール・システムの導入のみならず、前後の業務プロセスも変えていく必要があります。例えば、以下のような対応です。

紙書類と電子書類のフォーマットを統一

改正電子帳簿保存法では、電子取引データについて、令和5年12月31日まで「紙保存」「電子データ保存」の両方が認められています。このような移行期間においては、紙書類と電子データの併用が想定されます。ただし、紙書類と電子データの内容に同一性がない場合は両方を保存する必要があることに注意しておきましょう。

もし紙・電子データの併用が難しい場合には、電子データのみの保存で事足りるようなフォーマットへの変更が望ましいと考えられます。

参考：国税庁教えて！！令和3年度改正電子帳簿保存法（令和4年1月更新）（PDF） P13

社内ワークフローの見直し

電子取引データ保存に関しては、改ざん防止の観点から「電子データとして受け取った請求書を紙出力しスキャナ保存する」というプロセスが認められなくなります。また、スキャン保存に関しては、「受領した領収書をスキャンしてクラウドへ直接送信する」といったプロセスへの変更により、事務処理の負担を大幅に軽減することが可能です。

ただし、どちらも改ざん防止のために「タイムスタンプ付与」や「タイムスタンプ付与の代替要件（履歴が保存される、削除訂正が禁止されたシステムなど）」を満たすことが必要になります。そこで、データ入力・保存が法令の期限内に行われたことを客観的に証明できるSaaS型クラウドサービスなどの活用がおすすめです。

さらにインボイス対応では、3万円未満の領収書についてすべてを保存する必要があるため、領収書を従業員に電子データとして送付してもらうプロセスを設けるといった対策を講じていきましょう。

4．まとめ

今回は、改正電子帳簿保存法をはじめとした書類管理業務に関わる制度改正のポイントを解説しました。昨今の制度改正はICTツール・システムの活用を前提とされています。ただし、ツール・システムの活用のみで吸収しようとすると、かえって負荷が高まり現場の抵抗を招く可能性があります。また、移行期には業務処理が統一されていないことによる混乱も想定されます。そのため、現行の業務プロセスとツール・システムを比較しつつ、業務プロセスの変更も進めたいところです。

※2022年11月時点の内容です。

このコラムで紹介した製品・サービス

AI-OCRソリューション
AI-OCRソリューションは紙面・画像に記載された文字・文章をテキストデータへ変換するサービスです。
PDFやスキャン、スマートフォンで撮影した画像データを読み取るだけで、さまざまなスタイルの文字をテキスト化し、入力作業を大幅に軽減します。
- お問合わせ、ご相談、資料請求はこらちへ(ID別ウィンドウで開く)
お申込み終了：登録事業者番号収集サービス
2023年10月から開始されるインボイス制度。
経理処理の仕分けや支払明細への登録事業者番号表示のため、取引先さまの登録状況の確認と必要に応じて登録番号の取得が急務となっています。